Кадровая служба

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………..…………………………………….……………….…..3

ГЛАВА 1 Организация работы отдела кадров…………………………….............5

1.1 Положение об отделе  кадров…………………………………………………5

1.2 Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве…………........................................................................................9

1.3 Нормативно-правовая  база кадрового делопроизводства………………...14

ГЛАВА 2 Состав кадровой документации………………………………………..20

2.1 Документы, регламентирующие  управление персоналом………………..20

2.2 Трудовой договор и документы предъявляемые при его заключении…...23

2.3 Трудовая книжка: выдача, оформление и хранение………………………26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………….………………………………………………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…..……...31

ПРИЛОЖЕНИЕ 1…………………………………………………………………..33

ПРИЛОЖЕНИЕ 2…………………………………………………………………..36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Отсюда и актуальность темы моей курсовой работы.

 Целью данной работы является изучение работы отдела кадров, состав кадровой документации.

Для реализации поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

- изучить, проанализировать нормативы  времени в кадровом производстве;

-  нормативно-правовую базу кадрового  производства;

-  документы, регламентирующие  управлением персонала.

Предметом исследования в курсовой работе является технология работы с кадровой документацией.

Объектом исследования в курсовой работе – кадровая документация.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

 

ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

1.1 Положение об отделе кадров

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития предприятия;

- оформление приема, перевода и  увольнения работников в соответствии  с трудовым законодательством;

- учет личного состава предприятия;

- хранение и заполнение трудовых  книжек, ведение документации по  делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ  текучести кадров, разработка мероприятий  по ее устранению;

- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения  образовательного и квалификационного  уровня специалистов;

- работа по созданию резерва  на выдвижение;

- подготовка предложений по  улучшению расстановки и использованию  рабочих;

- подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии;

- подготовка материалов для  предоставления рабочих, специалистов  и служащих к поощрению и  награждению;

- принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля и инструктажа  работников отдела кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по  кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности [6;36].

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

- право требовать от всех  подразделений предприятия необходимых  для полноценной работы отдела  кадров материалов;

- право принимать работников  предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь с  другими организациями по вопросам  подбора кадров;

- право требовать от других  подразделений обязательного выполнения  тех указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (Приложение1)

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство работой отдела;

- обеспечение выполнения работ;

- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального использования  материальных, финансовых и технических  средств;

- проведение работ по защите  информации, составляющей коммерческую  тайну;

- обеспечение рационального распределения  нагрузки между работниками отдела;

- создание условий для роста  и повышения квалификации персонала;

- контроль соблюдения работниками  правил внутреннего трудового  распорядка, правил и норм охраны  труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой  дисциплины;

- внесение предложений о поощрении  отличившихся работников, наложений  взысканий на нарушителей производственной  и трудовой дисциплины;

- обеспечение составления уставной  отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные  документы вышестоящих и других  органов, касающиеся деятельности  отдела;

- нормативные акты и методические  рекомендации, определяющие порядок  проведения работ в отделе;

- основы экономики, организации  труда и управления;

- правила внутреннего трудового  распорядка;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации [8;132].

 

1.2 Нормативы времени на отдельные  операции в кадровом делопроизводстве

 

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с соответствующими  документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством  об образовании) и на их основании  заполнения приказа о приеме  на работу (форма № Т-1);

- заполнение личной карточки (форма  №Т-2) на основании соответствующих  документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об  образовании, личного листка, военного  билета, приказа о приеме на  работу);

- составление приказа о зачислении  на работу, в котором указываются  фамилия, имя, отчество работника, принимаемого  на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления  и при необходимости – период  испытательного срока;

- на основании приказа в трудовой  книжке запись даты зачисления  на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа  о приеме на работу; отметка  о приеме на работу в журнале  о приеме;

- оформление личного дела на  служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Таблица 1 – Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

 

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих Служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2