Методика выбора системы электронного документооборота (СЭД) в организации

 

Если не управлять потоками документации, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются. Или: руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы лица, отвечающего за его выполнение. Руководители предприятий пытаются упорядочить документооборот и находят организационные решения. Это может быть аккуратное и четкое размещение файлов и папок на сервере, подключение электронной почты для сокращения времени при согласовании, подписании и контроле исполнения документа. Но практика показывает зачастую, что это всего лишь полумеры. Они работают на начальных этапах работы организации. В случае же разукрупнения и рассредоточения подразделений организации, увеличения ее количественного состава, порой бывает очень тяжело следить за ситуацией, используя такие методы. В конце концов руководство вынуждено для решения всех возникших проблем, прибегать к выбору и внедрению электронной системы. Обычно выбор делается однозначно в пользу автоматизации, но — вопрос только в том, какую систему выбрать.

 

На рынке программного обеспечения представлено большое количество систем электронного документооборота: от простых (коробочных) продуктов до корпоративных (интеграционных) решений. Спектр продукции на сегодняшний день очень широк, но не менее широк и диапазон цен.

Возникает вопрос:

«На какие факторы надо обратить внимание руководителю предприятия прежде всего, чтобы правильно выбрать систему?».

Выделим основные требования к ним:

- Требования по объему  хранения. Если у вас много  документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую  иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

- Наличие формализуемых  процедур, требующих поддержки их  выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного  типа, выполнения стандартных функций  организации и т. д.).

- Необходимость автоматизации  административного управления организацией. Степень сложности организационной  структуры.

- Наличие территориально  распределенных подразделений. Этот  фактор накладывает определенные  требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

- Наличие бумажного архива  большого объема. Некоторые системы  документооборота поставляются  с уже интегрированными подсистемами  массового ввода документов.

- Необходимость в развитой  маршрутизации документов, в управлении  потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

- Требования по срокам  хранения документов. При больших  сроках хранения (десятки лет) стоит  серьезно подумать об организации  параллельного архива на микрофильмах.

- Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность  интеграции с существующими информационными  системами и использования имеющегося  оборудования.

- Необходимость хранения  изображений документов. Использование  в организации специфических  форматов хранения документов. Необходимость  поддержки инженерных и конструкторских  задач, других особенностей деятельности  предприятия.

- Необходимость развитых  средств поиска информации. Полная  поддержка системой языков имеющихся  в организации документов.

- Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и  т. д.). Возможность использования  уже имеющихся в информационной  инфраструктуре организации механизмов  доступа в системе документооборота.

- Требования по соответствию  определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам  по контролю качества, уровню  организации хранения информации.

 

Внедрение информационных систем на базе электронного документооборота позволяет:

- упорядочить и оптимизировать  бизнес-процессы, не только связанные  с документооборотом, но и технологические;

- перераспределить функциональные  обязанности работников, сократив  освободившиеся штатные единицы;

- организовать автоматический  мониторинг исполнительской дисциплины.

 

Но не стоит ошибочно полагать, что внедрение таких систем проходит гладко и просто, если в этом действительно заинтересовано руководство. На самом деле этот процесс сопровождается целым рядом проблем как чисто психологического свойства, так и другого характера. Перечислим основные:

 

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание  переобучаться.

- Нежелание «показывать»  собственную деятельность руководству, которая независимо от желания  персонала возникает после внедрения  системы электронного документооборота.

- Нежелание руководства (директора) непосредственно работать  с компьютером, просматривать и  редактировать документы.

- Постоянные структурные  изменения в организации.

- Слабая формализация  бизнес-процессов.

- Необходимость обеспечения  юридической силы документов (после  принятия закона об электронной  подписи этот фактор начнет  терять свою значимость).

- Необходимость взаимодействовать  с внешним "бумажным" миром, в  особенности если это касается параллельных структур в организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

На сегодняшний день существует ряд оптимальных систем документооборота:

1)     Системы с  развитыми средствами хранения  и поиска информации (электронные  архивы - ЭА). Электронный архив - это  частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное  хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются  за счет развитых средств полнотекстового  поиска: нечеткий поиск, смысловой  поиск и т. д., другие - за счет  эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона  оборудования для хранения информации  и т. д.

2)     Системы с  развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

3)     Системы, ориентированные  на поддержку управления организацией  и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают  в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием  в системе может быть как  сам документ, так и задание, которое  нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

4)     Системы, ориентированные  на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.

5)     Системы, имеющие  развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями  с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

 

 

3.1 Проблемы внедрения СЭД

 

 

Основные проблемы, с которыми может столкнуться предприятие при выборе и внедрении СЭД:

 

1. не информированность руководителей о продуктах СЭД, их существовании и свойствах;

 

2. расхождение принципов построения и функционирования СЭД с реальной (т.е. неидеальной) орг. структурой и бизнес-процессами конкретного предприятия;

 

3. психологические проблемы (СЭД, как «контролёр», сразу выявит недостатки работы, и будет постоянно «стоять за спиной» у всех, даже у руководителя);

 

4. отсутствие электронных навыков у большинства из старых кадров – далеко не все «проверенные», высококвалифицированные работники сумеют хорошо освоиться в совершенно новых условиях работы.

 

Иначе, другими словами, основные проблемы внедрения СЭД можно сформулировать как:

 

• консерватизм персонала;

 

• отсутствие поддержки первого лица;

 

• сложность формализации структуры и бизнес-процессов;

 

• отсутствие корпоративной культуры работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект организации, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

Подытоживая наши рассуждения, хочется еще раз обратить внимание руководителей предприятий, сотрудников служб документационного обеспечения управления и других специалистов на следующие моменты: На сегодняшний день внедрение систем автоматизации документооборота на предприятии является необходимым. Организация документооборота дает реальные выгоды и реальный экономический эффект. Очень важно правильно выбрать систему и не следует экономить на процессе внедрения. Стоимость системы определяется в первую очередь ее принадлежностью к определенному классу. Длительность процесса внедрения зависит от сложности системы и может составлять от одной недели до года и более.

Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия.

Но  особенную  остроту  эти  проблемы  приобретают  при  переходе  на  новые компьютерные  технологии  проектирования,   конструирования   и   подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными.

   В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность,   дисциплинированность    и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

   Автоматизированная   система   представляет возможность    производить оперативный  и  эффективный  обмен   информацией   между   всеми   участками производственного  процесса,  позволяет  сократить   время,   требуемое   на подготовку  конкретных   задач,   исключить   возможных   появлений   ошибок подготовки отчётной документации.

   Внедрение  автоматизированной  системы  обеспечит  удобство   в   работе,

рациональную организацию производства и снижение  психологических  нагрузок.

Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением  соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту  же  работу,  существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность  работника,  т.к. приведёт к  уменьшению  количества  обрабатываемой  информации,  а  также  у персонала   появится   дополнительное   время   для   анализа   и   принятия управленческих решений.