Делопроизводство в начале XX века

 

Содержание

     Введение……………………………………………………………...…….3-4

1 . Делопроизводство в XVIII в………………………………………5-15

1. Центральные государственные учреждения……………….….5-7
2. Коллежское делопроизводство…………………………………8-9
3. Виды документов, особенности их составления……………10-15

2. Министерское делопроизводство…………………………………16-26

1. Появление министерств……………………………………… 16-21
2. Система министерского делопроизводства…………………22-24
3. Документооборот в министерствах……………………….…25-26

3. Делопроизводство в начале XX века…………………………….27-33

1. Состояние делопроизводства на рубеже веков…………….27- 28
2. Состав официальных документов XIX – нач.XX вв……….28-33

    Заключение…………………………………………………………….…34-35

    Список использованной литературы……………………………….……..36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                            Введение

Документы сопровождают человека много веков. Появилась специальная отрасль деятельности, для работы с документами - делопроизводство. Первоначально термин "делопроизводство" появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: "дело производить" - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. В этот же период происходит развитие формуляров текстовых документов.

      Система и традиции российского делопроизводства формировались веками. Исторически в учреждениях России сложилась единая и регламентированная организация работы с документами, имеющая присущие только ей особенности.

Актуальность, изучение современных принципов регламентации делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения и развития в XVIII-XX веках. С его началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение в возникновении которого принадлежит разработке правил регламентации.

В XIX в. Была проведена еще одна реформа. Коллежская система делопроизводства оказалась неспособной решить поставленные задачи и не справлялась с возросшим документооборотом, и ей на смену пришла министерская форма делопроизводства. Дополнительный толчок к развитию делопроизводства давали различные технические изобретения, вроде печатных машинок.

Объект исследования: Документирование в государственных учреждениях Российской империи.

Предмет исследования: Документы государственных учреждений Российской Империи, виды и формуляры документов в XVIII - начало XX века.

Цель исследования - изучение пути развития документирования в Российской Империи.

Для достижения поставленной цели в работе, были поставлены следующие задачи:

- рассмотреть порядок документирования в учреждениях России XVIII - XIX века;

- изучить основы организации учета и хранения документов в период коллежского и министерского делопроизводства;

- исследовать состояние делопроизводства в начале XX века.

Территориальные рамки – Российская империя.

Хронологические рамки – XVIII – начало XXвв.

 

 

 

 

 

                                   1. Делопроизводство в XVIII в.

       1.1. Центральные государственные учреждения

Новый этап становления  российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. В 1699г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В результате реформ в области управления (1717-1720гг.) была создана новая система государственных учреждений: в центре – Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий, заменивших собой более полусотни приказов; на местах – губернаторы, воеводы, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления получила название коллежской – по названию центральных учреждений нового типа.

           12 февраля 1712 года Пётр издал указ «учинить коллегиум для торговаго дела исправления, чтоб в лучшее состояние привесть». Согласно указу, «взяты были к Москве иноземцы нарвские жители» – два человека и один дерпский купец, к ним присоединили несколько человек знатных московских купцов и шестерых слободских жителей, и всем им поручили выработать правила работы коллегии коммерции. Комиссия эта проработала около двух лет, сочинила правила для коллегий и занялась пересмотром таможенного устава. Однако этим кончаются все сведения о работе этой комиссии. Так понемногу обозначался характер и название учреждений, которыми будут заменены приказы. 23 марта 1715 года царь рассматривает ещё одно предложение о переустройстве системы государственного аппарата. Согласно проекту, предлагалось ввести в России семь коллегии, семь отделов, в которых сосредоточилось бы всё управление государством. Вначале намечалось создание семи коллегий: юстиц-коллегии, канцелярии иностранных дел, коллегии адмиралтейской, кригс-коллегии, камер-коллегии, штатс-коллегии, коммерцколлегии. Но реестр и штат всех коллегий был утвержден Петром лишь спустя два года 12 (25) декабря 1717 года. Коллегий, по этому реестру оказалось двенадцать.

          Каждая коллегия состояла из председателя и нескольких членов. Кроме руководителя в состав коллегий входили: 4 советника, 4 асессора (заседателя), секретарь, актуариус, регистратор, переводчик, подъячие. Дела в каждой коллегии решались по большинству голосов. Коллегии ведали всеми отраслями управления, суда и государственного хозяйства.

