Возникновение и развитие делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине « Документирование управленческой деятельности»

Возникновение и развитие делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………………………………3

1 Особенности развития делопроизводства в России в XV-XVII вв…………………………..4

2 Коллежское делопроизводство…………………………………………………………………10

3 Министерская система управления и делопроизводства……………………………………13

4 Современное состояние системы управления и делопро-изводства и пути его совершенствования…………………………………………………………………………………………14

Заключение……………………………………………………………………………………….16

Список литературы………………………………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Современное общество справедливо  называют «информационным». Объясняется  это тем очевидным фактом, что  достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности  человека держатся на информации и  достижениях информатики – науки, изучающей информацию с точки  зрения ее практического применения. Каждый из нас ежедневно имеет  дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачетная книжка, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, читаем книги, газеты, покупаем компакт-диски с различными записями. Все это тоже документы. Они сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

 Уже в древности  люди стали осознавать, что создание  документов, их движение и хранение  подчиняются определенным закономерностям.  Первоначально это понимание  находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенное накопление эмпирического материала стимулировали теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

 С древнейших времен  дошли до нас различные виды  документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

История складывания и  развития делопроизводства, развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, этапы работы с ним - само по себе очень интересно. Если взять любое учебное пособие по документоведению, то практически в каждом учебнике есть немного из истории делопроизводства.

 

 

1 Особенности развития делопроизводства в России в XV-XVII вв

По мере превращения Московского  княжества в великорусское государство  в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в веде-нии того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присут-ственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разре-шению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно по-этому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Однако в этот период управление не составляло стройной системы и  строилось на си-стеме "поручений" - какой-либо круг дел передавался  в ведение определенного лица по сте-пени близости и доверия к  нему великого князя. В отдельных  случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало  несколько разных учреждений, что  приводило к смешению их функций  и неразберихе.

В этот период в системе  государственного управления не прослеживался  последова-тельно принцип отраслевого  управления, и только часть приказов являлось органами терри-ториального  управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в частности, в XVII в. разные исследователи  называют их число от 40 до 70.

Во главе отдельного приказа  стоял приказной судья (в некоторых  приказах судей бы-ло по два и  более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чи-нов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а концу XVII в. В  крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со ста-жем  работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные  подразделения при-казов; деление  на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принцип

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные  особые долж-ности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности  входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

На местах в ведении  приказов состояли воеводы, управлявшие  территориями и вы-полнявшие предписания  центральных властей. Воеводы имели  свою "канцелярию" - приказ-ную  избу и помощников - "меньших" воевод и дьяков. В приказной избе хранилась  государ-ственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба де-лилась на столы. Например. Нижегородская съезжая  изба в 1663 г. состояла из четырех сто-лов: денежного, где хранилась казна  и приходно-расходные книги; судебного, занимавшего-ся делопроизводством  по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и помест-ного и ямского, хранившего царские грамоты о  поместных делах. Приказы и приказные  избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и  архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую первоначально  также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. - своя, отечественная. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре  по приказу патриарха Никона, затем  в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготовлялась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростах на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили  гусиные перья, затачиваемые особым образом перо-чинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались  перья из левого крыла гуся, а  сама очинка требовала значительного  уменья. Гусиные перья применялись  вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические  перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая  форма документа - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных  друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли  иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича  Пыскорскому монастырю на земли  имеет длину более метра, а  Соборное уложение насчитывает 309 метров.

Составные части столпа назывались "поставами". Такое же название получили и сами места склейки  листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал  всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо  важных документов изготавливались  специаль-ные футляры, но чаще они  хранились просто в ларях, или  сундуках. Такая форма документа  была неудобной, поскольку много  времени уходило на развертывание  и свертывание столбца при  поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

Известно огромное количество разновидностей книг - более трехсот. Это - ужинные, умолотные, денежные и  другие книги. Но основной формой документа  все-таки оставался столбец, имеющий  по существу характер "дела", последовательно  отражавшего все "произ-водство" по тому или иному вопросу, начиная  с инициативного документа (челобитной, па-мяти), включая все промежуточные  документы (справки, выписки из других дел) и заканчи-вая документом, содержавшим  решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где  нередко оказывались самые разнооб-разные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно разнообраз-ным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные  грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого  вида существовало множество разновидно-стей. Отписки - документы, поступавшие в  приказы с мест, от воевод; грамоты  это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным  людям. Приказы представляли царю, отписки  или доклады; воеводам и другим местным  начальникам царь давал наказы; приказы  между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной  власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр - совокуп-ность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической  для каждого вида до-кумента. Формуляр - результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще  на заре клинописи письменные памятники  от-личались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выдели-лось из текста, т. е. Обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и  др. и соб-ственно содержание документа  составляли один сплошной текст. Как  правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, цар-ские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):