Документирование аттестации и оценки персонала

Этап 3. Заключительный

На заключительном этапе аттестационная комиссия оформляет результаты своей  работы.

Учитывая, что решение по итогам аттестации выносит не комиссия, а  работодатель, все документы должны быть переданы руководителю организации или иному должностному лицу, уполномоченному принимать решения на основе результатов.

Итоги работы комиссии и результаты аттестации работников, как правило, утверждаются приказом работодателя. Результаты и принятые решения доводятся  до сведения работника.

Рассмотренные этапы аттестации являются примерными, характерными для положений  об аттестации работников, установленных  теми или иными нормативными правовыми  актами.

Что дальше?

На основе результатов аттестации работники признаются прошедшими аттестацию в том случае, если их квалификация, уровень знаний и умений соответствуют выполняемой работе.

Какие последствия могут наступить  для работника по результатам  аттестации?

Возможен также вариант, когда работника, не соответствующего занимаемой должности (выполняемой работе), направляют на курсы повышения квалификации..

Условие 1. Работодатель в установленном порядке провел аттестацию. При этом порядок аттестации установлен трудовым законодательством или иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, принятыми работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Условие 2. По результатам аттестации подтвердился факт недостаточной квалификации работника. Указанное обстоятельство может быть подтверждено только результатами аттестации, осуществляемой специально созданной аттестационной комиссией.

Условие 3. Работник не соответствует занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации.

Условие 4. Работодатель принял решение об увольнении работника.

Условие 5. Работника невозможно перевести с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу, которую он может выполнять с учетом состояния его здоровья.

Следует иметь в виду, что, хотя аттестация направлена на всестороннюю оценку работы аттестуемого работника, расторжение с ним трудового договора по несоответствию занимаемой должности (выполняемой работе) производится в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации. Именно эта причина – недостаточная квалификация, подтвержденная результатами аттестации, – должна быть указана в приказе об увольнении работника.

4. Оформление документов при аттестации

Состав документов, сопровождающих аттестацию, в различных организациях практически одинаков. Он включает в себя, прежде всего:

• положение о проведении аттестации;
• приказ о проведении аттестации;
• график аттестации;
• приказ об утверждении аттестационной комиссии;
• положение о работе комиссии;
• квалификационный лист;
• аттестационный лист;
• протокол заседания аттестационной комиссии;
• характеристику на аттестуемого работника;
• документацию по экспертизе различных качеств работника.

Итак, основополагающим является положение о проведении аттестации в организации. При его  разработке рекомендуем обратиться к нормам Положения. В данном локальном  акте закрепляется порядок проведения аттестации: квалификационные требования к сотрудникам, должности сотрудников, подлежащих аттестации, порядок формирования аттестационной комиссии, сама процедура аттестации и порядок оформления ее результатов. Имеет смысл проконсультироваться с юристом, так как возможные изменения (должность, оклад) в результате аттестации должны быть юридически грамотно оформлены.

Во время заседания  аттестационная комиссия рассматривает  представленные материалы на каждого  аттестуемого работника, заполняет  аттестационный лист (Приложение 7) и ведет протокол. В нем необходимо указать наименование компании, дату проведения аттестации, список присутствующих членов комиссии и иных присутствующих лиц (если таковые имеются). Затем указываются фамилия, должность и подразделение, в котором трудится аттестуемый работник, заданные вопросы и краткие ответы на них. Кроме этого, нужно занести в протокол пожелания и рекомендации членов комиссии, оценку деятельности аттестуемого и результаты голосования (количество голосов "за" и "против"). Если проводилось тестирование, его результаты тоже необходимо внести в протокол, а сами тесты оформить приложением.

Голосование по результатам  обсуждения проводится в отсутствие аттестуемого. Оценка деятельности работника, прошедшего аттестацию, и рекомендации аттестационной комиссии заносятся в аттестационный лист, составленный в двух экземплярах.

Заседание аттестационной комиссии протоколируется. (Приложение 8)

После завершения процедуры  аттестации сведения о результатах  нужно занести в личную карточку работника и все материалы по ней предоставить руководителю организации в сроки, установленные в приказе о проведении аттестации. Руководитель, в свою очередь, принимает решение по итогам аттестации, например:

• оставить работника на прежнем месте работы;
• направить на обучение или повышение квалификации;
• уволить.

После принятия решения  руководством в отношении аттестуемых  работников издается приказ по итогам аттестации. Положением установлено, что  руководитель организации с учетом рекомендаций аттестационной комиссии применяет к работникам соответствующие меры поощрения и в надлежащих случаях, в срок не более двух месяцев со дня аттестации, может принять решение о переводе работника, признанного по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности, на другую работу с его согласия. При невозможности перевода работника с его согласия на другую работу руководитель предприятия, организации может в тот же срок в установленном порядке расторгнуть с ним трудовой договор.

Таким образом, если работник откажется от предложенных вакансий или в организации таковых нет, то оформляется увольнение. Составляется приказ, с которым должен быть ознакомлен работник. Далее в его трудовой книжке производится запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с несоответствием работника занимаемой должности вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, пункт 3 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

3. Документирование оценки  персонала

3.1. Понятие оценки  персонала

Оценка работы персонала  была и остается одним из важнейших  направлений деятельности кадровиков.

