Отчет по производственной практике в Средняя школа № 44 г. Петропавловска

Текст автобіографії викладається від першої особи, але не потрібно зловживати займенником "я".

Інформацію слід подавати вичерпно, точно, стисло, приділяти основну увагу фактам, а не вдаватися до міркувань та опису подій. Кожне нове повідомлення слід писати з абзацу і не допускати виправлень. (Додаток Б)

 

 

2.3. Оформити заяву про  прийом на роботу секретарем  керівника (у тексті звіту описати  документ «Заява», основні реквізити  та вимоги до їх оформлення)

 

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні і зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті.

Заяви бувають:

• зовнішні:

• особисті, у яких обов'язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);
• службові, у яких подається повна поштова та юридична адреса установи, підприємства з усіма належними реквізитами.

• внутрішні, де не є обов'язковими викладені вище вимоги.

Реквізити: У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

• адресат(назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява);

Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).

• адресант(назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по-батькові, адреса того, хто подає заяву. Якщо заява адресується до тієї організації, де працює адресант, домашню адресу не зазначається. (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою);

• назва виду документа;

Нижче реквізиту адресат посередині рядка слово "Заява" пишеться з великої літери й крапка не ставиться.

• текст; З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.
• підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження її правомірності. Цей реквізит застосовується у написанні складної заяви.

Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

• дата;
• підпис.

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Розрізняють заяви за видами:

• про прийняття на роботу;
• про переведення на іншу роботу;
• про надання відпустки;
• про звільнення та інші. (Додаток В)

 

 

2.4. На підставі схеми «Структура підприємства» оформити «Перелік співробітників» вашого підприємства.

 

Додаток Ґ

 

 

 

2.5. Оформити наказ о  прийняті на роботу секретарем керівника.

 

Накази по особовому складу — це кадрові документи, які регламентують питання прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання різних відпусток, стягнення, заохочення, відрядження.

У порівнянні з наказами з основної діяльності складання і оформлення наказів по особовому складу має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: «По особовому складу». Констататуюча частина може опускатися. У розпорядчій частині пункти розміщують у певній послідовності:

а) призначення на посаду;

б) переведення;

в) надання відпустки;

г) звільнення з займаної посади;  3

д) зміна прізвища тощо.

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформлюють, як правило, окремими наказами.

За формою накази повинні бути однаковими. Це полегшує використання їх з метою довідки. Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити подяку та ін.) і пишеться великими літерами. Великими літерами також з нового рядка зазначаються прізвище, ім'я і по батькові особи, а потім іде текст пункту. Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. Наказ вступає в силу з моменту його підписання. Однак, окремі пункти можуть мати свої терміни вступу в силу. Якщо терміни не зазначені, то вони обчислюються з моменту підписання наказу.

У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити: на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформлюється на роботу; вид прийняття на роботу (на постійну — з випробним терміном, зі стажуванням тощо; на тимчасову — на певний термін, за сумісництвом та ін.); особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо). При переведенні на іншу роботу у тексті зазначається вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

 

2.6. Зареєструвати наказ у журналі реєстрації.

 

Додаток Е 
3. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

 

3.1. Описати процес приймання  кореспонденції.

 

Документообіг – це проходження документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

 

 Вимоги що пред’являються  до документообігу:

1. Прямо точність руху  документів (документ кротчайшим шляхом попадає до виконавця, поворотні переміщення документів виключені);

2. Розподіл документів  між керівниками і фахівцями  згідно з їх функціональними  обов'язками;

3. Необхідне переміщення  документів (дублювання, позбавлення  інстанції і дії виключені);

4.Одноманітність маршруту  рух документів і технічних  операцій з ними, однократність  кожної операції.

Документообіг складається з наступних потоків:

1. документів що надходять (вхідних) (документи вищестоящих  органів 

управління, підвідомчих організацій, непідлеглих установ, представлені

постановами, рішеннями, наказами, вказівками, інструктивними листами,

запитами, звітами, довідками, листами, актами і заявами громадян);

2. Вихідних документів (що  відправляються) (передають інформацію 

вищестоящим або нижчестоячим організаціям, непідлеглим установам,

громадським організаціям і окремим громадянам в формі листів,

розпорядливих документів, звітів, висновків, довідок і т. д.);

3. Внутрішніх документів (забезпечують рішення задач в  межах даної 

організації у вигляді протоколів, актів, доповідних записок і т. д.).

 Кореспонденцією займається  секретар або спеціальний відділ. Первинна 

обробка що поступила полягає в перевірці правильності доставки повідомлень.

Помилково доставлену кореспонденцію повертають в поштове відділення.

 Не розкривають конверт  з поміткою «ОСОБИСТО» і адресовані  громадським організаціям.

Перевіряють цілісність вкладень, адресу, кількість листів документа і

додатків. Якщо виявляють некомплектність або пошкодження документа, то на нижньому полі останнього листа і в журналі (картці) реєстрації і в графі 

«ПРИМІТКА» роблять відповідну відмітку і повідомляє кореспондента. При

необхідності складає «Акт про недостачу вкладень в конверт». Якщо конверт пошкоджений при необхідності складаємо «Акт пошкодження конверта».

