Документационное обеспечение отбора и найма персонала

Работа по поиску подходящих людей начинается на базе заранее  сформулированный требований к кандидатам, основанных на уже существующих должностных  инструкциям и требованиях к  должности.

Возможным недостатком подхода  к решению проблемы исключительно  за счет внутренних резервов является то, что в организацию не приходят новые люди со свежими взглядами, что может привести к застою.

Преимущества внутреннего  набора перед внешним в следующем:

При заполнении вакансий за счет людей, уже работающих в фирме, на рабочее место попадают люди, которые хорошо знают организацию  и тех, кто в ней работает, что  повышает вероятность их успешной работы в новой должности за счет более  легкой адаптации к условиям работы или к новой должности.

Такая политика повышает лояльность персонала и стимулирует их к  большей отдаче в работе.

Преимуществом внутреннего  набора перед внешним является его  дешевизна. Но в то же время, выбор  ограничен числом сотрудников организации, среди которых может не оказаться  необходимых людей - это, пожалуй, главный  недостаток внутреннего набора. Однако рассмотрим подробнее все преимущества и недостатки как внешнего, так  и внутреннего набора, которые  представлены в таблице 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1. Преимущества и  недостатки внешнего и внутреннего набора

Тип отбора	Преимущества	Недостатки
Внутренний:	1.Улучшает моральный дух  у работников, получивших повышение	1.Вызывает проблемы у  тех работников, которых обошли  с повышением.
	2.Повышает моральный дух  у персонала, который видит  для себя возможности повышения  по службе.	2.Может оголить отдельный  участок работы, когда забирают  человека из одного подразделения,  чтобы заполнить вакансию в  другом.
	3.Дает возможность руководству  лучше оценить способности «внутренних»  претендентов.
	4.Требует меньших затрат, чем  внешний.
Внешний:	1.Вносит «свежую кровь»  и новые идеи в компанию.	1.У новых работников  могут возникать трудности при  адаптации к культуре, сложившейся  в организации, и к стилю  управления.
	2.Дает возможность работодателю  увидеть, как обстоят дела вне  компании	2.Могут возникнуть психологические  проблемы, из-за того, что работники  понимают, что у них нет перспектив  повышения в должности.
	3. Иногда это дешевле,  чем обучать или переобучать  уже имеющихся работников.	3.Вхождение в новую  должность для работников, нанятых  со стороны, может потребовать  больше времени, чем для «своих».
	4. Выступает как форма  рекламы для компании.	4.Период вхождения в  новую должность чреват снижением  производительности.

Идеальным случаем следует  считать ситуацию, когда ответ  на вопрос, каким образом сочетать внешний и внутренний набор при  заполнении вакансий дает разработанная, одобренная руководством и письменно  зафиксированная политика компании в сфере управления персоналом.

 

2. Наем персонала

Наем работника является заключительной фазой набора и отбора персонала. В процессе найма происходит окончательное определение и  закрепление предстоящих отношений  между работодателем и наемным  работником. Оно предполагает строгое  соблюдение законов РФ, постановлений  Правительства РФ, ведомственных  и других актов, касающихся трудовых отношений. Кроме того, следует учитывать, что в условиях рынка функционируют  предприятия и организации различной  формы собственности и что  статус работника в них может  быть различным. Он может быть акционером общества и одновременно здесь же работать, то есть быть или работающим собственником, или наемным работником. Работник как собственник имеет  как минимум три основных права:

—        на участие в управлении делами общества (в соответствии с видом и количеством имеющихся у него акций);

—        на дивиденды;

—        на ликвидационную квоту.

Как наемный работник, он подчиняется правилам внутреннего  трудового распорядка, выполняет  возложенные на него служебные обязанности  в соответствии с установленными требованиями.

Уже на этапе отборочного  собеседования происходит также  и обсуждение контракта. Следует  помнить, что обсуждение контракта  — это часть процесса найма  и происходит оно как до, так  и после принятия решения о  приеме на работу. Поэтому предложения, сделанные в ходе собеседования, даже в устной форме, являются частью контракта. Вы должны твердо знать, что  именно вы полномочны предложить. Иначе  можете поставить организацию в  неудобное и юридически затруднительное  положение, а себя — в ситуацию, когда к вам могут быть применены  меры дисциплинарного характера. 

Если собеседование, по крайней  мере частично, — это «продажа»  работы кандидату, то сделка по «продаже»  должна быть соответствующим образом  завершена. Обычно термин «контракт» означает юридически оформленный договор  между двумя сторонами. Любой  контракт подразумевает, что кто-то делает предложение, кто-то другой принимает  его. Заключение контракта о найме  предполагает, что:

—       ваше предложение кому-либо о выполнении работы было принято;

—        вы управляете сотрудником, выполняющим работу (лично или с помощью другого сотрудника);

—        вы инструктируете его, что надо сделать;

—        вы инструктируете его, как это надо сделать;

—        данная работа является частью вашей обычной работы.

Примерный объем информации о сроках и условиях контракта, который  предоставляется работнику, включает следующие сведения:

—        имена сторон (работодатель и работник);

—        наименование работы;

—        дата начала работы (и дата окончания действия контракта, если данный контракт заключается на определенный срок);

—        тарифная ставка или указание способа расчета зарплаты;

—        периодичность оплаты труда (еженедельная, месячная или иная — обычное рабочее время);

—        праздничные дни и их оплата;

—        правила оформления пропусков в связи с заболеванием или несчастным случаем и их оплаты;

—        схема расчета пенсии и указание о том, распространяется ли на работника государственная система пенсионного страхования или не распространяется;

—        процедура подачи жалоб;

—        срок, за который работник должен получить уведомление или заявление о прекращении работы до ее фактического прекращения.

 

1. Исследование документационного отбора и найма персонала в компании «Эйч энд Эм»

2.1.1Документационное обеспечение отбора персонала

Развитие ООО «Эйч энд Эм»  постоянно требует реализации множества  функций по управлению персоналом: планирование потребности в сотрудниках, набор, адаптация новых сотрудников  в организации, продвижение перспективных  сотрудников, увольнение в связи  с профессиональной непригодностью или по возрасту и так далее.

На основании сравнения плана  по человеческим ресурсам с численностью персонала, уже работающего в  организации, служба управления персоналом определяет вакантные рабочие места, которые необходимо заполнить. Если такие места существуют, начинается процесс приема на работу, состоящий  из нескольких стадий: детализации  требований к вакантному рабочему месту  и к кандидату на его занятие, подбора кандидатов, отбора кандидатов и приема на работу.

Отбор на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации. В основе этого процесса в ООО  «Эйч энд Эм» лежит подготовка должностной инструкции (ПРИЛОЖЕНИЕ А), т.е. документа, описывающего основные функции сотрудника, занимающего  данное рабочее место. Должностная  инструкция подготавливается службой  управления персонала совместно  с начальником подразделения, в  котором существует вакантная должность: начальник службы управления персоналом вносит свое знание процесса создания должностной инструкции, а начальник  подразделения – требования к  конкретному рабочему месту.

При отборе персонала в  компании «Эйч энд Эм» начальной  стадией является привлечение соискателей. Это осуществляется несколькими  способами:

1. Размещение о вакантной должности на различных сайтах по поиску работы
2. Это объявления по громкой связи магазина о приглашении стать частью команды «Эйч энд Эм».
3. Когда сами сотрудники компании приглашают своих друзей и знакомых

После того как будущие  сотрудники привлечены им нужно заполнить анкету и прикрепить к ней свое резюме (ПРИЛОЖЕНИЕ Б).

Задача первичного отбора состоит в определении ограниченного  числа кандидатов, с которыми организация  могла бы работать индивидуально. На этом этапе сотрудники службы управления персоналом проводят индивидуальные собеседования  с отобранными кандидатами. Цель этих собеседований заключается  в оценке степени соответствия кандидата  портрету «идеального» сотрудника, его  способности выполнять требования должностной инструкции, способности  адаптироваться в организации и  т.д.

На основе собеседований (с сотрудником службы управления персоналом, а затем с начальником  подразделения) выбирают кандидата, который  наиболее подходит для этой должности.

 

2. Документационное обеспечение найма персонала

Согласно статье 65 Трудового  кодекса РФ лицо, принимаемое на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При приёме на работу впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Если трудовая книжка была утеряна, повреждена или отсутствует по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку при приёме его на работу.

В отдельных случаях с  учётом специфики рабочего места  законодательством предусматриваться  необходимость предъявления при  приёме на работу дополнительных документов.

При приёме на работу по совместительству в другую организацию работник обязан предъявить работодателю паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приёме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке, либо их надлежаще заверенных копий, а при приёме на тяжёлую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда — справку о характере и условиях труда по основному месту работы. (статья 283 Трудового кодекса).

