Общая концепция построения электронного архива и принципы его организации

На любом предприятии велико количество традиционных документов на бумаге, находящихся в активном использовании. Эти документы также участвуют в потоках информации. Не будем следовать ошибочному утверждению, что число подобных документов уменьшается и скоро будет сведено к нулю. Конечно, старые и ценные документы успешно преобразуются в электронный вид методом сканирования, а новые сразу создаются в электронном виде. Но опять же, существует и другая сторона в этом вопросе. Дело в том, что современные информационные технологии позволяют тиражировать, например документы формата A0 со скоростью до 15 м/минуту (инженерные комплексы OCE')17, создавая опять же документы на бумаге,участвующие в потоках информации. Не стоит объяснять, насколько велики эти потоки и как актуальна проблема управления ими в целом и каждым документом в отдельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Особенности документации крупных  промышленных предприятий и проектных  организаций

 

Особенность документации промышленных предприятий и проектных организаций состоит в наличии наряду с традиционным «канцелярским» документооборотом документооборота инженерно - конструкторского.

 

Наличие большого объема проектных данных выдвигает задачу управления и ими. Причем, в преломлении промышленного предприятия или проектной организации система управления проектными данными должна интегрироваться с системой инженерно-конструкторского документооборота и довольно часто требуется интеграция системы управления проектными данными и с системой «канцелярского» документооборота предприятия. Это связано с тем, что вследствие сферы деятельности предприятия, документы даже относящиеся к «канцелярским» часто имеют логические связи с инженерно-конструкторской документацией и непосредственно с проектными данными.

Таким образом, на современном промышленном предприятии и в современной проектной организации необходим единый механизм, - система, выполняющая следующие задачи:

• управление документами (как «канцелярским», так и инженерно - конструкторскими);

• управление потоками информации;

• управления проектными данными.

Указанный механизм должен работать с учетом наличия трех основных типов данных и документов, имеющих между собой логические связи и определяющие основные потоки информации, порой тесно взаимосвязанные между собой:

• Общие документы - традиционный «канцелярский» документооборот;

• Инженерно-конструкторская документация - документооборот инженерно-конструкторский;

• Проектные данные - проектная деятельность, имеющая тесные логические связи с вышеперечисленными двумя пунктами.

Кроме выдвигаемых требований, система должна интегрироваться с любыми средствами разработки, приложениями, процессами предприятия, программными и аппаратными средствами автоматизации любого уровня и учитывать специфику документации.

Всем вышеперечисленным требованиям отвечает система OutDoCS разработки компании Consistent Software. Кроме того, присутствуют свойства, которые выгодно отличают данные системы от подобных разработок:

• Взаимодействие с любым периферийным оборудованием, используемым в процессе документооборота, создания электронного архива, управления потоками информации и проектными данными: оборудованием для сканирования документации (необходимым для преобразования бумажной документации в электронный вид); оборудованием для тиражирования документации (любыми сетевыми и локальными устройствами тиражирования - плоттерами, принтерами, инженерными комплексами); оборудованием для долгосрочного надежного архивного хранения информации (роботизированными CD-DVD библиотеками и другими накопителями);

• Соответствие требованиям стандарта ISO9000.

• Учет специфики предприятий, имеющих большой объем документов на бумаге не «переведенных» в электронный вид. И учет специфики предприятий, производящих тиражирование документации;

• Модульность, гибкость конфигурации, возможность поэтапного внедрения и поддержки.

Подобные системы осуществляют полное управление и взаимодействие всех модулей электронного архива - ввода, хранения, тиражирования. В состав систем входят:

• СУБД (Interbase, MsSQL, Oraccle);

• Серверная часть - набор таблиц СУБД, хранящих информацию, заводимую через карточку документа, а также информацию о версии, статусе, маршруте, действиях над документами, произведенных пользователями при обработке и разработке. Таблицы СУБД содержат ссылку непосредственно на файл документа, хранящийся на файл - сервере;

• Файл - серверы - хранилища непосредственно файлов документов, обращение к которым осуществляется не в файл-серверном режиме, а через программную надстройку - архивную систему. Так, например, при нахождении необходимой карточки документа, возможна инициализация функции просмотра или редактирования (согласно прав пользователя) и вывода на экран непосредственно самого документа, его редактирования, тиражирования, изменения статуса, проверки, создания новой версии, подписи. Как описывалось выше, существуют 2 подсистемы хранения, - оперативная и долгосрочная. Файл-сервером оперативного хранения может являться жесткий диск сервера, где установлена СУБД, дополнительный диск, RAID - массив или любой приемлемый по объему сетевой ресурс. Объем ресурса определяется из реальных объемов документов, доступ к которым должен осуществляться оперативно. Другим типом файл - серверов, являются файл - серверы долгосрочного архивного хранения на носителях повышенной надежности - DVD - библиотеки, описанные выше. При перемещении файлов в область долгосрочного хранения, автоматически производится их копирование на DVD - носители и переиндексация таблиц СУБД. Переиндексация заключается в том, что ссылка на файл, находящаяся в таблице теперь представляет ссылку на ресурс - DVD - библиотеку. При использовании технологии DVD-RAM, процесс переноса файлов на DVD носители для пользователя выглядит так же, как и процесс копирования на обычный сетевой диск;

• Периферийное оборудование. Как описывалось выше, полное программно - аппаратное решение включает также устройства сканирования и тиражирования, которые взаимодействуют, например с системой OutDoCS.

