Отчет по практике в администрации городского округа ЗАТО Большой Камень Приморского края

На бланках документов, изготавливаемых  в административных и структурных  подразделениях, устанавливаются следующие  размеры полей: левое и верхнее  не менее 20 мм, но и не более 30 мм, правое и нижнее – не менее 10 мм.

Управленческая деятельность администрации  выражается посредством издания  нормативных документов. Основными  нормативными правовыми актами администрации  являются постановления и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы города, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий администрации. Распоряжение - правовой акт главы города, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов (Приложение Ж, И).

Прохождение и согласование проекта  постановления, распоряжения осуществляется в следующей последовательности:

- руководитель структурного подразделения,  подготовивший проект;

- руководитель комитетов, управлений  и отделов, имеющие прямое отношение  к содержанию постановления или распоряжения;

- заместитель главы администрации  по вопросам, входящим в его  компетенцию;

- юридический отдел администрации;

- руководитель аппарата (управляющий  делами) администрации.

Ответственность за качество и сроки  подготовки документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации.

Подписанные распорядительные документы  незамедлительно передают в управление делами для регистрации и отправки в 3-х дневный срок непосредственным исполнителям, указанным на оборотной стороне листа согласования.[4, с.18].

Положение – правовой акт, устанавливающий  порядок создания, объем прав и  обязанностей, организацию работы структурного подразделения администрации.

Положение подписывается и утверждается руководителем структурного подразделения.

Приказ – правовой акт, издаваемый главой администрации, для решения  основных и оперативных задач.

Текст приказа, как правило, состоит  из 2-х частей: констатирующей и распорядительной, или только распорядительной, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

При составлении приказа используется форма изложения текста от первого  лица единственного числа.

Для приказов по личному составу  дополнительно к номеру приказа  через тире присоединяется буквенный  индекс «л».

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, конференциях.

Письма – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой). (Приложение К, Л).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Текст докладной записки состоит  из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ, во второй – выводы и предложения.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод по какому-либо документу  или вопросу.

Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленные факты и события [4, с. 25].

В администрации г. Большой Камень присутствует смешанная организационная  форма работы с документами. Часть  операций (прием и обработка поступающих  и отправляемых документов, регистрация) выполняется Управлением делами, а отдел по жилищным вопросам выполняет операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Все документы оформляются и  имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003 г. «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Поскольку администрация г. Большой  Камень оснащена компьютерными средствами, то в отделе по жилищным вопросам применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel.

Можно сделать вывод, что порядок  оформления и составления бланков  как организационных, так и распорядительных документов в отделе по жилищным вопросам в полной мере соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству в администрации закрытого административно-территориального образования г. Большой Камень.

 

    3 Организация документооборота

Движение документов в отделе по жилищным вопросам с момента их издания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Технологическая цепочка движения и обработки документов состоит  из следующих этапов:

1 приема и первичной обработки;

2 предварительного рассмотрения и распределения;

3 регистрация документов;

4 направление на исполнение  и исполнение документов;

5 оформления и удостоверения;

6 отправки.

Порядок прохождения документов и  операции регламентируются инструкцией  по делопроизводству, положениями о  структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

Входящая документация - это документы, поступающие в администрацию, проходящие первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставление исполнителям [4, с.25 ]

Поступившая в адрес администрации  корреспонденция принимается работником управления делами непосредственно  в отделении связи один раз  в день, в 10 часов.

Телеграммы доставляются в администрацию  работниками отделения связи  по мере их поступления.

Прием и первичную обработку  документов производят в канцелярии управления делами администрации городского округа ЗАТО Большой Камень Приморского края.

Схему поступления документов можно  изобразить в виде таблицы (Приложение М).

 При приеме документов проверяется правильность доставки, при вскрытии конвертов устанавливается наличие вложенных в них документов и приложений, конверты с надписью "лично" не вскрываются. При поступлении повторного документа к нему прилагаются полученные ранее документы. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним сообщается об этом отправителю. Конверты уничтожаются кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправления и получения документа.

На полученном документе в правом нижнем углу первого листа проставляется  регистрационный штамп, фиксирующий  факт и время поступления документа  в администрацию города.

Регистрации не подлежат поступающие  книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция.

Корреспонденция, адресованная непосредственно  комитетам, управлениям и отделам администрации, регистрируется в структурных подразделениях самостоятельно ( в журналах).

Данные о зарегистрированных документах хранятся в журнальном варианте в  управлении делами не менее 5 лет [4, c.27]

После регистрации документы передаются главе муниципального образования города и его заместителям согласно Регламенту администрации.

В том случае, когда в поступившем  документе имеется ссылка на другие документы, последние передаются руководству  администрации вместе с поступившим  документом. После возвращения документов от руководства содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей переносятся в компьютерный банк данных. Затем документы передаются непосредственно исполнителям. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Делопроизводство в отделе по жилищным вопросам ведет должностное лицо, на которого возлагаются следующие  функции:

1 прием, учет, т.е. регистрация и распределение поступающих в отдел документов;

2 передача документов на рассмотрение  руководителю отдела и после получения соответствующей резолюции-исполнителю;

3 учет и регистрация исходящих из отдела документов, проверка правильности оформления и их отправка;

4 контроль за прохождением документов  в отделе по жилищным вопросам;

5 подготовка руководству отдела информации об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

6 ввод в электронную базу  данных информации о ходе и  результатах исполнения документов;

7 контроль за своевременным  направлением в дела исполненных  документов;

8 разработка номенклатуры дел отдела по жилищным вопросам;

9 формирование, оформление, учет, хранение  и обеспечение использования  дел в процессе делопроизводства  и законченных делопроизводством,  подготовка и своевременная передача  дел на архивное хранение  в  архив администрации;

10 прием и передача служебной  информации по средствам факсимильной  связи;

11 организация использования в  отделе средств копировальной  техники;

12 подготовка заявок на получение,  учет и выдачу в отделе канцелярских  принадлежностей.[7, с.21].

Для учета и регистрации документов применяются специальные формы журналов (регистрационные карточки) и средства ЭВТ.

Все исходящие, входящие и внутренние документы, а также предложения, заявления и жалобы подлежат количественному  учету.

Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

Контроль исполнения включает в  себя: постановку на контроль, предварительную  проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом "контроль".

Контроль за исполнением  документов организует управляющий  делами администрации города.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты регистрации или даты подписания (утверждения) документа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем. Исходя из срока, установленного организацией, направившей документ или сроков, установленных законодательством, документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в  указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются  в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции  руководителя и фиксируется в  регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока  исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на имя  руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого  срока. Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его исполнение имеет право только автор документа.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель или по его  поручению служба документационного  обеспечения. Снятие документа с  контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата.[4, с.33]

В отделе по жилищным вопросам все  правила организации документооборота соблюдаются. Хотелось бы отметить также, что компьютерные технологии во много раз уменьшили время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что повлияло на качество принимаемых решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Организация работы с письменными и устными обращениями                 

граждан

Основные требования к организации  рассмотрения обращений граждан, правила  ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрацию устанавливает Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа ЗАТО Большой Камень и ее структурных подразделениях.

Способы направления обращений  гражданами: