Оферта, акцепт и гарантийное письмо как виды деловых писем

     Если  в письме гарантируется оплата, автор  должен сообщить свои банковские реквизиты.

     Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных  случаях нормативными правовыми  актами утверждены унифицированные  формы гарантийных писем, которые  следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации [6,11].

     В написании гарантийного письма нет ничего сложного, нужно лишь сознательно и ответственно подойти к делу. 

2.2. Взаимодополняющие документы в коммерческой деятельности организаций: оферта и акцепт

     Письмо-оферта –  это предложение товаров  и услуг определенному лицу или кругу лиц с целью заключения сделки [9].

     Оферта  – это формально оформленное  письмо юридическому или физическому  лицу о каком-либо заключении договора, где указываются необходимые для этого важные условия [17]. Письмо-оферта направляется оферентом – это лицо, сделавшее предложение, определенному кругу лиц или одному определенному лицу и должно содержать все параметры договора, то есть финансовые условия, интервалы, номенклатуру товара, цену или количество. Само предложение, оглашенное в письме, должно быть достаточно определенным и полностью выражать намерения оферента.

     Цель  письма – это предложение одной из сторон выгодных условий в сотрудничестве, в результате чего может быть осуществлена сделка, которая принесет обеим компаниям неплохие дивиденды.

     В письме обычно указываются основные условия сделки: если это предложение торгового контракта, то обсуждается наименование товара, его количество, качество, условия и сроки поставки, оплаты, способы доставки продукции и другие организационные моменты. Если коммерческие отношения между будущими партнерами находятся лишь в стадии зарождения, то письмо-предложение может носить менее глобальный характер. Например, в документе может содержаться лишь призыв к сотрудничеству и основные аспекты выгодных операций, без конкретного указания деталей будущих сделок [7].

     Письмо-оферта вступает в действие и приобретает  силу только тогда, когда оно получено его адресатом, однако до тех пор, пока договор не будет заключен, такое письмо может быть отозвано, если сообщение об отзыве было получено адресатом письма-оферты до отправления ним акцепта. 

     Оферта  предполагает заключение гражданско-правового  договора одного физического лица с  другим и может отличаться от обычного рекламного проспекта содержанием  в своем составе конкретных условий, это может быть стоимость продукции, сроки передачи определенного товара, а также прочая коммерческая информация не маловажная для получателя оферты [7,8]. 

     Также стоит знать, что оферты делятся  на два вида: публичные и свободные [7,12].

     Публичная оферта это некая реклама услуги или товара во всевозможных средствах  массовой информации. Другими словами  можно сказать, что прямое назначение публичной оферты это реклама, адресованная какому-то неопределенному кругу  людей, а также может содержать в себе все важные условия договора. Акцептом такой оферты является лицо, обязанное ответить на предложение и изложить свое решение по поводу ранее предоставленных условий.  Даже текст договора, который компания размещает на своем официальном сайте и адресует всем заинтересованным особам, можно назвать публичной офертой. Это предложение не имеет конкретного адресата, поэтому рассылается всем потенциальным компаньонам в зависимости от характера предложения. Например, если компания заинтересована в дополнительных средствах, публичная оферта будет высылаться банкам, если в новых рынках сбыта своей продукции – торговым компаниям, если компания желает расширить производство – заводам-изготовителям и т.д. 

     Принятие  заявки на сотрудничество (акцепт публичной  оферты), означает, что с этих пор  партнеры должны выполнять заявленные в договоре обязательства.

     Также существует свободная оферта, которая  по своей сути может выдаваться нескольким покупателям на одну и ту же продукцию  или услуги, то есть она не связывает  своим предложением продавца и не устанавливает сроки для ответа как таковые. 

     Отличительными  признаками любой оферты является достаточная  определенность, выражение намерений  лица о том, что оно может считать  себя заключившим договор с продавцом  или адресатом, а также содержание всех основных условий [7,12].

     До  заключения письменного договора на условиях, обговоренных в оферте (то есть по сути, ее можно назвать проектом договора), требуется подтверждение  акцепта. Это можно сделать несколькими  способами: например, осуществить первую проплату, прислать свои платежные  реквизиты и т.д.

     В письменном виде письмо-предложение  можно оформить, как проект договора, который направляется одной стороной другой. 
Получив такого рода письмо, адресат обязан в определенные сроки составить ответ, и указать в нем моменты, которые его не устраивают, либо отметить тот факт, что он готов к сотрудничеству и будет рад подписать подготовленный договор. Если в целом письмо-предложение адресата устраивает, но есть некоторые нюансы, которым следует уделить больше внимания, то переписка продолжается до того момента, пока все не разрешиться и у обеих сторон не останется претензий друг к другу. При написании письма-предложения нужно руководствоваться основными принципами делового письма, т. е. указывать номер и дату исходящего документа, должность и инициалы отправителя, цель и основную суть документа [13].

     Письмо-предложение  должно быть обязательно заверено подписью отправителя.

     Предложение может быть твердым и свободным. 

     Если  предложение на определенный товар  делается только одному покупателю и  указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным  условиями предложения, то оно считается твердым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.  
Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным [7,8].

     Отличительная особенность оферты – исключительная конкретность и точность в изложении условий предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т. п.). Эта особенность и определяет саму структуру и стиль письма-оферты.

В заголовке  к тексту письма употребляются стандартные выражения:

«О предложении на поставку...»

