Система научно-справочного аппарата

Содержание

Введение 2

1. Система научно-справочного аппарата 3

1.1. Классификация архивной документации. 3

1.2. Принципы построения системы НСА 4

1.3. Структура системы НСА 5

1.4. Перспективы развития СНСА 6

2. Учетные документы 8

3. Архивные справочники 10

3.1. Каталоги 10

3.2. Путеводители 11

3.3. Указатели 12

3.4. Обзоры документов 13

3.5. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов 13

3.6. Архивная историческая  справка 14

Заключение 15

Список используемой литературы 16

Приложение 17

Введение

Архивы являются хранилищами опыта  цивилизации, накопленного на протяжении веков. Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней.

Актуальность темы курсовой работы связанна с тем, что архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Практически все существующие организации  результатом своей деятельности имеют документ. Документ - результат  закрепления информации о предметах  объективной действительности и  о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях, обладающий свойством аутентичности, юридической доказательности зафиксированного в нем. Он является обязательным элементом  обеспечения деятельности государства  и создает гарантии системного знания о прошлом.

В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной власти и государственного устройства в  стране. Архивный документ - это ценный материальный носитель информации.

Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования  документов.

Целью курсовой работы является изучение научно – справочного аппарата архива как обеспечение учета, поиска, использования архивных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть систему научно справочного аппарата архива, ее структуру и принципы построения.
2. Рассмотреть элементы системы научно справочного аппарата архива.

1. Система научно-справочного аппарата

Система научно-справочного  аппарата - это комплекс взаимосвязанных учетных документов, архивных справочников, информационных документов, создаваемых для обеспечения сохранности и эффективного поиска архивных документов.

Система НСА, основываясь  на принципах историзма, всесторонности и комплексности, должна строиться с учетом системного подхода, и целостный сложноорганизованный объект, включающий необходимые подсистемы учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении. 

Систему научно-справочного  аппарата можно разделить по функциям, которые она выполняет:

1. справочники  по учету документов;
2. справочники  по содержанию документов.  

В каждой их этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива и вспомогательные, создаваемые  по мере необходимости. К основным справочникам по учету относятся книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, реестры описей, к вспомогательным – лицевой счет архива, карточки и книги учета движения фондов и др.  

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к вспомогательным  – обзоры, указатели, тематические перечни.  

Таким образом, в системе НСА каждый справочник имеет свое назначение, специфику, дополняет  другие справочники и является необходимой  составной частью СНСА. Однако при  этом необходимо заметить, что весь комплекс СНСА не всегда является обязательным для каждого архива. Количество и  состав справочников является различным. Важно, чтобы архив располагал такой совокупностью ИПС, которая позволяла бы рационально выполнять все виды работ с документами.

1.1. Классификация архивной документации.

Проблема  классификации архивной документной  информации — это стержневая проблема современной организации архивного  информационного пространства.  Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.  Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация — это сведения,  различные данные, содержащиеся в документе. В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие  из описаний,  специальных шифров и кодов, называются информацией об информации,  или вторичной документной информацией.  Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные  справочники существуют во всех государственных архивах.  К ним относятся архивные описи и архивные каталоги,  обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные  справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации)

К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры,  тематические перечни, аннотированные каталоги.

1.2. Принципы построения системы НСА

Основными принципами построения системы НСА  являются:

• взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях;
• неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников;
• преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.

Первые  два принципа необходимо соблюдать  для того, чтобы сделать поиск  более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации. Если описание и каталогизация  фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и  взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда  и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.

Третий  принцип очень важен для организации  поисковой работы. Он означает, что  к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных  и муниципальных архивах применяются  единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще  в делопроизводстве учреждений под  контролем ведомственного архива. Сводные  описи (годовые разделы) описей дел  постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК  государственного архива и хранятся в государственном архиве как  контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой  же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и  других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи  должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных  архивов.

1.3. Структура системы НСА

Система НСА подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонтальный  уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники  системы НСА подразделяются:

• справочники по учету;
• справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы).

Вертикальный  уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим  комплексам архивных документов:

• АФ РФ в целом;
• сети архивов;
• архиву;
• фонду;
• делу или отдельному документу.

В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:

• межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
• внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
• внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяет следующие требования, предъявляемые к ним:

• удовлетворят все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архиве;
• ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
• быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ независимо от способа закрепления информации;
• иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
• развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т.е. автоматизированного ввода и поиска информации.

В настоящее  время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному  подходят к созданию и усовершенствованию справочников фондов различной информативности.

1.4. Перспективы развития СНСА

Разработка перспектив дальнейшего  оптимального развития системы НСА  опирается на решение следующих  основных проблем:

• Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 
• Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа»  в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.
• Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений.
• Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться  на основе единства методов учета  и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении, что определяют следующие требования,  предъявляемые к ней:

1. удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;
2. ориентироваться в основном на тематический поиск информации;
3. быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, технических и др.), независимо от способа закрепления информации;
4. иметь единую методику составления всех типов и видов справочников;
5. развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять двойное единство:

• единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
• единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному  подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной  информативности.