На каждом предприятии  практически каждый руководитель хочет  знать, насколько хорошо работает его  персонал и как можно повышать эффективность его работы.

Однако, понимая всю важность оценки персонала, многие руководители все же избегают процедуры оценки. И для этого есть вполне объяснимые причины:

• руководители не хотят проводить оценивание потому, что считают эту процедуру дополнительной нагрузкой, являющейся малоэффективной, «очередной кампанией», которая может испортить их отношения с подчиненными и т.д.;
• рядовые сотрудники сопротивляются проведению процедуры оценки, поскольку опасаются, что их положение ухудшится в результате проверки их компетенций;
• часто сопротивление введению процедуры оценки вызвано сопротивлением переменам как таковым.

Оценка персонала –  деятельность, проводимая на разных этапах функционирования системы управления персоналом для различных целей, в том числе:

• подбор кандидата на вакантную должность: оценка необходима для установления соответствия умений и навыков кандидата (как профессиональных, так и личностных) должностным требованиям и корпоративной культуре компании;
• в ходе прохождения испытания (испытательного срока): целью является дополнительная оценка уровня соответствия сотрудника занимаемой должности и уровня его адаптации в компании;
• в ходе выполнения текущей деятельности: на данном этапе оценка направлена на уточнение плана профессионального и карьерного роста сотрудника, принятие решений о премировании, пересмотре заработной платы;
• обучение сотрудника (в соответствии с целями компании): необходимо определить текущие знания сотрудника и потребность в его обучении, желательно провести подобную процедуру и после прохождения обучения;
• перевод в другое структурное подразделение: следует определить возможности сотрудника для выполнения новых должностных обязанностей;
• формирование кадрового резерва: оценка профессионального и в первую очередь личностного потенциала сотрудника;
• увольнение: на данном этапе оценка требуется для выявления некомпетентности сотрудника, причем основанием увольнения в этом случае могут служить только результаты аттестации.

Основной вопрос любой  оценки – установление ее показателей, позволяющих определить соответствие работников предъявляемым требованиям. При всем многообразии показателей оценки их можно условно разделить на три следующие группы:

• результативность труда;
• профессиональное поведение;
• личностные качества.

Под результативностью  труда понимаются способности и/или желание выполнять общие функции управления как по отношению к другим объектам воздействия, так и по отношению к самому себе: планирование деятельности, организация и регулирование процесса, учет и контроль хода работы.

Показатели профессионального поведения охватывают следующие стороны деятельности: сотрудничество и коллективизм в работе, самостоятельность в решении тех или иных задач, готовность к принятию дополнительной ответственности или дополнительной нагрузки.

Оценка, так или иначе, проводится на каждом этапе работы с персоналом. Внеплановая оценка проводится, когда руководство вынуждено прибегнуть к данной процедуре, например, при найме нового работника, во время прохождения новым сотрудником испытания, при выявлении каких-либо проблем во взаимодействиях между подразделениями или реорганизации компании, ходатайством сотрудника о повышении оклада или переводе на новую должность и т.д. В этом случае инициатива исходит от непосредственного руководителя сотрудника. Плановая оценка персонала обычно проводится по инициативе генерального директора, так как позволяет проанализировать положение дел внутри компании и помогает в выстраивании стратегии дальнейшего развития.

В случае корректного  проведения оценки сотрудник получает информацию о том, что у него получается хорошо, какие навыки и компетенции ему необходимо развивать. И в таком аспекте регулярно проводимая оценка помогает сотрудникам понимать свое место в организации, видеть свои успехи и яснее понимать стоящие перед ним задачи.

Для руководителя такая процедура ценна тем, что у него появляется четкая картина ресурсов подразделения, видение необходимых перемен, возможность активнее влиять на развитие своего отдела в направлении поставленных задач. Кроме того, оценка – это хороший повод поддержать сотрудника, похвалить его за достигнутые (пусть даже не очень большие и заметные) успехи и тем самым повысить его мотивацию для работы на этом предприятии.

Оценка персонала должна иметь четкие цели. Это могут быть ожидаемые изменения в политике компании, кадровые перестановки, изменение системы оплаты и многое другое. Перед тем, как принять решение о проведении процедуры оценки, руководство компании должно четко понимать: для чего проводится процедура, какие результаты они ожидают увидеть, и для чего эти результаты будут использованы.

Для того, что бы качественно  и легко провести в компании оценку персонала необходимо провести очень  серьезную подготовку. Хорошая подготовка, важнее хорошего проведения самой процедуры  оценки персонала.

3.2 Система и методы  оценки персонала

Оценка персонала не всегда бывает четкой и формализованной. Однако с развитием анализа бизнес-процессов, более внимательным отношением к  стратегическому развитию компаний стали появляться формализованные  системы оценки, основанные на стратегических задачах компаний. Эти системы оценки известны под несколькими вариантами названий:

• performance appraisal - оценка эффективности работы;
• performance review - обзор эффективности работы;
• performance evaluation - оценка выполненной работы;
• performance assessment - оценка производительности деятельности;
• performance management report - отчет по управлению эффективностью работы;
• performance survey - экспертиза эффективности работы;
• performance summary - краткое резюме эффективности работы;
• performance rating - определение уровня эффективности работы.