«О поставке...»  и т. п.

Важным  является и выбор наиболее удачной  формы предложения. Наименее эффективным  на практике оказывается вариант  письменного обращения, начинающийся со слов «Предлагаю (предлагаем)...». Правильным считается сделать небольшой комплимент адресату - сослаться на его безупречную репутацию, поблагодарить за проявленный интерес к вашему предложению. Поэтому начинать такое письмо следует с использованием формулировок:

«Принимая во внимание многолетнее и взаимовыгодное сотрудничество ...»

«Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем...» и т. п

В тексте письма-оферты, как правило, используют следующие формулировки:

• описание предложения

«Предлагаю (предлагаем)...»

«...Вашему вниманию...»

«Имеем честь предложить...» и т. п.

• описание количества, качества продукции (товара, услуги)

«Предлагается...

...следующая  продукция...»

«Количество товара будет отвечать пожеланиям, изложенным на этот счет»

и т. п.

• стоимость и сроки поставки

 «Вы получите заказанную продукцию в течение ... дней с момента...»

«Условия платежа изложены подробно в прилагаемом ...»

     Поскольку оферта предполагает 

• получение ответа, то в заключительной её части часто используются следующие стандартные выражения:

«Настоящее предложение действительно до..»

«Просим прислать ответ не позднее ... с. г.»

«Просим сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара» и т.п.[7,15] 

2.3.   Акцепт и его характерные особенности

     Ответ адресата о полном и безоговорочном принятии условий, указанных в оферте, является акцептом.

     Предложение о заключении договора на других условиях может оформляться в виде нового проекта договора, письма, протокола  разногласий к проекту договора. Оферент либо соглашается с протоколом разногласий, и тогда договор  считается заключенным на условиях, изложенных в протоколе, либо отказывается от принятия новых условий, либо направляет свой протокол разногласий в ответ. Такой обмен протоколами может  происходить неоднократно, причем каждый из них считается новой офертой.

     Акцепт  может иметь форму письма, телеграммы или факта молчания (отсутствия отказа от акцепта) в различных конкретных случаях [8].

     В акцепте должно быть определено, какие  товары и услуги и на каких условиях организация хочет получить. Например: «Из Вашего рекламного объявления мы узнали, что организация «Чистый родник» занимается доставкой в офисы питьевой воды в 20-литровых пластиковых канистрах по цене 150 руб. за штуку. Мы хотели бы заключить с Вашей организацией договор на постоянное обслуживание нашей фирмы. Сообщите номер счета и отделение банка, в который следует перечислить деньги за оказанные услуги» [7,8].

     Акцепт  может быть выражен не только в  форме письменного ответа (включая  сообщение по факсу, с помощью  телеграфа и других средств связи). В случае если предложение заключить  договор было выражено в форме  публичной оферты, к примеру, путем  помещения товара на прилавок, в  витрину магазина либо в торговый автомат, акцептом могут быть фактические  действия покупателя по оплате товара. В определенных ситуациях акцептом могут быть признаны и другие действия контрагента по договору (заполнение карты гостя и получение квитанции  в гостинице, приобретение билета в  трамвае и т.п.) [7].

     Акцепт  необязательно должен оформляться  в виде письменного ответа на оферту. Согласно п. 3 ст. 438 Гражданского кодекса  РФ акцептом будет совершение акцептантом  в установленный срок указанных  действий. Такими действиями могут  быть уплата денежной суммы, отгрузка товара и т. п. 
Молчание или бездействие не считается акцептом. Однако из закона, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон может следовать иное, и тогда молчание считается проявлением воли, акцептом. Например, в соответствии с п. 5 ст. 468 Гражданского кодекса РФ покупатель, получивший товары не в том ассортименте, как это было указано в договоре, и не отказавшийся от них, считается согласившимся с полученным ассортиментом [3,7]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     В данном исследовании были рассмотрены понятия и разновидности  деловых писем, выявлены характерные особенности содержания, оформления и стиля написания оферты, акцепта и гарантийного письма как видов деловых писем, изучены определения и области применения каждого делового письма.

     Все вышесказанное позволяет заявить, что все поставленные задачи были разрешены.

     В заключении стоит отметить, что составление текста делового письма  – всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было –  регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Литература 

1. ГОСТ  Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
3. Гражданский Кодекс Российской Федерации.
4. Дарбишева, Х.А. Экспрессивный синтаксис в письмах офертах [Электронный документ] / Дарбишева, Х.А. // Режим доступа: http://vestnik-samgu.samsu.ru/gum/2008web7/yaz/Darbisheva.pdf  – Загл. с экрана.
5. Сущность и классификация деловых писем [Электронный документ] / Режим доступа: http://otherreferats.allbest.ru/ethics/00056563_0.html – Загл. с экрана.
6. Гарантийное письмо [Электронный документ] / Режим доступа: http://www.reghelp.ru/regaddr/garantijnoe_pismo.shtml –  Загл. с экрана.
7. Коммерческие письма (оферты, акцепты, договорные и претензионные письма) [Электронный документ] / Режим доступа: http://www.funnycong.ru/kommercheskie-pisma/kommercheskie-pisma-oferti-aktsepti-dogovornie-i-pretenzionnie-pisma – Загл. с экрана.
8. Ведение коммерческой переписки на предприятии [Электронный документ]/Режим