Реквизиты документов

 

 

Введение

Объектом  моего реферата будут реквизиты документов, порядку оформления которых посвящена глава 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Согласно п. 35 Инструкции при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2004.

В том же порядке, как это изложено в Инструкции, я рассмотрю понятие каждого реквизита, его функциональное предназначение, место размещения и порядок оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Государственный герб Республики Беларусь

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством.

Установлено, что изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения — не более 17 мм.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Согласно п. 37 Инструкции эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь. На бланках документов без изображения Государственного герба эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом — над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

Код организации

Пунктом 38 Инструкции установлено, что код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.

Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП).

Код документа

Есть еще и такой реквизит, как код документа. Он проставляется на верхнем поле справа под кодом организации. При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы которых включены в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).

Наименование вышестоящей организации

Согласно п. 40 Инструкции при наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное наименование.

Понятно, что это касается в основном государственных органов и организаций. На предприятиях частной формы собственности, как правило, вышестоящие организации отсутствуют.

Наименование организации

В соответствии с п. 41 Инструкции наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ. Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. При этом сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне. Инструкция приводит такой пример:

Министерство финансов

 Республики  Беларусь 

Министерство по налогам

 и сборам  Республики Беларусь

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться отдельный бланк.

Опять же, что касается совместных документов, то это относится больше к государственным органам и организациям.

Наименование структурного подразделения

Пункт 42 Инструкции говорит о том, что наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения. Например, это может быть филиал или представительство, что нередко встречается и среди негосударственных юридических лиц.

Почтовый адрес отправителя

Относительно данного реквизита п. 43 Инструкции подчеркивается, что почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи. То есть указывается сразу улица (проспект, площадь и т.д.), затем номер дома, после чего идет почтовый индекс и город, если город небольшой, например, районного подчинения, то следует указать еще и область. Например: ул. Пионерская, д. 1, каб. 10, 225133. г. Пружаны, Брестская обл.

Коммуникационные и коммерческие данные

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Следует иметь в виду, что группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.

Название вида документа

Согласно п. 45 Инструкции название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. То есть если у вас общество с ограниченной ответственностью или унитарное предприятие, то в его компетенции издавать приказы, утверждать инструкции касающиеся деятельности организации, но это никак не могут быть законы или указы или еще что-то такое, что выходит за пределы вашей компетенции. В то же время подчеркивается, что на письмах название вида документа не указывается.

Следует знать, что название вида документа печатается прописными буквами без разрядки. При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), — дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) — дата утверждения.

Обратите внимание: датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

Еще один важный момент: при подготовке проекта документа: допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и ату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например: 12.12.2013 (точка после года не ставится!). А вот при оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа.

Регистрационный индекс

Согласно Инструкции регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

 

Нам представляется, что наличие в официальном документе этого «может быть» относительно индекса по номенклатуре дел искажает не только суть формулировки, но и суть делопроизводства в принципе. Потому следует изначально исходить из того, что делопроизводство и документооборот без номенклатуры дел невозможно. А если мы, имея номенклатуру дел в организации, не будем дополнять порядковый регистрационный номер документа индексом по номенклатуре дел, мы просто не будем знать, куда этот документ следует подшить, в какое дело вложить. То есть если идти от обратного, то можно сказать даже и так: зачем тогда заводить в организации номенклатуру дел, если потом не дополнять порядковый регистрационный номер документа индексом по номенклатуре дел? Если, к примеру, нам поступило письмо, касающееся не основной деятельности предприятия, а административно-хозяйственной, то только проставив вслед за порядковым номером индекс по номенклатуре мы будем видеть, куда этот документ следует определить, в какую папку. А разница в том, что переписка по основной деятельности хранится постоянно, в то время когда переписку по административно-хозяйственным вопросам можно будет, грубо говоря, выбросить по истечении 3 лет. Согласно п. 47 Инструкции на документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Выглядит эта строчка при левом поле обычно так:

На № ____________от _______________

Реквизит «Место составления или издания»

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Не на всех документах этот реквизит проставляется, но в качестве наглядного примера можно привести те же приказы руководителя организации.

 

Гриф ограничения доступа

В п. 50 Инструкции говорится, что реквизит «Гриф ограничения доступа» располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Реквизит «Адресат»

А вот что касается этого реквизита, то на нем стоит остановиться подробно. Как указано в п. 51 Инструкции, адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Например: Министерство юстиции Республики Беларусь

При адресовании  документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.

Например: Министерство юстиции Республики Беларусь 

Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

Например:   Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь

 Начальнику  управления контроля, делопроизводства  и материально-технического обеспечения

Кондакову Н.В.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например: Директору Государственного архива Минской области

 Кушновой Е.В.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например: Республиканские органы государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:  Руководителям республиканских органов государственного управления

Что касается почтового адреса, то он, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту. При этом подчеркивается, что почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:  Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

 ул. Кропоткина, 55

220002, г. Минск

А вот на документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. При этом оговорено, что для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

Стоит обратить внимание на порядок оформления реквизита «Адресат» при адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю. В этом случае в вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем — почтовый адрес.

Например: Столяровой Н.М.

 ул. П.Глебки, д. 15, кв. 26

223120, п/о Логоза

 Логойского  р-на

 Минской обл.

Также следует обратить внимание на требование Инструкции о том, что реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. При этом слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. А вот при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2 к Инструкции. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов. Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.