Лист – це поширений вид документації,
один із способів обміну інформацією.
Службові листи належать до
головних засобів встановлення офіційних,
службових контактів між підприємствами,
організаціями, установами, фірмами та
закладами. Мета їх – пояснити, переконати,
проінформувати, спонукати адресата до
певної дії.
За функціональними ознаками
службові листи поділяють на такі, що потребують
відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді,
належать:
• листи-прохання;
• листи-звернення;
• листи-пропозиції;
• листи-запити;
• листи-вимоги.
До листів, що не потребують
відповіді, належать:
• листи-попередження;
• листи-нагадування;
• листи-підтвердження;
• листи-відмови;
• супровідні листи;
• гарантійні листи;
• листи-повідомлення;
• листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють
звичайні, циркулярні й колективні листи.
Звичайний лист надсилають на адресу однієї
інстанції, циркулярний лист – низці установ,
колективний лист – на одну адресу, але
пишуть його від імені керівників кількох
установ.
Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують
на бланку або чистому аркуші
паперу. Основні реквізити листа
за державними стандартом такі:
1. Державний герб. Має
бути розташований у центрі
верхнього берега або над серединою
рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи
чи підприємства (не відтворюють,
якщо на бланку розміщено зображення
Державного герба України).
3. Зображення державних
нагород. Розташовуються у верхньому
лівому кутку на рівні реквізитів
07, 08. Код організації установи
чи підприємства. Зазначається за
ЄДРПОУ після реквізиту „Довідкові
відомості про організацію” (09).
4. Повна назва установи,
організації чи підприємства - автора
листа. Відтворюється угорі ліворуч
за допомогою штампа або друкарським
способом.
5. Назва структурного
підрозділу. Дозволяється друкувати
машинописним способом у верхньому
лівому кутку.
6. Індекс підприємства
зв'язку, поштова й телеграфна
адреси, номер телетайпа, номери
телефону, факсу. Розташовують у
верхньому лівому кутку, оформляють
відповідно до поштових правил.
Для здійснення розрахунково-грошових
операцій на бланках листів
указують номер розрахункового
рахунка у відділенні банку.
7. Дату (день, місяць, рік) записують
здебільшого словесно-цифровим способом
(24 серпня 2002 р.). На бланках дату
листа ставлять ліворуч угорі
на спеціально відведеному для
цього місці. Якщо лист написаний
не на бланку, то дату вказують
під текстом зліва.
8. Адресат. Листи адресують
організації, установі чи підприємству,
службовій або приватній особі.
Назву установи і структурного
підрозділу подають у називному
відмінку, а найменування посади
й прізвище – у давальному.
9. Будь-який службовий
лист повинен мати заголовок
до тексту, що містить стислий
виклад його основного змісту.
Він має точно передавати зміст
листа і відповідати на питання
«про що?», наприклад: Про постачання автомобілів.
Якщо в листі порушено кілька
взаємопов'язаних питань, то заголовок
може бути узагальненим, наприклад: Про
взаємодопомогу і співпрацю. Наявність
заголовка значно полегшує роботу з листом
на всіх етапах його проходження – від
реєстрації в установі – адресанті до
направлення його до справи після і виконання
в установі – адресаті.
Запам'ятайте!
Заголовок до тексту
службового листа оформлюють
від межі лівого берега без
відступу; максимальна довжина рядка
– 28 друкованих знаків. Крапка в
кінці заголовка не ставиться.
11. Текст листа складається
з двох частин: опису фактів
або подій, що послужили підставою
для написання листа; висновків
і пропозицій.
12. Позначення про наявність
додатка роблять ліворуч під
текстом із нового рядка.
13. Підписує службовий
лист переважно керівник установи,
його заступник чи керівник
структурного підрозділу. Якщо лист
написано на бланку установи,
то зазначають лише посаду, ініціали
та прізвище особи, яка підписує лист (назву
установи не повторюють).
Оформлення листів
Службові листи друкують
на комп'ютері, друкарській машинці
або пишуть на спеціальному
бланку листа лише на одному
боці. Певна річ, на бланку друкують
тільки першу сторінку листа,
а подальші – на чистих аркушах.
