Контрольная работа по "Делопроизводству"

Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы членов коллегиального органа по алфавиту фамилий).

Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество присутствовавших и дается ссылка на список участников. Например:

Присутствовали: 26 чел. (список прилагается)

или

Присутствовали: 120 чел. (регистрационный лист прилагается)

 

30. ПО КАКОЙ  СХЕМЕ СТРОИТСЯ ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ  ПРОТОКОЛА?

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ ( РЕШИЛИ), отдельно по каждому вопросу повестки дня.

31. ИЗ КАКИХ  ЧАСТЕЙ СОСТОИТ ТЕКСТ АКТА?

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии). 7

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. 

32. НА ОСНОВАНИИ  ЧЕГО ДЕЛАЕТСЯ ЗАПИСЬ ОБ ОБРАЗОВАНИИ  В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ РАБОТНИКА? МОЖНО ЛИ ДЕЛАТЬ ЕЕ СО СЛОВ  РАБОТНИКА?

 

Нет, такая запись не вносится в трудовую книжку. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе по трудовому договору, т. е. по основной Вашей работе. А совмещение - это дополнительная работа.  

33. В КАКОЙ СРОК  РЕГИСТРИРУЮТСЯ ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН?

Сроки хранения обращений граждан (предложения, заявления, жалобы и др.) и документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) в зависимости от их значимости установлены  ст. 183а, б, в   Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден  Министерством культуры Российской Федерации  25.08.2010), и составляют:

• предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, коррупции – постоянно;
• личного характера – 5 лет ЭПК;
• оперативного характера – 5 лет.

Отметка ЭПК означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение. Такие документы передаются в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации.

34. В ЧЕМ СОСТОИТ  ЦЕЛЬ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА?

 

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения.

35. КАКОЙ ВИД  НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ  ДЛЯ КАЖДОЙ ОРГАНИЗАЦИИ?

 

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 2  
 
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:  
предназначена для систематизации документов, т. е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;  
содержит информацию о сроках хранения документов, т. е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;  
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;  
имеет справочное значение при изучении структуры организации;  
является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;  
используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;  
может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки. 3

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.  
 
36. С КАКОЙ ПЕРИОДИЧНОСТЬЮ СОГЛАСОВЫВАЕТСЯ С АРХИВНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ?

Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

37. ПО КАКОМУ  ПРИЗНАКУ СФОРМИРОВАНЫ ДОКУМЕНТЫ  В ДЕЛО, ЕСЛИ ЗАГОЛОВОК ИМЕЕТ  НАЗВАНИЕ «ПЕРЕПИСКА С ПРЕДПРИЯТИЯМИ  ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ ПО ВЗАИМОЗАЧЕТАМ»?

38. С КАКОЙ ЦЕЛЬЮ  ПРОВОДИТСЯ ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ?

 

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

- роль и место организации (лица) в системе государственного  управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования  документов.

К критериям содержания относятся:

- значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;

- значение содержащейся  в документе информации, ее повторение  в других документах, целевое  назначение, вид и разновидность  документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

- юридическая достоверность  документа (наличие подписей, дат, печатей);

- наличие резолюций, пометок;

- особенности передачи  текста;

- особенности материальной  основы документа;

- особенности физического  состояния документа.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает следующие процедуры:

-проведение экспертизы  ценности документов;

-оформление дел;

-составление описей дел;

-составление актов о  выделении к уничтожению документов  и дел.

 

39. С КАКОЙ ПЕРИОДИЧНОСТЬЮ  ДОЛЖНА ПРОВОДИТЬСЯ ЭКСПЕРТИЗА  ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ?

Ежегодно в делопроизводстве организаций проводится отбор документов на постоянное или временное хранение, а также для уничтожения. Осуществляет его персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива, и данная процедура предполагает анализ фактического содержания находящихся в деле документов не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра. После чего определяется их научная либо практическая ценность с соответствующими сроками хранения.

 

40. НАЗОВИТЕ ДАТУ, КАКУЮ БУДЕТ ИМЕТЬ АКТ ОБ  УНИЧТОЖЕНИИ ДЕЛА, ЕСЛИ ПРОИЗВОДСТВО  ПО ДЕЛУ ЗАКОНЧЕНО В 2008 Г., А  СРОК ЕГО ХРАНЕНИЯ СОСТАВЛЯЕТ  ПЯТЬ ЛЕТ.

 

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоватьсяноменклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображенийувеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.

Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 г. дела со сроком хранения 5 лет могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г.