Документационное обеспечение управления

Работа с  внутренними документами

Исполнителем составляется проект документа, проверяется правильность оформления. Затем  проект документа  согласовывается, подписывается, регистрируется, передается исполнителю. После исполнения ставится отметка об исполнении и  документ подшивается в дело.

Тема 3. Регистрация документов и информационно-справочная работа

Регистрация документа – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в учетную форму.  Этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.

Форма регистрации документов:

• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.

Регистрируемые документы  делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:

входящие документы;

исходящие документы;

внутренние документы;

контракты (договоры) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь  регистрационные номера, состоящие  из: порядкового номера документа  с начала года; условного обозначения  структурного подразделения или  должностного лица; номера дела, в которое  будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72\1 – 5 включает:

72 – порядковый номер  документа по журналу регистрации; 

1 - 5 – номер дела  по номенклатуре.

Виды регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• компьютерная.

Журнальная регистрация  наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Карточная регистрация  дает возможность регистрационные  карточки располагать по различным  признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому, и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек.

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток – возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Система регистрации  на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);
• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
• другими программными средствами.

Поиск документов ПК может  осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т.д.).

Порядок регистрации  документов, имеющих гриф ограничения  доступа

(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется  специальными инструкциями.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов

• приглашения;
• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
• печатные издания (журналы, брошюры);
• извещения, сообщения о встречах, переговорах;
• письма с пометкой «лично»;
• программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка  на  контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных  совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

• руководители;
• заместители руководителя;
• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
• работники службы делопроизводства;
• секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

• типовые;
• индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются  нормативными актами высших органов  государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми  ведомствами.

Индивидуальные сроки  устанавливаются руководителем  организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением  нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих  – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений  в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004»  или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных  операций в качестве учетных форм используются:

• журналы регистрации;
• персональный компьютер;
• органайзер (планировщик).

Для  контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные  журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают  в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook  и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает  промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в  установленные дни предварительную  проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах  исполнения документов  и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой  форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении  его в дело»).  Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с  календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и  промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

 

  Тема 4. Особенности работы с делами, содержащими коммерческую тайну

Документированная информация с ограниченным доступом подразделяется на:

• Информацию, отнесенную к государственной тайне
• Конфиденциальную информацию.

Эти понятия регламентируются законом РФ от 21.07.93 № 5485-1 «О государственной  тайне».

Государственная тайна — защищаемые государством сведения, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ в области его деятельности: военной, экономики, науки, техники, внешней политики и экономики, разведывательной деятельности, контрразведывательной деятельности, оперативно-розыскной деятельности.

Гриф секретности — это реквизит, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом носителе или в сопроводительной документации на него.

Устанавливаются три  степени секретности и соответствующие  им грифы секретности:

• Особой важности
• Совершенно секретно
• Секретно.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность.

Сведения, не подлежащие засекречиванию:

• О чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан;
• О стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
• О состоянии экологии, здравоохранении, санитарии, демографии, образовании, культуре, сельском хозяйстве;
• О состоянии преступности;
• О привилегиях, компенсации и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностных лицам, организация, учреждениям и предприятиям;
• О фактах нарушения прав и свобод гражданина;
• О размерах золотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
• О состоянии здоровья высших должностных лиц РФ;
• О фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Сведения конфиденциального  характера:

• Информация о гражданах (персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, ТК РФ ст. 85)
• Информация конфиденциальная — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (КТ) предприятия (постановление Правительства РФ)

• Учредительные документы и Устав;
• Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные документы, патенты, лицензии);
• Сведения отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, необходимой для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;
• Документы о платежеспособности;
• Сведения о численности, составе работающих, их ЗП и условиях труда, о наличии свободных рабочих мест;
• Документы об уплате налогов и обязательных платежах;
• Сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения;
• Сведения об участии должностных лиц предприятия в негосударственных объединениях, занимающихся предпринимательской деятельностью.