Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

И.о. директора института           личная подпись           А.К.Аверкин

В связи с применением современных  средств передачи информации может  применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим  законодательством, в частности  Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».    

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это предварительное  рассмотрение проекта подготовленного  документа. Согласование проводится с  целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений  проверяют (или оценивают) соответствующие  организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими  организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться  двумя способами:

– согласование с конкретным должностным  лицом;

– согласование, осуществляемое с  помощью другого документа (письма, протокола и др.).    

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым  согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования. 

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись  А.Г.Грязнов

Дата 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162  

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают  ниже подписи от левого поля (нулевое  положение табулятора). Если два  грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют  визой согласования документа (далее  – виза), включающие в себя подпись  и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись              А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись              А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к  документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют  в нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа  на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед  подписанием в ряде случаев согласовываются  с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости  от содержания документа может проводиться  с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может  быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном  листе. В этом случае виза оформляется  так:

Замечания прилагаются.

Личная                      Расшифровка

подпись                    подписи

Дата

Место визы – ниже подписи или  на левом поле документа на последнем  листе того экземпляра, который будет  оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений  коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа  первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших  документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.      

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись  ответственного лица проставляется  печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.)

Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как  правило, подписывается первый экземпляр  документа, а остальные не имеют  личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных  подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

- завершительную надпись «Верно»  (без кавычек) от нулевого положения  табулятора;

- наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись,  расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;          

- дату заверения, проставляется  под наименованием должности. 

Например:

Верно

Инспектор службы кадров             Личная подпись          Т.С.Левченко

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она  заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила  их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга Николаевна

422 00 00

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить  эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

Михалев

157 98 06

При размещении этого реквизита  придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка  указывается только на лицевой стороне  последнего листа документа (иначе  придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения  доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена Михайловна

933 00 00

экз. № 1 – в адрес

экз. № 2 – в отдел  № 3

экз. № 3 – в дело 13   

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе  – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после  решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует  о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в  дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03      

или:

Ответ направлен 

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03      

или:

Решено на заседании  правления.

Протокол правления  от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03