35
Планирование рабочего времени
секретаря помощника зависит от стиля
работы руководителя. Порядок и технология
выполнения секретарём своих должностных
обязанностей определяются особенностями
работы руководителя и корпоративной
культурой организации. Профессиональный
секретарь в своей работе обязан учитывать
личные привычки и предпочтения руководителя.
В профессиональные задачи секретаря
входит организационно - техническое обеспечение
административно - распорядительной деятельности
руководителя.50Обязанности секретаря помощника руководителя:
проводит предварительную сортировку
документов, поступающих руководителя
на рассмотрение и подпись; собирает, обрабатывает
и систематизирует информацию, необходимую
руководителю для работы; ведёт деловую
переписку руководителя - составляет,
оформляет проекты писем и вносит в них
изменения; осуществляет контроль за правильностью
составления, оформления и написания проектов
документов, направленных на подпись руководителю;
ведёт контроль за исполнение изданных
приказов и распоряжений, а также за соблюдением
сроков выполнения указаний и распоряжений
руководителя, взятых на контроль; организует
командировки руководителя, подготавливает
для них необходимую информацию; организует
работу коллегиальных органов с участием
руководителя (например, производственных
совещаний), документирует их текущую
работу, подготавливает и оформляет итоговые
документы. В обязанности секретаря помощника
входит организация приёма посетителей.51
36
Он создаёт комфортную обстановку
в приёмной, настраивает посетителей на
конструктивный и деловой подход к решению
проблем, что позволяет сэкономить время
и моральные затраты руководителя на психологическую
адаптацию собеседника в начале деловой
беседы.52
Секретарь руководителя отвечает
за организационно - техническое обеспечение
административно - управленческой деятельности
руководителя, что является частью управленческого
процесса организации. Секретарь помощник
руководителя как ответственный исполнитель
обеспечивает принятие руководителем
качественных управленческих решений
и их своевременное доведение до исполнителя,
контролирует соблюдение установленных
руководителем сроков исполнения, принимает
участие в документировании результатов
исполнения специалистами организации
поручений руководителя.53
37
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Работа секретаря весьма многогранна.
На всех рассмотренных выше ступенях сегодня,
как показывают результаты анализа литературы,
секретари так или иначе, занимаются высоким
интеллектуальным трудом, от которого
зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Секретарь должен уметь выполнять
все виды работ: от простейших технических
до творческих. Секретарь – это высокообразованный,
творчески одаренный, высокопрофессиональный
помощник руководителя, которому он всегда
доверяет и на которого может полностью
положиться при выполнении поручений
любой сложности. Согласно данному определению
секретарь - прежде всего, это помощник
руководителя.
Государственные секретари
еще в дореволюционной России были образованными
и компетентными людьми с развитым чувством
долга и ответственности. Зная законы,
будучи инициативными и заинтересованными,
они, ко всему прочему, были также гибкими
и дипломатичными, стараясь использовать
любую возможность с тем, чтобы употребить
накопленные знания и опыт на благо государства.
Среди других личных качеств,
которые нужны современному секретарю
можно отметить и такие, как умение быстро
вникать в суть событий или явлений: общительный
характер и контактность, разумная осторожность
в принятии решений, артистизм – качество,
которое поможет секретарю преодолеть
личные эмоции ради дела, провести на хорошем
уровне прием посетителей и т.п. чувство
юмора: способность к самостоятельному
обучению, расширению кругозора.
Кроме того, следует отметить,
что секретарь должен следить за своим
внешним видом, соблюдать порядок на своем
рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой
и соблюдать требования делового этикета.
38
Информационно-документационное
обеспечение - главная составляющая секретарской
деятельности.
Результаты исследования показывают,
что работа секретаря творческая. Для
выполнения на качественном уровне всех
профессиональных обязанностей им нужны
глубокие аналитические знания в области
организации и технологии документационного
обеспечения управления.
Для эффективного выполнения
всех перечисленных функций в работе секретарей
немаловажное значение имеет умение организовать
свою работу.
