Методика выбора системы электронного документооборота (СЭД) в организации

 

 

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области

среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж

управления и профессиональных технологий»

 

 

Отделение управления и экономики

 

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

 

 

 

МДК Документационного обеспечения управления

 

Группа ДО - 34

 

Пахаренко Анастасия Павловна

 

 

 

 

 

 

Методика выбора системы электронного документооборота

(СЭД) в организации

 

Курсовая работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель (ф.и.о.)

Бессараб А.В.

 

 

 

 

 

Омск 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Целью данной курсовой работы является методика выбора системы электронного документооборота в организациях.

Задачей курсовой работы является проанализировать методику выбора СЭД1 в организациях.

Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.

Какие же причины первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки? В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была не масштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес - потоков.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.

Проблема совершенствования документооборота в организации является одной из актуальных нашего времени. Главными объективными причинами увеличение объемов документооборота – влияние  научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом документированной информации. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПОНЯТИЯ, ФУНКЦИОНАЛ, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ, КЛАССИФИКАЦИЯ

 

Не так давно, с появлением систем управления базами данных, предприятия смогли значительно оптимизировать управление данными, представленными в электронном виде. Такие компании существенно повысили свою эффективность. Существует огромное множество различных приложений – бухгалтерских, систем для страхования, заказа билетов и др.

Но у всех их присутствовал один существенный недостаток – работают подобные системы только с хорошо структурированной информацией. В то же время, многочисленными исследованиями установлено, что более 80% необходимого предприятию содержания, является неструктурированным. То есть оно представлено в разрозненных документах, изображениях различного формата, видеозаписях, аудиозаписях, флеш-роликах, веб-страницах и в другом совершенно различном представлении.

 

Именно для организации и систематизации работы с подобной неструктурированной информацией, разработаны системы электронного документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправки их. (ГОСТ2 51141-98 делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.)

 Документопоток –  это поток документов, циркулирующих  между пунктами обработки и  создания информации (руководители  организаций, структурных подразделений  специалистами ) и пунктами технической обработки документов, экспедиций, секретариатом, канцелярией, копировальной множительной службой и др.

Электронный документ – документированная информация представленная в электронной форме, пригодном для восприятия человеком с помощью ЭВМ и передачи по информационно- телекоммуникационным  сетям или обработки в информационных системах. (ФЗ3 от 27. 07. 2006г. № 149- ФЗ)

 Электронный документооборот  – документооборот с применением  информационной системы. (Постановление  от 15 июня 2006 № 47).

 

 

1.1 История развития

Говоря о подобной, машиноориентированной (такой термин представляется возможным) документации, можно было бы выделить как

минимум три этапа развития подходов к ней.

 Первый этап (его хронологические рамки – середина 60-х – начало 80-х гг. прошлого века) можно назвать этапом машиночитаемых документов, что отразилось в названии соответствующих работ (в основном, К.Б. Гельман-Виноградова).

Второй этап можно было бы назвать этапом электронных документов.

Он начался ориентировочно в начале 1980-х, а в середине 1990-х

постепенно перерос в третий этап – этап систем электронного

документооборота. Суть разницы между этими этапами понятна для любого знакомого с азами диалектики: количественный рост числа электронных документов привёл к качественному скачку – созданию систем, в которых документы проходят полный жизненный цикл, ни разу не принимая бумажную форму.

Первая советская система документооборота родилась в недрах общего

отдела ЦК КПСС ещё в начале 1980-х годов и благополучно

функционировала несколько лет. На примере переданных, на архивное

хранение в электронной форме её материалов можно наглядно увидеть те

проблемы, которые встанут в будущем перед историками-исследователями.

Файлы эти сейчас прочесть невозможно ввиду отсутствия как давно

демонтированных ЭВМ4 прежних поколений, так и полностью исчезнувшего программного обеспечения.

         Процедура ведения классификаторов  строго регламентирована. Часть  справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор  организаций - корреспондентов). Внесение  изменений в остальные - прерогатива  администратора, кроме того, администратор  осуществляет постоянный мониторинг  новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и  контроля за их действиями в системе.

 

1.2 Классификация  систем электронного документооборота (СЭД)

 

В настоящее время выделяет следующие типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам):

 

• СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM) – лежат в основе концепции ECM (Enterprise Content Management). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение).

 

• Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM) – обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикаций. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи.