Информационно-документационное обеспечение деятельности организации

РАЗДЕЛ I.

ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

ТЕМА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА.

1.1. Основные термины и определения.

1.2. Структура нормативно-методической  базы, устанавливающей требования к подготовке и оформлению документов

1.3. Стандартизация и унификация  документов

1.4. Международные стандарты на документацию

1.1. Основные термины и определения.

Делопроизводство  – это отрасль деятельности, которая  обеспечивает документирование и организацию  работы с документами. В последнее время в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий все чаще стал употребляться термин «документационное обеспечение управления» - ДОУ. Терминология в области создания, обработки, использования  документов фиксируется в законах и других нормативных актах, терминологических стандартах и словарях.

Терминология, используемая при работе с документами в управлении и архивах, закреплена в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Определения ключевых понятий  в области создания документов («информация», «документированная информация», «документ» и др.) содержит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г, № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

Под информацией в Законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Термины «документированная информация» и «документ» в Законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация (документ) определяется в Законе как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Идентификация информации осуществляется с помощью реквизитов. Под реквизитом документа в ГОСТ Р 51141-98 понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Создание документов обозначается термином «документирование» (по ГОСТ Р 51141-98: запись информации на различных носителях по установленным правилам). Оформление документов заключается в проставлении необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Классификация документов может проводиться по различным признакам, связанным с характером используемых носителей и способов записи информации, средств ее обработки и передачи.

Работа в делопроизводстве с традиционными бумажными документами и электронными документами имеет существенные различия, однако основополагающие требования к документированию (например, относящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу реквизитов и др.) распространяются на все группы документов, независимо от физических характеристик. Законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. Так, при разрешении экономических споров и рассмотрении дел, отнесенных к компетенции арбитражных судов, оценивается, прежде всего, способность документов служить доказательствами, их соответствие принятым правилам. Например, в статье 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ) указывается, что письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены Федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Упорядочение и минимизация  состава систем документации достигается с помощью унификации. При унификации документации применяются методы содержательной и формальной унификации. К методам содержательной унификации относятся: установление ограничительных номенклатур действующих форм; создание типовых форм; построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца); унификация и стандартизация реквизитов, используемых в формах. Методами формальной унификации являются: унификация структур документов; создание общих синтаксических правил построения документа унификация методов контроля информации документа. Унифицированная форма документа (УФД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации, подразделяются на общероссийские, отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов организаций. Унифицированная система документации (УСД) - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций (ПР 50.1.019-2000).

В системе понятий в  области создания документации важное место занимает понятие «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов – принятым нормам.

Для создания документов используются разнообразные информационные, организационно-правовые, технические, программные и другие средства. В этой сфере принято выделять документоведческие, правовые, технические и другие аспекты. Документы и процессы их создания изучаются различными научными дисциплинами, имеющими свои специфические методы и понятийный аппарат.

Многие принимаемые  в настоящее время нормативные  акты содержат специальные разделы, определяющие используемые в них понятия, в том числе и относящиеся к сфере документирования. В данном случае важно учитывать распространения нормативного акта. Например, Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. №77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» содержит определения терминов «документ», «официальные документы». Однако этот закон не распространяется на управленческую документацию и указанные понятия раскрываются в нем применительно к деятельности издательств, книжных палат, библиотек и органов научно-технической информации.

Названия  процессов документирования, реквизитов, видов документов и другие термины, связанные с подготовкой и оформлением документов, находят отражение в словарях по вопросам права, экономики, применения компьютерной техники. Терминология, используемая документоведением, нашла отражение в словарях архивных терминов (Словарь архивных терминов. М., 1966; Краткий словарь видов и разновидностей документов. М., 1974; Словарь архивной терминологии социалистических стран. М., 1982. Вып. 1; 1988. Вып. 2.). Специализированные словари документоведческого профиля в нашей стране в последние годы не издавались. В этой связи в инструкции по делопроизводству, правила оформления документов и другие разработки зачастую включаются справочные терминологические приложения.

Каждая научная  дисциплина, изучающая документацию, имеет свой понятийный аппарат, поэтому один и тот же объект может быть описан с помощью различных терминов. Например, постановления, распоряжения, приказы и другие документы, фиксирующие управленческие решения, обозначаются с позиций делопроизводства как организационно-распорядительные документы. Юридические же дисциплины обозначают их как правовые акты, нормативные правовые акты. При этом проводится разграничение правовых актов и другой документации, а также правовых актов и нормативных правовых актов.

В законодательстве содержится разъяснение понятий «правовой акт», «нормативный правовой акт». В данном случае Минюстом России (Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 14 июля 1999 г. № 217) рекомендуется использовать постановление Государственной Думы от 11 ноября 1996г. №781-11 ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы: «Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение».

Разъяснения по этому  вопросу содержатся также в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. № 5 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении дел по заявлениям прокуроров о признании правовых актов противоречащими закону» (в ред. от 21 декабря 1993 г., с изм. от 25 октября 1996 г., 25 мая 2000г.).

Под нормативным  правовым актом понимается изданный в установленном порядке акт управомоченного на то органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, и предусмотренные актом. Под правовым актом индивидуального характера     понимается акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц. 

В ГОСТ Р 6.30-2003 не проводится разграничение между  нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы. Вместе с тем отмеченные различия между нормативными правовыми актами и правовыми актами влияют на выбор вида документа при издании указанных актов. Например, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) допускают издание нормативных правовых актов с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Владение  нормативно закрепленной терминологией  обеспечивает однозначное толкование официальных документов, позволяет избежать излишнего «творчества», при котором в инструкциях и правилах, принимаемых в организациях, появляются такие термины, как «резолютор» (автор резолюции), «рапортичка» (докладная записка), «атрибут документа» (реквизит документа), «шаблон» (бланк документа) и т. д. В ряде случаев, например при употреблении терминов-синонимов, важно правильно оценить, в каком организационно-правовом контексте создается тот или иной документ, Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно было отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления.

1.2. Состав нормативно-методической  базы делопроизводства.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:

• правила оформления документов;
• правила работы с документами;
• обеспечение сохранности документов;
• работу служб делопроизводства;
• внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
• работу с документами ограниченного доступа и другие вопросы.

Вопросы документационного  обеспечения управления регулируются:

• законами Российской Федерации;
• государственными и отраслевыми стандартами;
• общероссийскими классификаторами;
• государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
• инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня. В своей деятельности, в том числе и при работе с документами, организация руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация, правовыми актами органов местного самоуправления. Важную часть нормативной базы, определяющей правила оформления документов, составляют нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: Госстандартом России, Росархивом, Минюстом России и др. На уровне отдельной организации в качестве составной части нормативной базы делопроизводства следует рассматривать и решения, принимаемые органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.