Роль документа в современном обществе

 

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

филиал «ИГУ» в г.Братске

 

 

 

 

 

 

Кафедра общегуманитарных дисциплин

 

 

 

 

Курсовая работа

 

По дисциплине: Документоведение

 

Тема: РОЛЬ ДОКУМЕНТА В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент II курса, группы ДиДОУ 06-1:                      О.Н. Попова

 

Руководитель преподаватель                                           Т.А. Махро.

 

 

 

 

Иркутск 2007

 

Оглавление

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления (ДОУ). Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ, зафиксированная в государственном стандарте - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Объектом данной курсовой работы является документ и его функции.В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в управлении. Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности.

Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» в России возник, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов «производство дела». Значение его становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» первоначально обозначал вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение дел (вопросов). Термин «дело» в значении «собрание документов», относящихся к какому-либо вопросу, стал употребляться позже.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину «документационное обеспечение управления», который вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации. Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую, составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами, как «программное обеспечение», «информационное обеспечение», «лингвистическое обеспечение» и т. п.

Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определенное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Целью   данной   курсовой    работы    является    рассмотрение роли документа в современном обществе.

 Для достижения поставленной  цели необходимо:

 1.раскрыть понятие документа в современном обществе, определить функции и свойства документов, а также его структуру,

 2.охарактеризовать унификацию документов,

             3.рассмотреть современные способы создания документов.

Роль документа тесным образом связана с функциями документа. Таким образом возникновение документа было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно – необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации.

В процессе выполнения курсовой работы использовалась учебная, научная и справочная литература.

Способами решения научно-исследовательских задач данной темы можно обозначить теоретические и эмпирические методы. Теоретические методы  дают понятие, анализ и обобщение эмпирических данных. Сбор информации, получение и фиксирование научных положений являются эмпирическими методами.

Текстовый документ сегодня является наиболее распространенной формой документов. Все форму управленческой деятельности не обходятся без создания соответствующих документов, классифицированных в соответствии с их назначением. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Данная работа содержит 31 страницу, объем источников и литературы составляет 17 экземпляров.

 

 

 

1. Документ в современном обществе

 

 

В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы — носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию.

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, Как буквы одного языка составляют алфавит, так и отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой классификации систем документации, видов и разновидностей документов, а используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

 

 

1. Документ. Эволюция термина. Предмет документоведения

 

 

I этап. Делопроизводство древнерусского государства (до 15 века). Дьяки писали документы. В принципе уже существует культура создания документа. В 10-11 веках создаются школы для боярских детей, где учили на печатника и металльника. Хранили документы в храме - это придает им юридическую силу. Появляются формулярники - пособия по ведению документов. Писали документы на пергаменте -тонко выделанной телячьей шкуре. Стирали информацию на документе, отрезали старые края, получая таким образом новый документ. Форма документов - свиток (ширина 15-17см. , длина 30см.).

II этап. 15-18 век. Приказное делопроизводство имеет следующую структуру:

Царь®боярская дума®[приказ]: приказной судья®дьяки (10 штук) ®подьячьи®®®старшие, средние и младшие.

Форма документов: свиток и реже листок, сложенный вдвое.

III этап. 17-19 век. Коллежское делопроизводство. Начинается с указа Петра, который был издан 28 февраля 1720г. «Генеральный регламент по системе делопроизводства в коллегиях». Вводится гербовая бумага.

IV этап. 19-20 век. Министерское делопроизводство. Екатериной II издается указ об учреждении министерств. Появляется акт - документ, который излагает права и обязанности.

V этап. 1917-1945гг. Первый этап советского делопроизводства. Уменьшаются размеры бумаги. 30-е гг. - утверждается термин документ.

1945г. - 1990г. Второй этап  советского делопроизводства.

1965 - создаются основные  положения единой государственной. системы делопроизводства (ЕГСД).

70-80-е гг. - создаются ГОСТы.

Термин «документ» определяют следующим образом:

Документ (от лат. «documentum»: «dokeo» - учить, извещать) - (В.И.Даль) - всякая важная деловая бумага. (1905): Документ - 1) письменный источник, имеющий юридическую силу; 2) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-либо; 3) вообще всякое письменное доказательство. (1972): Документ - деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт.

Документ (Митяев) - результат сознательного запечатления информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии при обязательной идентификации запечатленного на языке слов. ГОСТ 16487-70: документ - средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. ГОСТ 16487-83: документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи в пространстве и во времени.

Существуют следующие виды документов:

1) по происхождению: официальные  или служебные - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке: управленческие, технические и правовые; личные или персональные - официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, служебное положение или содержащий сведения биографического характера; документы личного происхождения - документы, созданные по частной инициативе;

2) в зависимости от  технологии обработки и вида  носителя информации: человекочитаемые, машиночитаемые и машинные;

3) по способу создания: рукописные, машинописные и типографические;

4) по форме изложения: индивидуальные и типовые;

5) изобразительные - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио, видео); графические - документ, в котором изображение получено посредством линий, штрихов и теней;

6) по степени конфиденциальности: конфиденциальный;

7) по срокам хранения;

8) при эксплуатации автоматизированных  СУ различают первичный документ, машинограммы и видеограммы. Первичный  документ содержит исходную информацию, для удобства записи которой на машинные носители установлен единый порядок расположения реквизитов в соответствии с технологической обработкой документов.

Машинограммы содержат информацию, полученную в результате решения управленческой задачи на ЭВМ.

Видеограмма - документ, фиксирующий промежуточный или окончательный рез-т решения управленческой задачи на рабочем месте.

 

 

2. Функции документов

 

 

Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от сознания автором, социально выработанный способ его употребления. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален - многофункционален.

Функции документов:

1.Общие:

1.1 Информационная - определяется потребностью в запечатлении информации с целью ее сохранения и передачи;

1.2 Социальная – состоит в запечатлении, сохранении и передачи соц. информации. Фальсифицированные документы тоже имеют соц. значимость;

1.3 Коммуникативная - функция передачи информации в пространстве и во времени, поддержания информационной связи между различными элементами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т.д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т.д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т.д.);

1.4 Культурная - функция закрепления и передачи культурных традиций, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и т.д.);

2.Специальные:

2.1 Управленческая - средство управленческой деятельности:

а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом;

б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной соц. роли;

2.2 Правовая - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений:

а) документ, изначально обладающий правовой функцией - документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов государственной власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы  и др.);

б) документ, приобретающий правовую функцию на время - документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т.д.;

2.3 Функция учета связана с социальной функцией, дает не качественную, а количественную характеристику информации - эта функция регистрация и регулировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной хозяйственными, демографическими и другими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет);

2.4 Функция документа как исторического источника. Данная функция изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.