Архивное дело в Российской Федерации

 В зависимости от состава  документов, которыми комплектуется  ведомственный архив, и государственных  обязанностей организаций по  осуществлению ведомственного хранения  могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

архив организации, хранящий документы  только данной организации;

 центральный архив министерства, ведомства, центрального органа  общественной организации, хранящий  документы центрального аппарата  министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

 центральный отраслевой архив  министерства, ведомства, центрального  органа общественной организации  (при министерстве, ведомстве, центральном  органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций  министерства (ведомства), связанных  определенной системой соподчиненности  или однотипных по профилю деятельности;

объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации  не предусмотрена должность архивного  работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

 

Основные задачи и функции ведомственного архива.

Основными задачами ведомственного архива являются3:

 комплектование архива документами,  состав которых предусмотрен  положением об архиве;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования  документов, хранящихся в архиве, а  также подготовка и передача документов на государственное хранение;

 осуществление методического  руководства и проверок состояния  организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

Ведомственный архив в целях  выполнения своих главных задач  осуществляет следующие основные функции:

 

Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

Составляет научно - справочный аппарат  к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности  с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые  разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

Осуществляет или организует ежегодное  составление и представление  годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

Осуществляет по согласованию с  соответствующим государственным  архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске  дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий  государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих  подведомственных организациях);

Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации  документов в делопроизводстве;

Участвует в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

 

 Ведомственному архиву для  выполнения его задач и функций  предоставляется право:

- Давать в установленном порядке  указания структурным подразделениям  организации и архивам соответствующих  подведомственных организаций по  вопросам, входящим в компетенцию архива;

- Запрашивать от структурных  подразделений организации и  от архивов соответствующих подведомственных  организаций сведения, необходимые  для работы архива.

 Архивы организаций осуществляют  прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

 

 

 

 

 

Права и ответственность ведомственного архива.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право4:

требовать от структурных подразделений  своевременной передачи в архив  документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила работы с документами в структурных  подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений  и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного  хранения и по личному составу  подведомственных организаций, при  ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования документов и доступа пользователей к  документам, установленных законодательством.

 

Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов.

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов5.

 В своей работе архив организации,  расположенной на территории  Республики Татарстан, руководствуется  Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Законом Республики Татарстан от 13.06.1996 «Об архивном фонде Республики Татарстан и архивах» (с изменениями № 63-ЗРТ от 28.07.2006), распорядительными документами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ, научно-методическими разработками Национального архива РТ и др.

«Основные правила работы архивов  организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В  положение об архиве включаются следующие  разделы6:

 

1) основные положения;

 

2) состав документов архива;

 

3) задачи и функции архива;

 

4) права архива;

 

5) организация работы архива.

 

 При необходимости положение  об архиве может дополняться  другими разделами.

 В своей работе ЭК руководствуется  Положением об Архивном фонде  Российской Федерации, Основами  законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения7.

 

3.5. Современное  состояние и перспектива развития  ведомственных архивов.

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

 История создания ведомственных  архивов показывает, что появление  их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в  три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

 Все три названных типа  архивов в той или иной степени  в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор – это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

 Второй фактор – это организационная  перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной  сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

 Четвертый фактор – концептуальная  неготовность архивистов к пересмотру  сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила  накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

 За последние годы во многих  министерствах и ведомствах утрачена  подведомственная сеть. В прежнем  виде «отраслевой» подход к  работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные  органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

 

 В последнее годы активизировалась  деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Организация  работы ведомственных архивов.

 

4.1. Архивы Вооруженных  Сил Российской Федерации и  их задачи.

Архивы Вооруженных Сил Российской Федерации (далее - архивы) осуществляют прием, учет, хранение законченных делопроизводством дел и обеспечение использования архивных документов.