Результаты анализа моего исследования
наглядно подтвердили проявление в современном
обществе тенденций усиления информационно
- документных функций в деятельности
секретаря. Поэтому важным условием совершенствования
деятельности данных специалистов выступает
регулярное повышение уровня их квалификации.
39
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ
СПИСОК
I. Источники
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения.
- М.: Госстандарт России, 1998. – 7 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной деятельности.
Требования к оформлению документов. –
М.: Изд-во стандартов, 2003. – 64 с.
II. Литература
3. Овчинникова, Т.И. Секретарь
– референт: работа творческая / Т. И.
Овчинникова // Секретарское дело. -
2001. - №5. - С. 38 - 39.
4. Байкова, И.Ю. Настольная
книга секретаря - референта / И.Ю. Байкова.-
М.:Эксмо, 2007. - 336 с.
5. Кравченя, Э. М. Настольная
книга секретаря-референта / Э. М. Кравчення,
Т.А. Цесарская. - Минск: «Тетра Системс»,
2004 . – 115 с.
6. Поспелова, Е.Н. Развёрнутая
должностная инструкция секретаря: опыт
составления / Е. Н. Поспелова // Секретарское
дело. - 2005. - №4. - С. 16 - 21.
7. Кузнецова, Т.В. Секретарское
дело / Т.В. Кузнецова. 4 - е изд., - М.: ЗАО
«Бизнес - школа «Интел - Синтез», 2001. - 328 с.
8. Теплицкая, Т.Ю. Настольная
книга секретаря-референта / Т. Ю. Теплицкая.
- Ростов на Дону: «Феникс», 2005. – 173
с.
40
9. Стенюков, М.В. Секретарское
дело / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2001. - 192 с.
10. Рогожин, М. Ю. Настольная
книга секретаря:Учебно-практич. пособие
/ М. Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,
2005. – 368 с.
11. Замедлина, Е.А. Этика и психология
делового общения / Е. А. Замедлина. М.:
РИОР, 2006. – 76 с.
12. Андреева, В. И. Энциклопедия
секретаря / В. И. Андреева, Т. А. Быкова,
Л. М. Вялова и др. - М.: МЦФЭР, 2004. –688 с.
13. Янковая, В. Ф. Как организовать
делопроизводство / В. Ф. Янковская.
- М.: МЦФЭР, 2004. – 115 с.
14. Бондарева, Т.Н. Секретарское
дело / Т. Н. Бондарева. - М.: Высшая школа,
2001.
15. . Анохина ,А.А. Секретарь на
ресепшен: как оформить? / А. А. Анохина
// Секретарь - референт. - 2008. - №1. - С. 9 -
13.
16. Рыбченкова, Т.В. Офис -
менеджер и обеспечение офиса / Т. В. Рыбченкова //
Справочник секретаря и офис – менеджера.
- 2008. - №3. - С. 72 - 76.
17. Оскерко, Т.С. Современный
секретарь. Актуализация компетенций
/ Т. С. Оскерко,С.В. Шалашень- М.: Издательство
Гревцова, 2008. – 79 с.
18. Галахов, В.В. Секретарь-референт
высокой квалификации. Организация секретарского
дела / В. В. Галахов . 2-е изд., - М.: Academia,
2010. – 56 с.
41
19. Михайлов, Ю.М. Секретарь
руководителя / Ю. М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс,
2010. – 115с.
20. Петрова, Ю.А. Секретарское
дело. Настольная книга секретаря-референта
/ Ю. А. Петрова. - М.: Омега-Л, 2008. – 336с.
1Овчинникова Т.И. Секретарь-
референт // Секретарское дело. – 2001.
– № 5 – С. 38-39.
2Там же. – С. 54.
3Байкова И. Ю. Настольная книга
секретаря – референта. – М., 2007. – 336 с.
4Стенюков М. В. Секретарское
дело. – М., 2001 – С. 192.
5Кравчення Э.М., Цесарская Т.А.
Настольная книга секретаря – референта.
– Минск., 2004. – 132 с.
