История унификации документов

История унификации документов

Для достижения информационной совместимости автоматизированных систем управления принято решение  о централизованной разработке двенадцати унифицированных систем документации, которые будут использоваться в  АСУ на всех уровнях управления. Это стандарты и технические условия, проектно- конструкторская и технологическая документация; проектная документация по капитальному строительству; плановая документация; отчётно-статистическая и первичная учётная документация; бухгалтерская, финансовая и первичная учётная документация бюджетных учреждений; организационно- распорядительная документация; документация по материально- техническому снабжению и сбыту; документация по ценообразованию; документация по внешней торговле; расчётно-денежная документация; документация по торговле. Ответственным за разработку одной из систем – унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) является Главархив СССР и, в частности, ВНИИДАД.

Поскольку задача создания УСОРД выдвинута впервые, возникает необходимость определить границы и место организационно-распорядительной документации среди других систем, предполагаемое наполнение УСОРД и методологические пути решения темы.

Специалисты в  области документации под ОРД  понимают всю распорядительную документацию (постановления, приказы, решения, распоряжения), уставы, положения, протоколы, служебные записки, справки, переписку и иную управленческую документацию. Считается, что именно на эти документы разработаны государственные стандарты и, следовательно, создание УСОРД связано лишь с некоторой доработкой, «ужесточением» уже сформулированных в них норм и требований.

Унифицированной системой документации является рационально  организованный комплекс взаимосвязанных  документов, отвечающих единым правилам и требованиям; Унифицированной системой организационно – распорядительной документации, пригодной для непосредственной обработки средствами вычислительной техники - комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих требованиях их обработки на ЭВМ и содержащих необходимую информацию для реализации функции организации систем и процессов управления. Состав УСОРД как по названию видов и разновидностей документов, так и по содержанию информации определяется задачами функции вообще и автоматизированной системы управления в частности. При разработке автоматизированных систем управления такое рассмотрение системы ОРД представляется правильным.

Глава I. Предпосылки унификации систем документации

Традиционно сложившаяся  документация при её громадных объёмах всё меньше соответствует возрастающим потребностям управления и оказывается, в основной массе, непригодной для эффективного использования в автоматизированных системах правления (АСУ) потому, что работа с ней трудоёмка и требует привлечения высококвалифицированных специалистов для её создания, оформления и обработки, а также препятствует повышению оперативности управления народным хозяйством.

Применяемая документация имеет целый ряд недостатков:

неоправданное разнообразие форм документов;

большое количество показателей, дублирующих друг друга при одновременном отсутствии данных, необходимых для решения конкретных задач управления;

недостаточная сопоставимость данных, содержащихся в различных документах, если они  относятся к разным системам документации;

несоответствие документов требованиям современной и особенно перспективной организационной и вычислительной техники;

формы и правила  оформления документов слабо учитывают  требования рациональных способов передачи и хранения их, недостаточно соответствует  эффективным методам составления и изготовления документов.

Указанные и  другие недостатки говорят о необходимости  рационализации документов. В качестве методов рационализации документов эффективным оказываются унификация и стандартизация.

Унификация- это  рациональное сокращение числа типов, видов и размеров изделий одинакового функционального назначения¹. Стандартизация отличается от унификации несколькими особенностями, основными из которых являются две: при стандартизации учитываются интересы всех заинтересованных сторон, и намеченное таким образом унифицированное решение становится нормой. Кроме того, государственная стандартизация обладает рядом особенностей, важных для рационализации документов в условиях их широкого распространения. К ним, в частности относятся: единообразие требований для всех органов управления; стабильность требований, которая исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления; регистрация изменений требований стандартов и строгий порядок оповещения об этих изменениях; надзор за соблюдением требований стандартов, осуществляемый через систему госконтрольных лабораторий Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР (Госстандарта СССР).

Унификация и  стандартизация документов дают определённые преимущества при традиционных методах работы с ними. Работники управления скорее привыкают к единым формам документов, вырабатывая навыки их быстрого изготовления и обработки. Однако ещё большей оказывается эффективность унификации при применении средств механизации и автоматизации отдельных процессов изготовления документов. Например, унифицированные документы можно изготавливать по методу однократной записи, применяя взамен традиционных средств документирования методы копировально-множительной техники, позволяющей получить многократный рост производительности труда при создании различных документов, содержащих часть общей информации. Этот метод может найти широкое применение при подготовке технологических, внешнеторговых и других документов.

Унификация документов, включая и подготовку типовых текстов, позволяет эффективно применять для их изготовления пишущие и организационные автоматы, обеспечивающие скорость печати в 3-4 раза большую, чем может достичь самая квалифицированная машинистка². Для изготовления документов наиболее широко применяются пишущие машины. Поэтому даже небольшой рост производительности большинства из них приведёт к заметному снижению трудоёмкости работ, обеспечивающих управление. При унификации документов создаются условия для роста производительности пишущих машин, достигающего для некоторых видов документов ( по данным МГИАИ) 20 процентов.

Наибольший эффект унификация документов даёт в условиях их автоматизированной обработки.

Применение унифицированных  документов позволяет снизить затраты  на ввод информации в электронно-вычислительные машины (ЭВМ), уменьшить количество ошибок при вводе, а также снизить затраты на программирование в связи с возможностью широкого применения стандартного математического обеспечения. Унификация документов особенно важна при создании автоматизированных систем управления, поскольку при решении характерных для них экономических задач всё большее количество машинного времени затрачивается на ввод и вывод информации. Кроме того, эффективность АСУ резко возрастёт при их сопряжении в Общегосударственной автоматизированной системе сбора и обработки информации для учёта, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) на базе Государственной сети вычислительных центров. Для успешной совместной работы различных АСУ необходимо единое информационное обеспечение. А стандартные системы документации наряду с единой системой классификации и кодирования, как отмечалось на Всесоюзном совещании по автоматизированным системам управления, являются основной частью информационной базы АСУ всех уровней.

