Организация работы с входящими документами

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность  документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.]

Количество документов всех потоков, независимо от способа  создания, получения (доставки), т.е. включая  факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный  объем документооборота организации. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.]

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 61.]

Как уже отмечалось выше, в документационном обеспечении  учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы  и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности  обработки и прохождения.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов: 
 1. Прием и первичная обработка документов. 
 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов. 
 3. Регистрация документов. 
 4. Рассмотрение документов руководством. 
 5. Передача документов на исполнение. 
 6. Контроль исполнения. 
 7. Подшивка документов в дела. [Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006. 123 с]

Таким образом, документооборот  представляет собой главную организационную  деятельность службы делопроизводства и  технологии документационных процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Технология работ с входящей документацией.

 

2.1. Прием и первичная  обработка документов

 

Прием поступающих в  организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция  возвращается на почту или пересылается адресату;

полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту  присланных материалов и наличие  механических повреждений.

При получении факсимильного  сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения  или плохом качестве отдельных страниц  сообщается отправителю.

В экспедиции вскрывается  вся корреспонденция, за исключением  имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов  проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие  всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к  полученным документам следует приложить  перечень выявленных дефектов. В особо  серьезных случаях повреждения  или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием  корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих  случаях:

1. в полученных документах  нет обратного адреса и фамилии  отправителя, но они есть на  упаковке;

2. в документах не  проставлена дата и ее приходится  устанавливать по почтовому штемпелю;

получена доплатная корреспонденция;

3. полученный документ  по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично"  отсутствует. [Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 85-86 с.]

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже  просроченным сроком исполнения. В  этом случае штемпель на конверте может  служить доказательством дня  получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику.  Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме.

Отметка о поступлении  может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа  в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 127с.]

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

• если корреспонденция  не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

• если к письму прилагается  документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

• если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа  в верхнем правом или нижнем левом  углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";

• если на конверте имеются  надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время  их получения;

• если документ является повторным, то при его получении  устанавливается по информационно-поисковой  системе местонахождение ранее  присланного документа по данному  вопросу и на поступившем документе  делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются  дежурным сотрудником. Первичная обработка  документов должна осуществляться в  день их поступления в службу ДОУ  или в первый рабочий день при  поступлении документов в нерабочее  время. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

 

2.2. Предварительное рассмотрение  и распределение документов.

 

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное  рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения  обязанностей. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру  организации и должностные обязанности  сотрудников. Эффективную помощь при  предварительном рассмотрении оказывает  разработка серии справочных материалов:

• примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;
• перечня должностных лиц и их обязанностей;
• технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

• важность его содержания;
• сложность и новизна поставленных вопросов;
• авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
• реальная срочность исполнения документа;
• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. [Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 452 с.]

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным  подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается  очередность исполнения. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. –  156 с.]

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться  в день их поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время. [Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.1.]

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения  документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 

2.3. Регистрация документов.

 

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 66.]

Регистрация – подтверждение  факта создания или получения  документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную  форму с присвоением номера и  записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,
• контроль за их исполнением;
• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц.

Однако существуют и  нерегистрируемые документы, к которым  обычно относят:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения;
• программы семинаров, совещаний и конференций;
• печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• пакеты с пометкой "лично";
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.