Для зручності з обох боків
сторінки залишають береги: лівий
– не менш як 30 мм; правий –
10 мм; верхній і нижній – 20 мм.
Текст листа друкується
через півтора інтервали. У тексті
не повинно бути виправлень
чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного
через копіювальний папір, тому що це свідчить
про неповагу до адресата.
Прийнято відповідати на листи
якомога швидше. Фахівці з культури ділового
листування конкретизують термін написання
відповіді адресатові залежно від змісту
листа.
Правила ввічливості
вимагають відповісти на одержаний
лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує
докладного розгляду, слід упродовж трьох
днів повідомити, що лист одержано, й дати
остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати
упродовж 8 днів від моменту отримання
повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається
протягом 10 днів після сумної події.
Скласти лист (Додаток
Є)
4. ПРОЦЕС ПІДГОТОВКИ
ЗАСІДАНЬ І НАРАД. ВЕДЕННЯ ПРОТОКОЛІВ.
4.1. Оформіть протокол
засідання або наради підприємства.
Протокол — це один з найпоширеніших
документів колегіальних органів. У ньому
фіксують хід і результати проведення
зборів, конференцій, засідань, нарад.
У протоколах відбиваються всі виступи
з питань, що розглядаються, і рішення,
ухвалені в результаті обговорення. Вони
оформляються на підставі записів і стенограм,
зроблених у ході засідань.
Протокол веде секретар або
інша спеціально призначена особа. Протоколи
загальних зборів (нарад) підписують голова
й секретар, а протоколи засідань комісій
— усі члени президії.
За обсягом фіксованих даних
протоколи поділяють на:
Стислі, в яких записано лише
ухвалу або поширену резолюцію, а також
зазначено номер, дату, назву організації,
кількість присутніх, порядок денний.
Під рубрикою «Слухали» — назва питання,
хто висловився.
Повні, в яких записуються виступи
доповідачів та інших учасників зборів,
нарад, засідань. У докладний протокол
заносять також запитання доповідачеві
та конспективний запис виступів під час
обговорення.
• витяг з протоколу — коротка
форма повного протоколу. У витягу вказують
прізвища та ініціали тих, хто виступив
(без викладу виступів), а також зміст прийнятих
рішень. Витяг із протоколу підписують
голова й секретар засідання. У протоколі
роблять помітку про зроблений витяг,
а також зазначають, кому його вручено
чи надіслано.
Стенографічні, де всі виступи,
репліки, запитання й відповіді записуються
дослівно. Якщо хід засідання стенографується,
зміст виступів до протоколу не заноситься;
розшифрована та оформлена належним чином
стенограма додається до протоколу.
Коли хід зборів, нарад, засідань
фіксується на магнітній плівці шляхом
запису на магнітофоні чи диктофоні, після
засідання записані на ній тексти виступів
передруковуються і заносяться до протоколу.
Протокол має такі реквізити:
1. Назву виду документа, яку
пишуть посередині рядка;
2. Порядковий номер протоколу;
3. Назва зборів, конференції,
засідання, наради із зазначенням їх характеру
(загальні збори, виробнича нарада, розширена
нарада);
4. Назва установи, підприємства
чи організації, де відбулися збори, конференція;
5. Дата проведення зборів, засідання,
наради, яку пишуть нижче від назви організації
з лівого боку. У цьому ж рядку з правого
боку пишуть місце проведення (назву міста);
6. Кількісний склад учасників,
який пишуть з нового рядка. У разі великої
кількості присутніх на засіданні їх список
складають окремо й додають, а в протоколі
зазначають лише загальну кількість. Якщо
кількість учасників сягає 10 —12 осіб,
то вказують усіх присутніх;
7. Посади, прізвища, ініціали
керівників зборів, конференції, наради
(голови, секретаря, членів президії);
8. Порядок денний, тобто питання,
що їх розглядають на зборах, нараді або
конференції. Питання у порядку денному
формулюють у називному відмінку;
9. Текст;
10. Перелік додатків до протоколу
із зазначенням кількості сторінок;
11. Підписи керівників зборів,
засідання, конференції (голови й секретаря).
