Организационные формы служб документационного обеспечения управления

Вторая группа нормативных  актов — ведомственные правовые акты по делопроизводству, имеющие  межведомственный характер. К ним  относятся: Государственная система документационного обеспечения управления (М., 1991); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001); государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»); общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 «О Положении Банка России «О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России», а также ряд нормативных актов Минтруда России, Госкомстата России, Росархива и др.

Третья группа нормативных  актов — это различные типовые  и примерные инструкции по делопроизводству администраций субъектов Российской Федерации и инструкции конкретных организаций.

Общая тенденция усиления правового обеспечения жизнедеятельности российского государства требует решения вопроса о ликвидации законодательной лакуны (отсутствия четкой правовой нормы по данному вопросу) в сфере регулирования управления документацией. Необходима разработка федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности».

Предложения о разработке закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности» вызваны тем обстоятельством, что в современном управлении и его информационном обеспечении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные «бумажные» и «электронные» системы документирования и документооборота, наблюдается многообразие программных, технологических и технических несовместимых между собой средств, отсутствует действенная система контроля движения и исполнения документов.

В настоящее время  ВНИИДАД совместно с рядом  ведомств подготовил проект закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности»¹⁹.

2.3 Система документационного обеспечения  управления

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ21, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов.

Правила содержат унифицированные  формы документов, создаваемых при  организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих  и внутренних документов, т. е. формы  номенклатуры дел, описей, листа-заверителя дела и др²⁰.

Важная задача в организации  службы ДОУ – это разработка положения  о службе ДОУ и должностных  инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.

Положение о подразделении  – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система  документационного обеспечения  управления содержит примерное положение  о службе ДОУ, но применять его  на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о  службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой  должностных инструкций. Следует  иметь в виду, что должностная  инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.²¹

Инструкция состоит  из следующих разделов:

– общая часть (устанавливаются  основные задачи работника, порядок  замещения должности, профессиональные требования к работнику, лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности);

– функции работника (определяются предмет ведения или  участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций);

– обязанности работника (указываются обязанности, связанные  с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе);

– права работника (определяются права работника по реализации порученных ему функций);

–взаимоотношения (указываются  подразделения и работники, от которых  исполнитель получает и которым  передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех  или иных документов, с кем они  согласовываются и т.д.)

– оценка работы (перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень  выполнения работником своих функций  и обязанностей, использования прав и т.д., основные критерии – качество работы и своевременность ее выполнения)

Должностную инструкцию подписывает начальник отдела делопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства²².

Законодательные акты и  нормативно-методические документы  по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций  и предприятий всех организационно-правовых форм.

 

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным  подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ  фактически управляет документацией  и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.)²³. При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела  Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ  в структуре организации можно  объяснить следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное  структурное подразделение и  непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам и руководителю  службы ДОУ приходится непосредственно  работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.²⁴

 

Библиографический список

1. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001 – 192 с.

2. Березина Н.М. Современное  делопроизводство/ Л. Лысенко, Е.П.  Воронцова.- Изд-во Питер, 2008 – 224 с.

3. Бобылева М.П. Эффективный  документооборот: от традиционного к электронному, Изд-во МЭИ, 2004 – 172 с.

4. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006 - №7 // delo-press.ru.

5. Кирсанова М.В. Современное  делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008 – 312 с.

6. Удовик А. В. Организация  работы службы документационного  обеспечения управления //cde.osu.ru

7. Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005 - №1 // www.profiz.ru

8. delpro.narod.ru

9. doc-style.ru

10. sekretar-info.ru

¹ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

² Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – с. 8.

³ www.doc-style.ru

⁴ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

⁵ Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

⁶ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

⁷ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 6.

⁸ Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 50.

⁹ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

¹⁰ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

¹¹ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

¹² Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

¹³ Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 52.

¹⁴ Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 53.

¹⁵ Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

¹⁶ Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

¹⁷ Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Л. Лысенко, Е.П. Воронцова – с. 14.

¹⁸ www.sekretar-info.ru

¹⁹ www.gdm.ru

²⁰ Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2001. – с. 11.

²¹ Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

²² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. – с. 9.

²³ Янковая  В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт – 2005. - №1 // www.profiz.ru

²⁴ Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. - №7 // delo-press.ru – с. 49.