Документооборот

Первичные и сводные учетные  документы можно составлять на ма­шинном  носителе.

В условиях механизации(автоматизации)бухгалтерского учета рекви­зиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных  за составление машиночитаемых первич­ных документов,могут быть заменены паролем или другим способом автори­зации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствую­щего лица.

Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен  общеотраслевыми руководящими методическими  материалами по созданию и внедрению  автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

В том случае, когда в  правоотношении участвует другой участник хозяйственной операции, а также  контролирующий орган, суд или проку­ратура,предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести слу­чай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами,проводит проверку предприятия(например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первич­ными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах,запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операци­ям,которые противоречат законодательству и установленному порядку при­емки,хранения и расходования денежных средств,товарно-материальных и других ценностей.Такие документы должны быть переданы главному бух­галтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы,прошедшие обработку,должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

• при ручной обработке- дату записи в учетный регистр;

• при обработке на вычислительной установке -оттиск штампа контро­лера, ответственного за их обработку.

Все документы,приложенные к приходным и расходным кассовым ор­дерам,а также документы,послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено"или "Оплачено"с указанием даты (числа,месяца, года).

Дополнительные требования к порядку создания первичных  докумен­тов, фиксирующих факты совершения кассовых операций,операций с то­варно-материальными ценностями,кредитных и расчетных обязательств,определяются положениями о главных бухгалтерах,о централизованных бухгалтериях,о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами.

 

 

 

 

 

Проверка первичных  документов.

Правила проверки первичных документов.

 

Проверка первичных документов- контроль,проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы,поступающие в бухгалтерию,подлежат обяза­тельной проверке:

• по форме(полнота и правильность оформления документа,заполне­ние реквизитов);

• арифметически(подсчет сумм);

• по содержанию(законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа -оформленный  ненадлежащим образом документ налоговая  инспекция может признать недействительным.Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению,содержать необходимые подписи лиц,от­ветственных за составление документа, и их расшифровки,а также печать организации,если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством.При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры,платежные поручения, но и договоры,акты сдачи-приемки,гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных  первичных документов,используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия,учреждения выделяются работники,которые осуществляют приемку и проверку первичных документов,используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

 

Исправление ошибок в первичных документов

 

Ошибки,выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

• по причинам возникновения— небрежность,бухгалтерская негра­мотность, переутомление,неисправность вычислительной техники и т.п.;

• по месту возникновения— в тексте или цифрах первичных докумен­тов,при разноске в регистры;

• по значению —локальные ошибки (например,в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений  в кассовые(приходные и расходные  кассовые ордера)и банковские документы  не допускается.В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных  документах,созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских),исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной  тонкой чертой неправильный текст или  сумма так, чтобы можно было прочитать  исправленное;

• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

• на полях соответствующей  строки делается оговорка "Исправлено"за подписью лиц, подписавших ранее документ,либо подтверждается подписью лица, производившего исправление,а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных  регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

• если документ составлен  в нескольких экземплярах,то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

• использование форм первичных  документов,созданных на предпри­ятии,но не утвержденных в приказе по учетной политике;

• отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

• наличие подчисток и  помарок в документах;

• нарушение правила исправления  ошибок в документах;

• исправления в кассовых документах;

• записи простым карандашом;

• отсутствие прочерков  в свободных строках;

• отсутствие штампа или  записи "Оплачено"с указанием даты (числа,месяца, года)в документах,прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

• арифметические ошибки при  таксировке документов.

 

Порядок изъятия  первичных документов у предприятия

 

Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия  и прокуратуры,судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении,на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями,изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации(часть пер­вая)"от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. №16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии(занижении)прибыли (дохода)или сокрытии иных объектов от налогообложения,у предприятий,учреждений,организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий  производится на основании пись­менного мотивированного постановления  должностного лица Государствен­ной налоговой  инспекции,которое должно быть утверждено руководителем(его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление  о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и  обя­занности.Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц,у которых производится выемка документов,а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится  выемка документов,добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы  и предметы, не имеющие отношения  к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

• его наименование;место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

• должность,фамилия, имя,отчество лица,составившего протокол; фамилия,имя, отчество каждого лица,участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении,а в необходимых слу­чаях - его адрес, гражданство,сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

• содержание действия,последовательность его проведения;

• выявленные при производстве действия существенные для дела факты  и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются  в протоколе либо в прилагаемых  к нему описях с точным указанием  наименования и количества.

Протокол прочитывается  всеми лицами,участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания,подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается  составившим его должностным  лицом нало­гового органа, а также  всеми лицами,участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для  проведения контрольных мероприятий  недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых  орга­нов есть достаточные основания  полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены,должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия,и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола  с описью изъятых документов вручается  должностным лицам предприятия  под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в  ночное время.

 

Пропажа или гибель первичных документов

 

Меры,которые необходимо предпринять в связи с утерей(пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов,указаны в следующих документах:

• в Положении"О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

• в Инструкции"О порядке изъятия должностным лицом государст­венной налоговой инспекции документов,свидетельствующих о сокрытии(занижении)прибыли (дохода)или сокрытии иных объ­ектов от налогообложения,у предприятий,учреждений, организа­ций и граждан",утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает  приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях  для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утвержда­ется  руководителем предприятия,учреждения.Копия акта направляется вы­шестоящей организации.

 

Обработка документов.

Регистры бухгалтерского учета.

 

Способ регистрации учетной  информации,т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации,содержащейся в при­нятых к учету первичных учетных документах,составляются сводные учет­ные документы - учетные регистры,которые,в зависимости от степени ав­томатизации,могут составляться на бумажных и машинных носителях информации(в электронном виде). Учетные регистры применяются для от­ражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской от­четности.

По внешнему виду учетные  регистры подразделяются на¹:

• книги;

• карточки;

• свободные листы;

• машинограммы(полученные при использовании вычислительной техники);

• машинные носители.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтер­ского  учета в хронологической последовательности и группироваться по со­ответствующим счетам бухгалтерского учета.