Основний текст протоколу поділяється
на розділи, які відповідають пунктам
порядку денного. Кожний розділ містить: «Слухали», «Виступили»,
«Ухвалили».
Слово «Слухали» друкується
великими літерами, після нього ставиться
двокрапка. У наступному рядку з абзацу
вказують ініціали та прізвище доповідача
(у називному відмінку), тему доповіді.
Далі викладається основний зміст доповіді
або вказується, що текст додається.
Так само оформляється розділ
«Виступили».
У розділі «Ухвалили» повністю
записується прийняте рішення, яке може
складатися з одного чи кількох пунктів
або з констатуючої частини й резолюції.
Якщо на зборах проводяться
вибори таємним голосуванням, результати
оформляються окремими протоколами лічильної
комісії: в одному зазначається склад
комісії, а в другому — результати голосування.
Результати голосування з кожної
кандидатури записуються так: 1. За Васшишина
Ю. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався
— 1.
Текст протоколу має бути точним,
лаконічним, складеним на основі виступів,
повинен усебічно характеризувати обговорюване
питання з додержанням змісту й форми
викладу, позиції учасників сторін.
Протоколи групуються у хронологічному
порядку і за номерами, документами, що
стосуються одного протоколу, — за порядком
денним.
Рішення колегіальних органів
доводяться до виконавців і організацій,
що належать до сфери управління установи,
через надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ впроваджується
в життя наказами керівника установи.
Додаток Ж
4.2. Оформити витяг з
протоколу пункту ПОСТАНОВИЛИ
Витяг
з протоколу — це певна частина (уривок)
протоколу, що відображає конкретне окреме
питання порядку денного, оформлена належним
чином.
Документи підлягають завіренню.
Один із наймасовіших видів
документів, що надсилається (передається)
окремим посадовим особам (установам).
Реквізити витягу із протоколу
аналогічні реквізитам протоколу. Окрім
того є відмітка про завірення копії та
відмітка про виконання.
Реквізити:
1. Назва й номер документа.
2. Назва колегіального
органу, засідання, наради.
3. Дата.
4. Питання порядку денного.
5. Текст з цього питання.
6. Підписи голови й
секретаря
У витягу вказують прізвища
та ініціали тих, хто виступив (без викладу
виступів), а також зміст прийнятих рішень.
Витяг із протоколу підписують голова
й секретар засідання. У протоколі роблять
помітку про зроблений витяг, а також зазначають,
кому його вручено чи надіслано.
Рішення колегіальних органів
доводяться до виконавців і організацій,
що належать до сфери управління установи,
через надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ впроваджуються
в життя наказами керівника установи.
Додаток З
5. ОФОРМЛЕННЯ ДОВІДОК
НА ПІДПРИЄМСТВІ
5.1. Описати документ «Довідка»,
основні реквізити та вимоги
до їх оформлення.
Довідка - це службовий документ, який
містить опис та підтвердження тих чи
інших фактів або подій.
Розрізняють внутрішні та зовнішні
довідки.
Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені
результати виконання яких-небудь службових
робіт, проведення досліджень або перевірок,
впровадження новітньої техніки та технологій
тощо, їх складають у відповідь на запит
керівництва і подають у визначений термін.
Внутрішню довідку складає один працівник або
комісія, до складу якої входить певна
кількість працівників організації. Текст
такої довідки має стосуватися одного
питання службового характеру. Стислий
виклад тексту подають у заголовку, який
має відповідати на питання про що? Якщо
є необхідність подати інформацію з кількох
не пов'язаних між собою питань, то складають
відповідну кількість довідок з кожного
питання. Внутрішню довідку, підготовлену
комісією, оформлюють на загальному бланку
організації або на чистих аркушах паперу
формату А4 з відтворенням таких реквізитів:
- 07 - назва організації;
- 10 - назва виду документа (ДОВІДКА);
- 11 - дата документа;
- 12 - реєстраційний індекс документа;
- 14 - місце складання або видання документа (вказують, якщо воно
- не входить до назви організації);
- 19 - заголовок до тексту документа;
- 21 - текст документа;
- 23 - підпис (голови та всіх інших членів комісії);
- 29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
- 30 - відмітка про наявність документа в електронній формі (вказують у
- разі потреби).