 
     На основе анализа результатов собеседования руководитель подразделения (с участием сотрудника отдела кадров) выбирает кандидата, который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности. В зависимости от традиций организации, а также важности вакантной должности может потребоваться собеседование с руководителем руководителя или генеральным директором, прежде чем будет принято решение о приеме на работу.

Заявление о приёме на работу (ПРИЛОЖЕНИЕ В)не является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.

При приёме на работу заявление  пишется в произвольной форме, но содержит стандартный набор реквизитов.

-Реквизиты заявления при приёме на работу:

-ФИО руководителя, на имя которого подаётся заявление

-ФИО соискателя, адрес места жительства

-Вид документа — заявление

-Текст заявления при приёме на работу, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и организации. -Особые условия работы также оговариваются в тексте заявления (принять по совместительству, на определённый срок, на неполный рабочий день и т.д.)

-Подпись, расшифровка подписи

-Дата

 

На основе анализа результатов  собеседования руководитель подразделения (с участием сотрудника отдела кадров) выбирает кандидата, который, по его  мнению, наиболее подходит для данной должности. В зависимости от традиций организации, а также важности вакантной  должности может потребоваться  собеседование с руководителем  руководителя или генеральным директором, прежде чем будет принято решение  о приеме на работу. Отдел кадров готовит трудовой договор (ПРИЛОЖЕНИЕ  Г) кандидату, содержащее описание условий работы – дату начала, название должности, подчиненности, величину заработной платы, режим работы, продолжительность отпуска, предоставляемые организацией льготы и т. п. Трудовой договор, подписанный руководителем организации или подразделения, направляется кандидату.   

Трудовой договор –  основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. Заключение трудового договора с каждым работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного характера 
   Трудовой договор является основанием возникновения трудовых отношений.  
   В статье 56 ТК РФ указано, что «трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, согласно которому работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка». 
Трудовой договор является двусторонним соглашением. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель. 
   Работник — физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. 
Работодатель — юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. 
   Содержанием трудового договора признаются взаимные обязательства (условия), оговариваемые сторонами при его заключении. 
   Условия трудового договора, составляющие его содержание, подразделяются на обязательные (необходимые), т. е. условия, без которых трудовой договор не может считаться заключенным, и на дополнительные (факультативные), наличие которых определяется исключительно по усмотрению сторон. 
   Обязательными условиями трудового договора согласно ст. 57 ТК РФ являются: 
    • место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве иди ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. 
Под другой местностью в соответствии с п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта. Под структурным подразделением организации подразумеваются как филиалы и представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.; 
    • трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). 
 
