Контрольная работа по "Делопроизводству"

7. В ОТНОШЕНИИ  КАКИХ ДОКУМЕНТОВ УСТАНОВЛЕН  СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ, ТРЕБОВАНИЯ К  ИХ ОФОРМЛЕНИЮ И БЛАНКАМ ГОСТом  Р 6.30-2003?

 

О подготовке нового ГОСТ Р «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» взамен ГОСТ Р 6.30-2003

В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук

С момента утверждения и введения в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» прошло более 10 лет. За это время практика документирования ушла далеко вперед: для подготовки и организации работы с документами более активно применяются информационные системы, появляются новые реквизиты, происходят иные изменения в системе документирования. Все это приводит к необходимости пересмотра существующего и подготовки нового стандарта, которым устанавливаются требования к оформлению документов. 

 

Стандарты по делопроизводству: до и после

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Он устанавливает требования к составу реквизитов документов, к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов по оформлению организационно-распорядительных документов.

Первыми стандартами были:

• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (устанавливал требования к оформлению документов);
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец» (устанавливал порядок расположения и границы реквизитов в формуляре-образце и требования к бланкам документов).

Данные стандарты применялись в органах государственной власти, организациях на территории всей страны. В 1990 г. вышеупомянутые стандарты были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Следующий этап – это обновление стандарта в 1997 г. и появление ГОСТ 6.30-97. В стандарт 1997 г. постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст были внесены изменения (изменение № 1), в т.ч. в оформление некоторых реквизитов («Адресат», «Дата», «Отметка о наличии приложения» и др.).

В 2003 г. стандарт был пересмотрен, и утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003, действующий в настоящее время.

В 2014 г. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. В нынешнем году данная работа будет продолжена, и можно надеяться, что в конце этого или начале следующего года у нас появится новый стандарт по оформлению документов.

За время, прошедшее с 2003 г., законодательство претерпело серьезные изменения в сфере информации и документации: были приняты Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), определяющие в т.ч. состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов, установленные Правилами делопроизводства, изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приложение № 11 к п. 3.3.2), утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации).

8. КАК ПО ЧИСЛУ  РЕКВИЗИТОВ ОТЛИЧАЕТСЯ ОБЩИЙ  БЛАНК ОТ БЛАНКА ПИСЬМА?

 

Бланк письма от общего бланка или бланка конкретного вида документа (приказа) отличаются наличием реквизитов ОГРН, ИНН/КПП, справочных данных об организации (адреса. телефоны, адрес электронной почты, адрес сайта в сети интернет) .  
 
В бланке для письма эти реквизиты должны быть обязательно. А в общем бланке или бланке для приказа эти реквизиты излишни и присутствовать не должны.  
 
Кроме того, если в бланке приказа обязательно должно стоять наименование документа: "Приказ", то в бланке для письма слово "Письмо" никогда не пишется.

9. КАКИЕ ПОЛЯ  ДОЛЖНЫ ИМЕТЬ БЛАНКИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ  ДОКУМЕНТОВ?

 

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланк ОРД представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

 

10. МОЖНО ЛИ  ВОСПРОИЗВОДИТЬ НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ  ЕЕ ЭМБЛЕМУ (ТОВАРНЫЙ ЗНАК, ЗНАК  ОБСЛУЖИВАНИЯ) ОДНОВРЕМЕННО С ГЕРБОМ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИЛИ ЕЕ  СУБЪЕКТА?

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательств Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021).

Допускается воспроизведение герба производить в цветном и черно-белом варианте. 

 

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изображения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответствующих органов власти. 

 

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации 

 

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

11. КАКИМИ СПОСОБАМИ  ОФОРМЛЯЕТСЯ ДАТА ДОКУМЕНТА? ПРИВЕДИТЕ  ПРИМЕРЫ.

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2003 года пишется 01.09.2003.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей.

На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2003 года, или 01 сентября 2003 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 2003/2004 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 — 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово «год» пишется полностью (например, в 2004 году).

Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово «год» пишется сокращенно,

с точкой (например, в январе 2003 г.; в первом квартале 2004 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2003.09.01. 2.5.

 

12. ВЫБЕРИТЕ, КАКОЙ  ВАРИАНТ НАПИСАНИЯ ДАТЫ ДОКУМЕНТА  СООТВЕТСТВУЕТ ГОСТу? 28/1-01г.; 28.01.2001; 28.01.2001 г.; 28.01.01

28.01.2001 г

13. КАКОЙ РЕКВИЗИТ  ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОЛЖЕН СООТВЕТСТВОВАТЬ  СТРОГО СООТВЕТСТВОВАТЬ НАПИСАНИЮ, ЗАКРЕПЛЕННОМУ В УЧРЕДИТЕЛЬНОМ ДОКУМЕНТЕ?

 

Существуют требования к оформлению документов, разработанные на федеральном уровне и регламентированные ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Данный ГОСТ введён в действие с 01.07.2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65-ст. В ГОСТ Р 6.30-2003 установлены состав реквизитов документов (в том числе договоров) , требования к оформлению этих реквизитов и к бланкам документов. Данные требования являются рекомендуемыми, поэтому применять или не применять данный ГОСТ – право каждой организации. Несоответствие данному госту ни в коем случае не приведёт к недействительности договора.  
основные положения госта:  
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации) .  
 
Код Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.  
 
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.  
 
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) .  
 
Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.  
 
Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.  
 
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое – на документе, оформленном на бланке) ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

 

14. УКАЖИТЕ, КАК  В СООТВЕТСТВИИ С ДЕЙСТВУЮЩИМ  СТАНДАРТОМ БУДЕТ ПИСАТЬСЯ НА  БЛАНКЕ ДОКУМЕНТА НАИМЕНОВАНИЕ  «ИНСТИТУТ СОЦИОЛОГИИ И ПРАВА  РОССИЙСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО  УНИВЕРСИТЕТА»?

 

Требования к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того, чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться его положениями.

Общие требования к бланкам следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003): 

• формат: А4 (210 × 297 мм) или А5 (148 × 210 мм); 
• поля: 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее, 20 мм – нижнее;  
• цвет бумаги: белый или светлых тонов; 
• нумерация страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах – посередине верхнего поля листа.

К сведению. Для организаций – субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и «Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению. Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

 

15. НАПИШИТЕ, КАК  СЛЕДУЕТ ПРАВИЛЬНО ОФОРМИТЬ НА  БЛАНКЕ ПИСЬМА ООО «ПРЕСТИЖ» ПОДПИСЬ ЕГО КОММЕРЧЕСКОГО ДИРЕКТОРА В.А. ПЕТРОВА?