6Поспелова Е.Н. Развернутая
должностная инструкция секретаря: опыт
составления // Секретарское дело. – 2005.
-№ 4. – С. 16 -21.
7Кузнецова Т.В. Секретарское
дело. – М., 2001. – 328 с.
8Теплицкая Т. Ю. Настольная
книга секретаря – референта. – Ростов
– на – Дону., - 2005. – 46 с.
9 Там же. – С. 61.
10Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. – С.
112.
11Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. – С.
192 .
12Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. – С.
199.
13Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. -
С. 268.
14Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. -С.
213.
15Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. - С.
228.
16Теплицкая Т. Ю. Указ.соч. - С.
301.
17Замедлина Е.А. Этика и психология
делового общения. – М., 2006. – 47 с.
18 Там же. – С. 37.
19Андреева В. И., Быкова Т. А., Вялова
Л.М. Энциклопедия секретаря. – М., 2004. –
688 с.
20 Там же. – С. 700.
21Кузнецова Т. В. Организация
рабочего времени и оборудование рабочего
места // Секретарское дело. – 2005. - № 4.
– С. 29 – 30.
22Там же. – С. 41.
23Кузнецова Т. В. Указ соч.
– С. 40.
24Кузнецова Т. В. Организация
рабочего времени и оборудование рабочего
места // Секретарское дело. – 2005. - № 4.
– С.33 - 34.
25Янковская В. Ф. Как организовать
делопроизводство. – М., 2004. – 17 с.
26 Там же. – С. 35.
27Бондарева Т. Н. Секретарское
дело. – М., 2001. – 115 с.
28 Кузнецова Т. В. Указ соч.
– С. 67.
29Замедлина Е. А. Этика и психология
делового общения. – М., 2006. – 208 с.
30Там же. – С. 213.
31Замедлина Е. А. Указ соч. – С.
115.
32Замедлина Е. А. Указ.соч. -
С. 125.
33Замедлина Е. А. Указ.соч.- С.
131.
34Байкова И. Ю. Указ.соч. – С. 208.
35Байкова И. Ю. Указ.соч. – С. 208.
36Рогожин М. Ю. Настольная книга
секретаря : Учебно-практич. пособие. –
М., 2005. – 368 с.
37Андреева В. И., Быкова Т. А., Вялова
Л.М. Указ.соч. – С.320.
38Андреева В. И., Быкова Т. А., Вялова
Л.М. Указ.соч. – С. 325.
39Рогожин М. Ю. Указ.соч. – С. 384.
40Анохина А.А. Секретарь на ресепшен:
как оформить? // Секретарь - референт. -
2008. - №1. - С. 9 – 13.
41Анохина А. А. Указ.соч. –
С.18.
42Рыбченкова Т.В. Офис - менеджер
и обеспечение офиса // Справочник секретаря
и офис - менеджера. - 2008. - №3 .
- С. 72 - 76.
43Рыбченкова Т.В. Указ.соч. – С.
29.
44Рыбченкова Т.В. Указ.соч. – С.
33.
45Рыбченкова Т.В. Указ.соч. – С.
39.
46Квалификационный справочник
должностей руководителей, специалистов
и других служащих ( утв. постановлением
Минтруда РФ от 21.08.1998 №37). – М.,
2005. – 218 с.
47Анохина А.А. Указ.соч. – С. 20.
48Оскерко Т. С., Шалашень С. В.
Современный секретарь. Актуализация
компетенций. – М., 2008. – 112 с.
49Галахов В.В. Секретарь – референт
высокой квалификации. Организация секретарского
дела. – М., 2010. – 315 с.
50Галахов В.В. Указ.соч.– С. 34.
51Михайлов Ю. М. Секретарь руководителя.
– М., 2010. – 187 с.
52Петрова Ю.А. Секретарское дело.
Настольная книга секретаря- референта.
– М., 2008. – 76 с.
53Басаков М. И. Делопроизводство:
Справочник для студентов вузов. – Ростов
на Дону., 2010. – 118 с.