В статье 57 ТК РФ предписывается указывать наименование должностей, профессий или специальностей и квалификационных требований к ним в соответствии с наименованиями и требованиями, приведенными в квалификационных справочниках, в том случае, если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано с предоставлением компенсаций и льгот либо наличием ограничений. 
   Таким образом, в большинстве случаев для работодателей при наименовании должности, профессии или специальности квалификационные справочники носят рекомендательный характер, за исключением тех должностей, профессий или специальностей, где предусмотрены льготы или ограничения в соответствии с федеральными законами. 
    • дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. 
   Работник в соответствии со ст. 61 ТК РФ обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре день начала работы не определен, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу. 
   Если заключается срочный трудовой договор, то необходимо указать его срок и обстоятельство (причину), послужившую основанием для заключения договора на определенный срок; 
    • условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). В отношении доплат, надбавок и поощрительных выплат желательно указать их характер, за что (при наличии каких оснований) они выплачиваются и порядок их выплаты. 
Необходимо указывать конкретный размер должностного оклада, доплат, надбавок и поощрительных выплат. Ссылка на иные локальные нормативные акты, например, «Должностной оклад согласно штатному расписанию...», недопустима; 
    • режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя). 
Режим рабочего времени и отдыха подробно расписывается в трудовом договоре в том случае, если для работника устанавливаются какие-либо особые условия. В остальных случаях достаточно сделать ссылку на правила внутреннего трудового распорядка и иные документы. Если до заключения трудового договора у работодателя утвержден перечень должностей с ненормированным рабочим днем, в договоре нужно сделать ссылку на этот перечень. В трудовом договоре с работником, принимаемым на условиях сменной работы, необходимо сослаться на график сменности. Продолжительность рабочего дня и условия отдыха для работающих лиц по гибкому графику также отражаются в трудовом договоре; 
    • компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях с указанием характеристик условий труда на рабочем месте. 
   Согласно ст. 209 ТК РФ условия труда — это совокупность факторов производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на работоспособность и здоровье работника. 
   В соответствии с требованиями охраны труда различают: безопасные условия труда, а также вредные и (или)опасные условия труда. 
С точки зрения нормирования труда ТК РФ различает условия труда: 
а) нормальные; 
б) отклоняющиеся от нормальных: 
  - при выполнении работ различной квалификации; 
  - при совмещении профессий; 
  - при выполнении работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (сверхурочных работ); 
  - при выполнении работ в ночное время; 
  - при выполнении работ в выходные и нерабочие праздничные дни и др. 
Все эти условия труда должны быть определены в трудовом договоре. Кроме того, следует указать компенсации и льготы за работу в таких условиях. Например, предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и сокращенной продолжительности рабочего времени, выдача лечебно-профилактического питания и т.д.; 
    • условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); 
    • условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами 
    • другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. 
   Обязательные (необходимые) условия квалифицируют природу договора именно как трудового. Следовательно, эти условия должны быть обязательно зафиксированы в тексте трудового договора.  
   Однако если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения (ч. 1 ст. 57 ТК РФ) и (или) обязательные условия (ч. 2 ст. 57 ТК РФ), то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. 
   Исправить ошибку в этом случае можно следующим способом: трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. Недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора. 
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные (факультативные) условия, которые не должны ухудшать положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. 
К дополнительным относят следующие условия: 
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте; 
    • об испытании. 
Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. Если работник фактически допущен к работе без оформления трудового договора (ч. 2 ст. 67 ТК РФ), работодатель сможет включить условие об испытании в трудовой договор, только когда стороны оформляют его в виде отдельного соглашения до начала работы. 
    • о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной); 
    • об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; 
    • о видах и об условиях дополнительного страхования работника; 
    • об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи; 
    • об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. 
   При разработке этой части трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям работника, т. е. обязанностям, обусловленным занимаемой должностью, специальностью или выполнением работ по профессии. В трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например: «Добросовестно выполнять обязанности. ссылку на должностную инструкцию, например: « Добросовестно выполнять обязанности, предусмотренные должностной инструкцией», или отразить трудовые обязанности непосредственно в тексте трудового договора. Необходимо помнить, что знание работником своих должностных обязанностей, подтвержденное его подписью. Является одним из условий законного привлечения работника к материальной или дисциплинарной ответственности. 
   Перечень дополнительных условий не является закрытым и может дополняться по соглашению сторон. Например, условие по совмещению профессий (должностей), а также размер доплат за совмещение могут устанавливаться по соглашению сторон трудового договора. 
   Работодатель обязан заключить трудовой договор в письменной форме с каждым лицом, принимаемым на работу. Все договоры заключаются с соблюдением всех обязательных реквизитов и условий, установленных ст. 57 ТК РФ, и заверяются подписями сторон. 
   Поправки, внесенные в ТК РФ Федеральным законом № 90-ФЗ, устанавливают требование об обязательном приведении в трудовом договоре сведений, индивидуализирующих стороны трудового договора. Это важно для возложения ответственности на ту и другую сторону трудового договора. 
В отношении работника указываются: 
    • фамилия, имя, отчество работника;  
    • сведения о документах, удостоверяющих личность работника. 
В отношении работодателя указываются: 
    • наименование работодателя (если работодателем является юридическое лицо, то указывается полное наименование организации, содержащее указание на организационно-правовую форму, а также наименование органа или фамилия, имя, отчество лица, осуществляющего права и обязанности работодателя в трудовых отношениях. 
Если работодателем является физическое лицо, то в трудовом договоре указываются его фамилия, имя и отчество) 
    • сведения о документах, удостоверяющих личность (для работодателей — физических лиц); 
    • идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями); 
    • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями. 
   Также должны быть указаны такие реквизиты, как место и дата заключения трудового договора. 
И только после того, как будут указаны эти сведения, вполне определенное лицо наделяется правами и несет ответственность по трудовому договору. 
   Как правило, иные, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений указываются в конце текста трудового договора (место жительства работника, юридический и почтовый адрес работодателя и иные сведения).