Отчет по практике в администрации городского округа ЗАТО Большой Камень Приморского края

- лично в приемную администрации;

- почтовым отправлением в адрес администрации;

- в ходе личного приема граждан;

- по каналам факсимильной связи;

- в «Интернет-приемную» на официальном сайте администрации в сети Интернет;

- в адрес электронной почты, установленный администрацией.

Информация  о порядке исполнения функции  по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях администрации;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

Сведения о  месте нахождения администрации, полный почтовый адрес, контактные телефоны, телефоны для справок требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте, размещаются:

- на Интернет-сайте администрации (http://www.bk.pk.ru);

- на информационном стенде в администрации.

При ответах  на телефонные звонки работники администрации  подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок. Во время разговора необходимо произносить слова четко, без больших пауз, лишних оборотов и эмоций.[8, с.13]

Если работник, принявший звонок, не имеет возможности  ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

. Исполнение  функции по рассмотрению обращений  граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.

В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен главой городского округа, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.

Рассмотрение  обращений граждан, содержащих вопросы  защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и  иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

Исполнение  функции по рассмотрению обращений  граждан включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация поступивших обращений;

- направление обращений на рассмотрение;

- рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации;

- организация личного приема граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращения граждан;

- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан;

- порядок обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц в ходе исполнения функции;

- снятие с контроля обращений граждан (Приложение Н).

Все письменные обращения, поступившие от граждан, подлежат обязательной регистрации в управлении делами администрации в базе данных автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в день поступления.

Максимальный  срок административной процедуры не должен превышать 15 минут на одно обращение.

После регистрации  обращение передается должностному лицу в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами администрации.

Максимальный срок выполнения действия составляет 3 дня с момента поступления обращения [8,с.14].

Поступившие должностным лицам администрации обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращений.

Рассмотрение обращения может  быть поручено в виде резолюции должностным лицом администрации соответствующему уполномоченному органу, управлению или отделу администрации или конкретному должностному лицу.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

Организацию личного приема граждан в администрации городского осуществляет управление делами администрации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не должен превышать 20 минут на одного гражданина.

На контроль ставятся обращения, в  которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе администрации, ее структурных подразделениях, должностных лиц, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации.

Ответы на обращения  граждан подписывают руководители и должностные лица в соответствии с закрепленным постановлением администрации городского округа ЗАТО Большой Камень распределением обязанностей между должностными лицами администрации.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 3 дней с момента подписания ответа на обращение.

Справочную  работу по исполнению функции ведет  управление делами администрации, а непосредственно в подразделениях администрации – специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан.

Максимальный срок выполнения административной процедуры не может превышать 5 минут [8, с.15].

Можно сделать вывод, что делопроизводство по обращениям граждан занимает одно из важнейших мест и будет всегда актуален, так как является важным источником информации, полезной для решения государственных вопросов и средством защиты прав и свобод человека, содержит сведения о процессах, происходящих в обществе, об отношении граждан к органам государственной власти.

 

5 Классификация и систематизация документов, формирование дел

Номенклатура дел - это систематизированный  список наименований дел, заводимых  в администрации города, с указанием сроков их хранения и оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел служит для  распределения и группировки  исполненных документов в дела, для  установления сроков их хранения, в  качестве схемы построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве администрации для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

Номенклатура дел оформляется  в порядке, установленном Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) [5, с.23]

Номенклатура дел администрации  согласовывается с архивным отделом  администрации города и после  этого утверждается руководителем  администрации.

Утвержденная сводная номенклатура дел действует в течение  ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменений в структуре и функциях администрации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и вводится в действие с 1 января следующего года. Согласованный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и вносится в опись дел постоянного хранения по году согласования.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются наименования структурных подразделений администрации, расположенные в соответствии с утвержденной организационной структурой администрации.

В сводную номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, отражающие документированные участки  работы администрации города.

Не включаются в номенклатуру дел  печатные издания, брошюры, справочники и другие подобные документы.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь свой индекс. Индекс состоит  из обозначения структурного подразделения  и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения администрации.

Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера.

На начало года в структурных  подразделениях администрации заводятся  дела, предусмотренные номенклатурой, на которых указываются номер  дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела.

По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры дел  делается итоговая запись о количестве заведенных дел [4, с.36-37].

В отделе по жилищным вопросам существует индивидуальная номенклатура дел (Приложение П)

Формирование дел- группировка  исполненных документов в дела в  соответствии с номенклатурой дел.

Формированием дел занимаются специалисты  администрации.

При формировании дел необходимо выполнять  следующие правила:

- в деле размещаются только подлинные документы;

- в деле не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату;

- документы должны быть правильно оформлены (наличие подписей, даты, регистрационного номера, и т.д.), неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются;

- документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела;

- дело не должно содержать более 250 листов;

- дела документов с постоянным сроком хранения формируются только из первых экземпляров документов, подписанных подлинно главой администрации города или заместителями, исполняющими обязанности главы;

- документы аппарата администрации группируются в дела за один календарный год [4, с.38]

Исключение составляют переходящие дела (личные дела и карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью.

Расположение документов внутри дел  производится в логической последовательности решения того или иного вопроса, по хронологии (по датам подписания, поступления, исполнения).

При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы находятся в  начале дела.

Постановления и распоряжения располагаются  в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

В администрации города создаются  и отдельно формируются три вида распоряжений:

1 распоряжения по основной деятельности - срок хранения постоянно;

2 распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет;

3 распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 5 лет.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Предложения, заявления, жалобы граждан  формируются в отдельные дела. Заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению - срок хранения 5 лет.

Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической  последовательности. Документ-ответ  помещается за документом-запросом. При  возобновлении переписки по определенному  вопросу документы включаются в  дело текущего года с указанием индекса за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

Переписка с вышестоящими учреждениями группируется по вопросам.

Справки, информации, отчеты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность администрации, формируются в самостоятельное дело со сроком хранения "Постоянно" [4, с.39].

Формирование дел способствует оперативной обработке и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает порядок в администрации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         6 Подготовка документов к последующему хранению и   

         использованию

Подготовка дел к последующему хранению и использованию включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив администрации.

Экспертиза ценности документа - это  определение политического, исторического, практического и иного значения документов в целях отбора их на хранение и установления срока хранения [6, с.53].

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией администрации (ЭК). Она  назначается распоряжением главы администрации в составе 3-5 человек. Членами комиссии являются работники аппарата администрации города и ее подразделений, хорошо знающие делопроизводство. Руководит работой комиссии управляющий делами администрации города. На заседание экспертной комиссии может приглашаться в качестве эксперта начальник архивного отдела администрации города. Работа комиссии организуется в соответствии с положением о ней, утвержденным главой города и согласованным с архивным отделом.