Делопроизводство в учреждениях дореволюционной России

   Приказное делопроизводство - это время накопления опыта в области составления документов, когда формировались традиции в оформлении документов, устанавливались приемы их удостоверения - подписи, скрепы, печати, возникали стадии написания документа - черновик и болевик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил в период существования Древнерусского государства и во время феодальной раздробленности нельзя. Это период накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

2. коллежское делопроизводство (XVIII в.)

 

   Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны, прежде всего, с административными реформами Петра I коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.

   Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.

   В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным - Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.

   По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало назваться коллежским.

   Главное отличие коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Основным законодательным актом стал "Генеральный регламент", утвержденный 28 февраля 1720г. Петром I. Он определил структуру коллегий, штатный состав, должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка и поведение чиновников, убранство "камор" - присутственных мест, организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.

   В соответствии с его требованиями аппарат коллегии включал присутствие, канцелярию, контору (рис. 3).

 

Президент

 

Вице - президент

Присутствие

Президент коллегии (президент  мог иметь личного секретаря), вице - президент, советники, ассесоры

 

 

 

 

Канцелярия

Секретарь, нотариус, регистратор, актариус, канцелярист, копиисты, переводчики, вахмистр

Конторы

Камерир, унтер - камерир, камор - штрейберы

 

   Указом Петра I от 22 февраля 1711г. создан Правительствующий Сенат как высший орган управления с судебными, финансовыми, административном - хозяйственными, контрольными функциями, состоящий из равноправных сенаторов в количестве девяти человек. Во главе Сената стоял генерал - прокурор, решения, каждое из которых требовало единогласия, обсуждались и принимались в общем присутствии Сената. Вся работа с документами велась в канцелярии Сената, которая делилась на столы. Канцелярия была подчинена обер - секретарю, а с 1722г. - генерал - прокурору Сената.

   Аппарат коллегии включал:

• присутствие, состоящее из президента, вице-президента, четырех советников и четырех асессоров. Все решения по вопросам управления принимались коллегиально, большинством голосов;
• канцелярию, которая состояла из секретаря, нотариуса, регистратора, актуариуса, канцеляристов, копиистов, переводчиков, толмачей и вахмистра;
• контору, которая создавалась для ведения "счетных дел". Возглавлял контору камерир, в чьей подчинении находились камор-шрейберы.

   На канцелярию возлагалась вся работа с документами, включая подготовку их к слушанию на заседании присутствия коллегий, а также ведение всех делопроизводственных операций: регистрация, контроль, оформление исходящих документов, их отправление. Главным должностным лицом в канцелярии был секретарь, выполнявший многочисленные должностные обязанности, перечисленные в Генеральном регламенте. Президент коллегии мог иметь личного секретаря.

   В коллегиях также предусматривались должности вахмистра, фискала (рис.4).

 

Присутствие

Президент коллегии (мог  иметь личного секретаря), вице-президент, советники, асессоры

 

Контора

Камерир, унтер-камерир, камор-шрейберы

 

Канцелярия

Секретарь, нотариус, регистратор, канцелярист, копиисты, переводчики, толмачи, актуариус, вахмистр

 

   Генеральный регламент узаконил необходимость регистрации и контроля за исполнением документов и регламентировал технологию их ведения.

   Была введена обязательная регистрация документов, которые регистрировались в журналах, названных: "повседневная записка", "росписи", "регистратура" - книги А.В.С.Д.

   В "Повседневной записке" регистрировались все дела, рассматриваемые в коллегиях. В этот журнал коллежский регистратор записывал содержание всех получаемых и отправляемых документов "по алфавиту; числу и месяцу" с указанием, куда и кому направлены документы, поэтому он служил для справочной работы. Там же отмечалось, кто должен исполнить входящий документ.

   Росписи вел нотариус. В одной из них записывались все дела, которые только предстояло рассмотреть на заседании присутствия. Здесь же отмечали, по каким делам принято решение, но еще не подготовлен исходящий документ, поэтому она получила название "настольный реестр вершенных, но неисполненных дел". Эта роспись находилась во время заседания на столе перед президентом коллегии.

   Вторая роспись содержала сведения по решенным ("временным"), т.е. исполненным, делам. Секретарь канцелярии отмечал в ней, кому из чиновников передавалось дело для исполнения.

   Регистратура служила для учета входящих и исходящих дел. В книге "А" регистрировали документы, направляемые из коллегии на имя царя и Сената. В книге "В" направляемые во все другие инстанции. В книге "С" регистрировали полученные от царя и Сената документы, в книге "Д" - документы, полученные из других учреждений и отдельных лиц.

   Генеральный регламент из всех журналов регистрации особую роль отвел "Повседневной записке". Она служила указателем к книгам регистратуры, т.к. записи в ней помогали "найти, что в регистратуре в записных книгах искать надо".

   Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, "ежели скорее нельзя". Если требовались какие-либо справочные материалы из губернии, на их доставку отводился месяц и время, необходимое на дорогу. При необходимости каких-либо уточнений разрешалось увеличить срок еще на две недели. Коллегия после получения необходимых сведений должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовала угроза "наказанием смертным или ссылкою на галеры и лишению всего имения по силе дела и вины".

   Помимо присутствия и канцелярии в коллегиях для ведения "счетных дел" были созданы конторы под руководством камерира, в подчинении у которого находились каморшрейберы. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.

   После проведения губернской реформы в 1775г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений.

   Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло много новых видов документов. Для наименований документов этого периода характерна западноевропейская терминология.

   В XVIII в. появляется новый вид документам - протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье Генерального регламента. Протокол, на собрании коллегий, составлял нотариус,  он содержал: " того ради надлежит  ему  оный следующим  образом сочинять:  прежде надлежит в верху листа год и число написать,  потом присутствующие  члены  записать,  и  потом протокол держать.

     1. Всем приключившимся в коллегиях делам,  или перечнем, или когда      дело великой важности,  то пространно со всеми надлежащими обстоятельствы.

     2. Выписку   или содержание всех от его  царского величества и от всех  других коллегий губерний,  служителей, подданных и прочих

полученных,  и  против  того  отпущенных указов (грамот),  писем, требований, мемориалов, реляций и прочее.

     3. Записывать  разговоры о важных делах, такожде записывать и

то,  ежели коллегиум  о каком деле большого изъяснения требует,  и

оное до другого  времени отсрочить надлежит.

     4. Записывать,  когда члены в голосах не согласны,  как в 6

главе  сего  регламента объявлено,  а дело чрез голоса к  вершению

произвести и решити надлежит; а ежели члены согласны, то голоса в

протокол не записываются,  но только краткая записка,  и  по оному

решению";

   Каждый месяц нотариус сшивал протоколы, листы нумеровались и вшивались в переплет.

   Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, иногда их стали называть "прошения челобитчиковы". В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование "прошение".

   Продолжали развиваться другие системы документирования.

   Для "сношений" между военными были характерны такие виды документов, как рескрипты, реляции, рапорты, донесения; учет численного состава фиксировался в штатах, табелях, списках, ведомостях; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и д.р.

   Договорные отношения с иностранными государствами закреплялись в трактатах, договорах, инструментах, протоколах; для "сношений" с иностранными государствами использовали ноты, мемуары, письма; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.

   Судебная документация состояла из допросов, клятвенных обещаний, показаний; результат судебного разбирательства отражался в приговорах, определениях, выписках из журналов.

   Для бухгалтерского учета вели баланс - особую таблицу, показывающую состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главную книгу, где систематизировали все хозяйственные операции. В этот период в России начинают применять термины "баланс", "дебет", "кредит", "бухгалтер".

   Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в "ревизских сказках", на основании которых составлялись губернские сводки.

   В этот период начинает складываться система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки - документ, дающий полное представление о чиновнике, находящемся на государственной службе (от семейного положения до выхода в отставку или на пенсию).

   Тогда же коренным образом изменился формуляр документа. Трудности использования в справочных целях столбцов, сложности, возникавшие при хранении, привели к их отмене. Указ Петра I от 1700 г. предписал заменить их тетрадями "Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы". Составление документов на листах привело к тому, что реквизиты "адресат", "автор", "вид документа", "подпись", даты составления (подписания, получения), скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий) выделяются из текста и занимают определенные, достаточно строго фиксированные места на листе бумаги.

   Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д.

   Документ начинали с обозначения адресата, который начинался с предлога "в" и писался вдоль верхнего поля листа: "В Правительствующий Сенат". Автор указывался под адресатом и в большинстве случаев начинался предлогом "из": "Из Тульского уездного суда". Далее писали наименование вида документа и, иногда, его краткое содержание: "рапорт о получении указа".

   Подпись включала наименование должности, имя и фамилию, иногда титул и следовала сразу за текстом документа. Скрепы проставлялись в правом нижнем углу листа и включали, так же как и подпись, наименование должности или чина, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.