Конверт від кореспонденції, що поступила знищують, крім тих випадків, коли по конверту можна визначити адресу відправника, дату відправки і отримання документа. Зберігають також конверти листів громадян.

На стадії попереднього розгляду документа сортують на ті, що реєструються згідно з переліком документів, що не реєструються (у кожної організації свій перелік).

Примірний перелік документів, що не подлягають реєстрації службою діловодства:

1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

2. Зведення та інформація, надіслані до відома.

3. Навчальні плани, програми (копії).

4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій  тощо.

5. Прейскуранти (копії).

6. Норми витрати матеріалів.

7. Вітальні листи і  запрошення.

8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

9. Наукові звіти за  темами.

10. Місячні, квартальні, піврічні  звіти.

11. Форми статистичної  звітності.

12. Договори.

 

Документи розподіляють на групи:

- документи, адресовані керівництву  або без вказівки структурного  підрозділу;

- додатку, скарги, заява громадян;

- документи, адресовані структурним  підрозділам.

Для того щоб виконати роботу по сортуванню документів, треба добре знати функції структурного підрозділу, коло посадових обов'язків керівників і фахівців.

Керівнику і його заступникам направляють найбільш важливі документи

з принципових питань робіт організації. Пропозиції, заяви і скарги передають посадовій особі, в компетенцію якого входить остаточне розв'язання питання, порушеного в листі.

 Для зручності обробки  документів секретар може мати  папки з різними призначеннями: «До виконання», «Терміново» і  т. п. Зручно для цього використати  папки різних кольорів.

 Документи, що не вимагають  прийняття рішення керівництвом, розподіляють по структурних  підрозділах, в залежності від  характеру питань.

На документах, що реєструються проставляють «відмітку про надходження», яка включає дату надходження і номер.

На документах, не належних реєстрації, на першій сторінці в правому нижньому кутку ставлять штамп з вказівкою дати надходження.

 

Розгляд документів керівництвом

(резолюція)

 Після сортування і  прославлення відмітки про надходження, документи, що вимагають розгляд  керівника, передають йому або  докладають про них.

 Якщо до документів  треба підібрати додаткові матеріали (контракти,  листи, акти), секретар  підбирає їх і передає керівнику  разом з документами, що поступили.

 Керівник розглядає  документи, як правило, в день  надходження їх в організацію. Рішення керівника по документах  відбивається в резолюції. Резолюція  відображає наступні дії: кому, що  зробити, до якого терміну, підпис  керівника і дата.

 Отримавши документи  від керівника, секретар вносить  відомості з резолюції в журнал (картку) вхідної кореспонденції. Після  цього документ передають виконавцю, вказаному в резолюції. Документи, які виконуються декількома підрозділами, передають їм по черзі або  одночасно в копіях (використовують  ксерокопіюванні).

 

Основні етапи обробки вихідних документів:

- складання проекту документа;

- узгодження проекту;

- перевірка правильності  оформлення;

- підписання або затвердження (якщо необхідно);

- реєстрація;

- відправка документа  за адресою;

- підшивка другого примірника  в справу.

 

Проект документа (у відповідь або ініціативного) складають керівники або фахівці.

 Проект документа узгоджують  з його фахівцем, що склав, документ, керівниками зацікавлених СП, іншими  організаціями і юридичною службою.

Узгоджений проект документа представляють керівнику організації або СП для підписання разом з матеріалами, на основі яких документ готувався.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець перевіряє його зміст, додатки; секретар перевіряє правильність оформлення, наявність необхідних реквізитів. Неправильно оформлені документи відправляються на доробку виконавцю.

Підписані документи реєструють: проставляють реєстраційний номер і дату.

Далі йде відправка документа.

Вихідні документи друкують, як правило, в двох примірниках. Перший, підписаний примірник, направляють адресату, другий (відпуск) – вміщують в справу.

 

Робота з внутрішніми документами

Внутрішні документи готують, оформляють і виконують в межах самої

установи.

 Основні етапи підготовки  і оформлення внутрішніх документів:

- складання проекту;

- узгодження;

- перевірка правильності  оформлення;

- підписання;

- реєстрація.

 

Реєстрація документів

Обробляючи вхідну і внутрішню кореспонденцію, секретар або

канцелярія проводить її реєстрацію.

Реєстрація документа включає:

- проставлення дати;

- проставлення реєстраційного індексу;

- запис необхідних відомостей  про документ в реєстраційній  формі.

Головне призначення реєстрації документів:

- придання ним юридичної  сили;

- підтвердження факту  їх створення;

- підтвердження факту  їх надходження.

Мета реєстрації документів:

- забезпечення їх обліку;

- контроль;

- швидкий пошук.

Кожний документ повинен реєструватися тільки один раз.

 

Індексування документів

Індексування полягає в присвоєні документу індивідуального умовного індексу, що означає приналежність до конкретної класифікаційної групи і порядковий номер в ній.

У основі індексування документів лежить номенклатура справ організацій. Простий індекс складається з порядкового номера документа і індексу справи по номенклатурі. Складові частини індексу відділяють один від одного косою межею.

 

3.2. Скласти лист від  свого підприємства іншому за  допомогою ПК.