Стандартизация  управленческих документов в государственном  масштабе с учётом требований организационной  и вычислительной техники началась в СССР в 1966году. Эта работа была поручена Госстандартом СССР Всесоюзному  научно- исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС), который к 1971 году совместно с другими организациями разработал действующие в настоящее время 12 государственных стандартов на различные системы управленческой документации.

При разработке стандартов на внешнеторговые документы были найдены принципы (комплексность стандартизации ; унификация от общего к частному с углублением требований на каждом последующем этапе унификации), пригодные в значительной степени для унификации других систем управленческой документации. Важнейшим из этих принципов явилось создание общей модели построения всех внешнеторговых документов и моделей построения отдельных категорий этой документации. Унификация документов на основе общей модели даёт значительные преимущества при традиционных способах работы, а также позволяет эффективно применять средства механизации и резко снизить затраты при обработке документов средствами вычислительной техники.

При стандартизации организационно-распорядительных документов, подготовленной ВНИИС и ВНИИДАД  в рамках создания ЕГСД , были применены перечисленные выше принципы и реализованы новые, важнейшим из которых является применение единых правил составления и оформления документов, пригодных для чтения и заполнения человеком и машиной. Эти принципы в разной мере были реализованы и при утверждении других государственных стандартов.

Параллельно с  государственной стандартизацией  отдельных систем управленческой документации некоторыми организациями проводилась  ведомственная унификация различных  категорий документации. Следует отметить разработанную и реализованную на практике Главным вычислительным центром Госплана СССР единую структуру построения всех унифицированных плановых документов, которая позволяет значительно снизить затраты при обработке данных, содержащихся в этих документах, на ЭВМ. Таким образом, государственная стандартизация

отдельных систем управленческой документации, проведённая  в 1966-1970 годах, позволила снизить  затраты на оформление документов, оперативность управления на предприятиях, в организациях и учреждениях, применяющих стандартные документы, а также разработать и проверить на практике принципы унификации и стандартизации документов и, кроме того убедить основную массу работников аппарата управления в важности и необходимости приведения этой работы.

1.1. Основные этапы построения унифицированных систем

Можно выделить основные этапы построения унифицированных  систем³:

• выявление уровня системы;
• максимальное выявление задач системы, обслуживаемой документацией, построение «дерева» целей;
• максимальное выявление связей системы;
• выявление информации, потребной для решения всех задач;
• придание этой информации определённой документной формы на базе установленного таксономического ряда;
• использование традиционных форм документации(принцип историзма), создание интегрированных форм.

1.2.Стандартизация, как особая форма  государственной деятельности

Стандартизация  является особой формой государственной  деятель ности, которая заключается  в установлении обязательных требований к повторяющимся объектам различного рода (в основном материальным) на

достаточно продолжительный  срок. Стандартизация распространяется и на

документную сферу (ГОСТ 1.0-68 установил, что объектом стандартизации

должны быть системы документации в области  организации и управления

производством, системы других видов документации). Однако с методологической точки зрения документная стандартизация сложна, поскольку объективные действия, отражением которых является документы, не унифицированы; документы являются во всех случаях продуктом деятельности человека, вследствие чего отражение ими объективной действительности зависит от субъективных факторов; стандарт утверждает статическое положение системы, что невозможно для социальной системы на сколько-нибудь продолжительный срок.

В идеальном  случае, при типизации функций и задач всех общественных институтов и их относительной стабильности возможна стандартизация систем документации всех уровней с любой степенью глубины. Практически же стандартизация проводится лишь на низких уровнях систем (группа, вид, разновидность) и преимущественно по параметрам, доступным измерению,- стандартизация форм документов в пределах группы.

Учитывая указанные  трудности стандартизации, целесообразно  основным направлением работ считать  направление «сверху вниз», от наиболее общих принципов и характеристик документов к унификации отдельных частных видов документов. В числе первоочередных задач следует рассматривать систематику, создание полной номенклатуры документов и их деление на категории. Параллельно должна проводиться размерная унификация. На последующих этапах будут создаваться перечни обязательных реквизитов документов и общие принципы их размещения и затем проводиться унификация наборов обязательных показателей (тезаурусов) в пределах отдельных систем документации и создание стандартных форм⁴. Необходимо отметить, что именно форма документа является тем компонентом, который наиболее статичен, относительно устойчив в историческом плане и обеспечивает преемственность систем документации.

Глава II. Этапы разработки унифицированных систем ОРД

Унифицированная система организационно-распорядительной документации будет разрабатываться  в несколько этапов. На первом этапе(срок ввода в действие- 1975г.) будет выполнено и обеспечено соответствующей документацией несколько задач данной функции на основании следующих критериев:

актуальность, первоочерёдность задач для аппарата управления;

наличие сложившейся документационной базы, обеспечивающей реализацию задачи (официально регламентированной или  традиционной);

наибольшая связь с  другими задачами и системами документации;

наличие действующих или  проектируемых АСУ, решающих данную задачу.

На основании  перечисленных критериев можно  выбрать для первоочередной разработки следующие группы задач (условно  их назовём подсистемами УСОРД):

управление подведомственными объектами;