Основные функциональные возможности системы OutDoCS18:

• Обеспечение прав доступа к информации, согласно реальной должностной структуре предприятия;

• Обеспечение ввода любых документов предприятия в единую базу данных с заведением карточки документа и размещением файла (файлов для сборок) в той или иной области хранения. Система позволяет вводить любые документы, независимо от приложения, в котором они созданы и формата, в котором отсканированы, также, независимо от потока информации - общего (административного), инженерно-конструкторского или проектного. Следует отметить, что системапозволяет формировать необходимые для того или иного типа документов атрибуты карточки и работать с документами на бумаге, даже включая их в систему документооборота;

• Обеспечение отображения структуры изделий (например, сборок);

• Обеспечение отображения логических связей между файлами документов, созданных в различных приложениях. Например, файл чертежа может храниться в формате TIFF, DWG и т. д., а файл спецификации быть созданным, например в Excel. При этом, в файловой структуре одного документа могут содержаться разнородные файлы, открываемые для редактирования и (или) просмотра соответствующими приложениями. При этом, документ имеет одну учетную запись и карточку;

• Обеспечение реально существующих логических связей документов, созданных в разных приложениях и принадлежащих к разным потокам информации. Например, письмо, пришедшее административным или «канцелярским» потоком секретарю, может иметь логическую связь с инженерно-конструкторской документацией. Такая связь может быть отображена и файл письма «присоединен» к файлу чертежа (чертежей). Таким же образом, может осуществляться и аннотирование чертежей;

• Обеспечение логического объединения всей документации, независимо от потока в папку или раздел архива, относящийся, например к одному изделию, проекту;

• Обеспечение взаимодействия со всеми подсистемами комплексного решения - системы электронного архива и документооборота. Система обеспечивает взаимодействие с устройствами сканирования, тиражирования, хранения и пользовательскими приложениями, принятыми для работы с документами любых потоков на предприятии;

• Обеспечение поиска по заданным атрибутам или формируемым пользователем запросам любого документа;

• Обеспечение взаимодействия между пользователями посредством встроенной системы электронной почты с возможностью рассылки сообщений и вложенных документов;

• Обеспечение статусности документов. Система позволяет создать любое число любых статусов, которые могут иметь реальные документы предприятия;

• Обеспечение версионности документов. Система позволяет создавать и хранить несколько версий одного документа;

• Обеспечение подписи документа. Система имеет встроенную систему электронной подписи. Сведения о лице подписавшем документ, дате, времени подписи регистрируются в системе;

• Обеспечение маршрутизации документа. Система позволяет составить маршрут, указать его в способе обработки при регистрации нового документа. Способ обработки включает: условия перехода документа между пользователями, изменения статуса (например, в зависимости от результатов проверки), подписи, автоматическое создание версий (при необходимости), автоматическое создание извещений об изменениях (при необходимости), автоматическую рассылку документа следующему пользователю с автоматическим вложением документа или его версии, извещения об изменении, перемещением из одного раздела архива в другой (например, при присвоении статуса «Помещен на долгосрочное хранение»). Способ обработки (маршрут) может иметь любое число переходов, учитывать «возврат» не подписанного и не прошедшего проверку документа на доработку. Способы обработки составляются в соответствии, с имеемыми на предприятии;

• Обеспечение системы отчетов. Система позволяет формировать любые отчеты, необходимые, например, для анализа работы;

• Механизмы способа обработки, подписи, прохождения документа, отчетов, рассылок, извещений позволяют добиться соответствия процессов предприятия стандартам качества ISO.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Проблема создания электронных архивов предприятий в настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости её решения состоит в наличии большого количества бумажной документации, постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием уже внедренных на предприятиях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств для создания электронного архива, с другой стороны. Создание законченной системы документооборота конструкторской документации ведет прежде всего к повышению эффективности работы предприятия, и, как следствие к росту прибылей.

Таким образом, технология создания электронного архива документов предусматривает три этапа работы:

1. Экспертиза и массовое сканирование.

       Каждому проекту предшествует экспертиза архивов и документных потоков предприятия. Это позволяет исключить значительные затраты за счет правильного выбора стратегии создания и наполнения электронного архива предприятия.

 Документация переводится в электронный вид с использованием массового сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.). Для сканирования отдельных листов и расшитых документов применяются протяжные скоростные документные сканеры, обладающие производительностью в несколько сотен страниц в минуту. Хорошие сканеры способны перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами. Для сканирования крупноформатных документов, нерасшитых дел и других сброшюрованных документов, а также книг и альбомов используются так называемые планетарные (или иначе — книжные) сканеры. В планетарных сканерах документ неподвижен и расположен лицевой стороной вверх на значительном удалении от оптической системы и сканирующего элемента. При таком методе оцифровки, кроме высокого качества сканирования, достигается высокая сохранность документов, поскольку отсутствует контакт сканирующих элементов с оригиналами.

2. Индексация документов

Далее электронные документы подвергаются индексации по различным информационным полям (таким, например, как тип, название, номер, дата создания и др.).

При всей кажущейся простоте процесс индексации документов довольно сложен как с организационной, так и с технологической точки зрения. В случае необходимости обработки больших документальных массивов автоматическое распознавание специальными программами применяется крайне редко, поскольку процент ошибок достаточно велик. Часто на практике при индексации требуется обеспечить не более одного ошибочного символа на тысячу введенных, что является недостижимой пока точностью для подобных систем. Поэтому, как правило, отсканированные материалы поэтапно обрабатываются специально обученными сотрудниками.

При необходимости электронная форма может быть дополнительно обработана: тексты распознаются, а графика (чертежи, схемы и т. п.) преобразуется в векторное представление. Это весьма актуально для научно-исследовательских и проектных организаций, ряда промышленных предприятий, так как позволяет создать на основе электронного документа математическую модель и затем использовать ее в инструментальных средах или системах автоматизированного проектирования.

3. Наполнение электронного архива

Наконец, после перевода документов в электронный вид, они заносятся в электронный архив. Процедура его дальнейшего наполнения в значительной степени зависит от специфики предприятия.