Организация рационального движения документов внутри организации, предприятия, учреждения

Заключение

     В результате проделанной работы были достигнута поставленная цель: проведено и проанализировано теоретическое исследование документопотока организации.

     Документ  – это материальный объект, который  содержит информацию в зафиксированном  виде,  удостоверяющий наличие фактов, определённого значения.

     Документ  имеет определённую общую классификацию, которая различаются:

• По назначению;
• По времени создания;
• По способу изготовления;
• По типу содержания;
• По способу представления;
• По месту издания;
• По направлению отправки;
• По распространению;
• По необходимости технических средств;
• По уровню секретности

          Также, необходимо отметить, что документ, в различных ситуациях и в зависимости от его непосредственного значения и вкладываемого в него смысла, может выполнять те или иные функции, условно разделённые на три блока:

• Информационная функция;
• Функции, обеспечивающие процесс управления;
• Функции, носящие культурно-исторический характер

   Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

   Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться, но для его рационального движения, необходимо разделять на документопотоки:

• входящие, исходящие и внутренние документы;
• регистрируемые и нерегистрируемые документы;
• направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Что касается потока документов внутри организации, то необходимо сказать об основных принципах:

      — прохождение документов должно быть оперативным;

      — каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить  или ограничить возвратные перемещения  документов;

      — порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов должны быть единообразными,

      Данные  принципы показывают нам основную задачу организации документооборота — это прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Организация движения входящей документации с её чётко прописанной структурой, сильнейшим образом влияют на входящий документопоток, который составляют:

— документы  вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

— документы  подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

— документы  прочих организаций, обменивающихся информацией  для решения вопросов, требующих  совместных действий;

      — жалобы и заявления граждан.

     Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

     Внутренние  документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

     Необходимо  также заметить, что входящая и исходящая документации, имеют в некоторых этапах схожие или смежные черты.

     Благодаря проделанной работе, можно дать рекомендации по оптимизации работы службы ДОУ, которые  могут быть использованы любой организацией:

1. Если говорить о потоках документов в организации в общем, то следует заметить, что в теории есть чёткое представление об их структуре движения, свойствах и так далее, но также и не следует забывать о том, что данная структура документопотока, в отдельно взятой организации, может значительно отличаться.
2. Каждой организации необходимо более подробно изучать движение входящей, исходящей и внутренней документации.
3. Каждая организация должна по мере своих сил, приблизить своё движение потоков документов внутри организации.                                                      

Список использованных источников

1. Свободная энциклопедия Википедия, режим доступа:  http://ru/wikipedia/org/wiki/
2. Объединённая Продовольственная База  http://www.opb.ru/deloproizvodstvo.html
3. Бухгалтерия.ru, режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n47905
4. Formzru Документы и бланки онлайн, режим доступа: http://formz.ru/
5. Особенности заполнения первичной документации, режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/article/n47905
6. Заполнение, проверка и печать платёжных поручений онлайн, режим доступа: http://printpay.ru/
7. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. - N 28.
8. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)
9. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)