Совершенствование делопроизводственного обеспечения системы управления

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре  на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

Optima Workflow

Хотя система и называется Optima Workflow , это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации  потока работ, он позволяет хранить  на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу [13, с. 270].

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений.

Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища  и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.

Как уже указывалось выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру, описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

«Евфрат»

«Евфрат» является простым  электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы [14, с. 301-303].

«Евфрат» построен в  парадигме «рабочего стола» с  папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Отличительной особенностью является возможность открыть и  просмотреть любой документ поддерживаемого  системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты.

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

  «1С: Архив» позволяет организовать централизованное хранилище всех документов организации, структурировать их по папкам-рубрикаторам и обеспечить коллективный доступ сотрудников, как по локальной сети, так и по Интернет.

«1С: Архив» обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам для просмотра и редактирования, поддерживает целостность документов при одновременном редактировании несколькими пользователями, автоматически сохраняет все версии документов.

«1С: Архив» автоматически сохраняет все версии документов и позволяет вернуться к нужной версии или сравнить любые две версии документов. Каждая версия имеет своего автора и краткие комментарии, характеризующие ее отличия от предыдущей. Полнотекстовый поиск ведется по всем версиям документа, а не только по последней.

«1С:Архив» содержит развитые средства управления правами пользователей  и позволяет установить различные  права доступа к папкам-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей. Права  доступа проверяются по 8 критериям  при выполнении любых операций с документами. Наиболее важные с точки зрения политики безопасности операции заносятся в административный протокол, подлежащий аудиту администратором.

«Дело»

Система «Дело» является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране [7, с.515]. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик - компания «Электронные офисные системы» взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Продукт поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы было совершено любое действие в организации, нужен документ, которому обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных.

Продукт в первую очередь  интересен для организаций, которые  сталкиваются с необходимостью внедрения  формализованного делопроизводства.

Выводы по ценам и  функциональным возможностям

К системам средней ценовой  категории можно отнести «ДЕЛО» и «ЕВФРАТ-Документооборот». Причем внедрение системы «ДЕЛО», последовательно  поддерживающей все стандарты российского  делопроизводства и, соответственно, имеющей ограниченные возможности адаптации, видится оптимальным при наличии в организации СУБД Oracle (к достоинствам которой можно отнести работу на всех платформах) или MS SQL Server (что может быть менее надежным и масштабируемым, но несколько более дешевым решением). Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» является более гибким и более масштабируемым за счет использования уникальной объектно-ориентированной СУБД «НИКА» (внутренняя разработка Cognitive Technologies), он полностью основан на российских технологиях и объединяет в себе простоту внедрения и использования (внедрение возможно без привлечения специалистов поставщика) с развитыми механизмами настройки процессов управления документами.

«Эффект-офис», «1С:Архив» и предшественник «ЕВФРАТ-Документооборота», «Электронный архив ЕВФРАТ», относящиеся к низшей ценовой категории, по сути, являются архивами документов, и возможности организации на их основе полноценного документооборота очень ограничены.

Выводы по сегментации  рынка

Я считаю, что внедрение новых технологий в документационное обеспечение НОУ ВПО МПСИ будет способствовать наиболее эффективному развитию и взаимодействию сотрудников как внутри организации, так и во внешнем взаимодействии. Поэтому в данном случае я предлагаю внедрить видится «ЕВФРАТ-Документооборот». Несмотря на то, что ранее торговая марка «ЕВФРАТ» относилась к системам поддержки электронных архивов, новый продукт семейства кардинально отличается от своего предшественника, является одной из наиболее развитых систем документооборота на нашем рынке и лидирует по соотношению «цена-качество», лишь по молодости проигрывая в распространенности другим системам. С выходом новой версии «ЕВФРАТ» станет серьезным конкурентом и для систем, лидирующих по функциональности.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данном курсовом проекте  была рассмотрена проблема совершенствования  делопроизводственного обеспечения  в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров». Проанализировал опыт зарубежных и  российских организаций, я пришла к  выводу, что внедрение электронных  систем документационного обеспечения является необходимым условиям успешного функционирования как организации в целом, так и ее структурных подразделений.

В главе первой были рассмотрены  основные задачи и понятия, а так  же определена  роль документационного  обеспечения в системе управления персоналом. Опираясь на опыт прошлых лет, мы видим, что документ – является необходимой единицей управления в организации. Так же  из главы второй можно сделать вывод о том, что делопроизводственные функции системы управления персоналом являются движущим элементом в организации управления, следовательно, их усовершенствование в данной экономической среде целесообразно. Рассмотрев проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях, была разработана комплексная целевая программа, которая включает в себя:

1. повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
2. установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
3. унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
4. разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
5. реализацию права на информацию юридических и физических лиц.

В третьей главе были предложенные электронные системы внедрения документооборота. В современных условиях развития, усовершенствования работы с документами и приближающемуся отказу от бумажных носителей в пользу электронных программ, оптимальным, на мой взгляд, является рассмотрение предложенного мной варианта. Так как для наиболее успешного функционирования организации и поддержания ее статуса необходимо пересмотреть сложившуюся систему документационного обеспечения в НОУ ВПО МПСИ «Отдел кадров» и постепенно заменить ее на более модернизированную систему.

Таким образом, в ходе курсового проекта мной была доказана значимость исследования и анализа различными методами обеспечивающих подсистем управления и использования результатов данных исследований для совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом в условиях изменчивости и жесткости внешней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1.. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения.-М.: Госстандарт России, 1998;

2. Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 апреля 1995 г. № 24-ФЗ;

3. Государственная система локументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991;

4. Основные правила работы ведомственных архивов. - М.: Главархив СССР 1986;

5. ГОСТ 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

6. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: АО "Бизнес-школа "Интел-Синтез". Издание второе. 1999;

7. Андреева В.И., Батюк С.Н. Инструкция по документационному обеспечению организации. - М.: АО "Технолюкс-2". 1999;

8. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд. МЭИ, - 2004;

9. Богатеев Р.Х. Основы  делопроизводства в государственном аппарате: Учебное пособие. - Казань: Изд-во Казанского университета 1989;

10. Волкова К.А. Казакова  Ф.К. Симонов А.С. Структура  производственного объединения. Положения об отделах и службах;

11. Должностные инструкции: Справочное пособие. - М.: Экономика 1999;

12. Ермакова И.Н. Артемов  О. Ю. Организационно-правовое  и документационное обеспечение  деятельности фирм.Ч.1 и 2. М.: Учебно-консультационная фирма "Ирис". - М. 2002;

13. Ермакова И.Н. Артемов  О. Ю. Фирма: Управление. Кадры.  Документы. М.: Атлант-Центр. 2003;

14. Илюшенко М.П. Основы  документооборота: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1991;

15. Илюшенко М.П. Кузнецова  Т.В. Формуляр документа: Учебное  пособие. - М.: МГИАИ 1996.

16. Кенин А.М. Печенкин  Н.С. Работа на IВМ РС. - М.: АО "Книга и бизнес" 1992;

17. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., курс делопроизводства, Москва-Новосибирск, 2003 г;

18. Кузнецова Т.В. Илюшенко М.П. Основы документоведения: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1988;

19. Кузнецова Т.В. Лосев В.И. Управленческая документация: Учебное пособие. - М.: Экономика 1995;

20. Майкл Дж. Саттон. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - СПб.: Азбука, 2002 г;

21. Степанов Е.В. Мингалев В.С. Организация и технология контроля исполнения документов: Учебное пособие. - М.: МГИАИ 1994;