Организационное обеспечение службы делопроизводства

Общий отдел  является службой по работе с документами  в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих  отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется  спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная  группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

подготовка  заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших  учреждениях и организациях, не имеющих  внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение  о создании службы, ее названии и  внутренней структуре принимает  руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах –  учредительная конференция, в кооперативных  структурах – общее собрание членов кооператива.

 

 

 

 

 

 

Глава II. Организационное обеспечение службы делопроизводства

2.1. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников

 

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы делопроизводства.

Структура, функции, задачи службы делопроизводства и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации  деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации  – правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую  постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим  основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства организации.

Положение о  службе делопроизводства – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства.

Утвержденное  с соблюдением установленного порядка  и соответствующее действующим  нормативным документам, положение  имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе делопроизводства, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе делопроизводства разрабатывает и подписывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации.  Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
9. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
10. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
11. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем  службы делопроизводства, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку.  Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция  по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными  словами, инструкция закрепляет систему  делопроизводства, сложившуюся в  организации. Для эффективной работы службы делопроизводства и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;
• ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;
• Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

Инструкция  должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс  работы с документами, все технологические  операции в их логической последовательности.

Подготовку  инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

2.2. Организационное обеспечение работы  с документами

Инструкция  по делопроизводству

 

Среди большого разнообразия видов  деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три  группы:

• Организационные документы;
• Распорядительные документы;
• Справочно-информационные документы.

Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально  – техническое снабжение в  договорах, актах, нарядах, письмах  и так далее.

Деятельность любой организации  регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные  документы, которые разрабатываются  самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных  подразделений и сотрудников. В  состав организационных документов входят: устав и другие учредительные  документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

В целях решения основных задач  организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные  письма, справки, обзоры, докладные  записки и др.

Разработка  инструкции по делопроизводству является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.

Инструкция  является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для  всех работников.   Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция  по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в  сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические  особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна  и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой  данной инструкции необходимо изучить  основные правовые акты и нормативные  документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами  в конкретной организации.

 

Табель  форм документов по типовым управленческим ситуациям

 

Табель  унифицированных форм документов организации  — это перечень разрешенных к  применению форм документов, необходимых  и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и  прохождения, представления и установленной  обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить  процесс документирования или составления  документов, создать наглядную схему  фиксации в документах всех видов  деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила  этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.

Поскольку речь идет о Табеле унифицированных  форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Разработка  и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует  юридическую правильность составляемых в организации документов. Это  положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может  зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами.

В инструкции указывается также, что Табель может  быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется  помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке  подписания, согласования или утверждения  документа и др.

Табель  унифицированных форм документов организации  состоит из табелей отдельных  структурных подразделений, которые  являются его разделами. Табели структурных  подразделений составляются с соблюдением  единой формы и правил заполнения.