Уже в декабре 1718 г. был принят реестр коллегий:

1) Иностранных дел;

2) Казенных сборов;

3) Юстиции;

4) Ревизионная (бюджетная);

5) Военная;

6) Адмиралтейская;

7) Коммерц (торговля);

8) Штатс-контора (ведение  государственных расходов);

9) Берг-коллегия (промышленная);

10) Мануфактур-коллегия (горнодобывающая).

          Создание системы коллегий завершило процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата. Четкое распределение ведомственных функций, разграничение сфер государственного управления и компетенции, единые нормы деятельности, сосредоточение управления финансами в едином учреждении – все это существенно отличало новый аппарат от приказной системы.

        В процессе создания коллегий сразу же выделяется группа коллегий военного и внешнеполитического ведомства: военная, адмиралтейская и иностранных дел. Они занимали привилегированное положение в системе государственных учреждений благодаря тому огромному значению, которое придавал Пётр армии, флоту, дипломатии, а также той роли, которую играли в управлении их руководители – первейшие сподвижники Петра. Из всех коллегий особо выделяется группа финансовых коллегий. Главной фискальной коллегией стала камер-коллегия, ведавшая всем приходом денег и бюджетным планированием денежных поступлений. Расход на нужды государства осуществлялся через штатс-контор-коллегию, игравшую роль центральной кассы, а контроль и наблюдение за работой финансовых органов предписывался независимой от других ревизион-коллегии. Юстиц-коллегия заменила сразу несколько судных приказов, отобрала судебные функции у многих приказов неюридического профиля. Но из её компетенции выпали многочисленные социальные и профессиональные группы населения: горожане, купцы, промышленники, работные люди отошли в ведение коммерц- и берг-мануфактур-коллегий. Военными занимались военная и адмиралтейская коллегии, церковнослужителями – Синод.

 

 

 

                       1.2. Коллежское делопроизводство

          Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г.         Взамен устаревшей системы приказов в 1717— 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

           Первоначально коллегии руководствовались в работе собственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720г., ставший основой не только организации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в.

        В Генеральном регламенте государственных коллегий подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии, в том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы, фискалы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.

          Коллежское делопроизводство более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация велась в специальных журналах, причем документы, поступавшие от вышестоящих инстанций, регистрировались в отдельном журнале, отдельный журнал регистрации велся на исходящие документы. Всего в коллегии велось четыре журнала регистрации: А и В — для регистрации документов вышестоящих органов, С и D — для всех остальных документов. Нельзя сказать, что такая система регистрации являлась удобной и оправданной, однако и до сегодняшнего дня в некоторых учреждениях применяют журнальную форму регистрации.

         В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.

         Каждую коллегию возглавлял президент. В состав коллегии входили: вице-президент, советники, асессоры, служители канцелярий. Чиновник, занимавший должность секретаря, обязан был хорошо знать законы, уметь разбираться в различных ситуациях, быть образованным и знающим свое дело до тонкостей специалистом. Роль секретаря в коллегии была довольно значительна и важна.

         Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

        Итак, к 1920 году в Российском государстве сложилась новая система органов власти государственного управления, частично существовавшая еще и в XIX  веке.

 

1.3.  Виды документов, особенности их  составления

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых  документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Прежние учреждения – думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция; приговоры, указные грамоты; наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные – прошениями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Коллежское  делопроизводство отличается от приказного обилием видов государственных  документов. Законодательные и распорядительные акты государственной власти оформлялись повелениями, указами, регламентами, инструкциями, наказами, протоколами. Появилось много форм переписки: письма, доношения, известия, требования, ведомости.

Обмен информацией  между учреждениями определялся их соподчиненностью. Вышестоящие организации направляли подчиненным указы, подчиненные вышестоящим - рапорты и доношения, равные инстанции обменивались предложениями и сообщениями. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные, которые позже стали называться прошениями. Возник новый документ, использующийся при ведении переписки, - справка с краткими вставками из всех документов по обсуждаемому вопросу, экстракт.

В XVIII в. стали также развиваться и другие системы документации:

• финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;
• военная – реляции, рапорты, донесения, предписания, диспозиции;
• договорная международная – ноты, меморандумы, депеши;
• судебная – допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;
• статистическая – подушные переписи, называемые ревизиями, «ревизские сказки» (результаты ревизий), губернские сводки.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги. Для некоторых документов, таких, как дипломы и патенты, были созданы генеральные формуляры – образцы, по которым они должны были оформляться.