Современные технические средства обработки документов

Самостоятельная архивная обработка.

При самостоятельной архивной обработке документов следует обратить внимание на несколько важных моментов.

Правильная архивная обработка перед сдачей в архив.

Все дела должны быть оформлены  в соответствии с ГОСТ и действующим  архивным законодательством РФ. Документация, оформленная ненадлежащим образом, может быть не принята в государственные  или муниципальные архивы. Документы  придется разброшюровывать, перешивать, тратить бесценное время на выполнение одной и той же задачи.

Обеспечение сохранности  документов и ограничение доступа к ним.

В процессе деятельности предприятия  накапливается документация, доступ к которой нужно ограничить. Подобного  рода документы могут содержать  государственную, коммерческую или  профессиональную тайну, поэтому они  должны храниться в условиях конфиденциальности. Утечка информации, потеря, фальсификация  документов могут привести к штрафным санкциям и существенно навредить  успешному делу.

Квалифицированное уничтожение документов

Уничтожение документов является частью процесса архивной обработки, так  как рано или поздно практически  любой организации приходится уничтожать большие объемы документации. И главное  – встает необходимость провести экспертизу ценности и правильно  выделить дела на уничтожение. Уничтожение  документов, сроки хранения которых еще не истекли, может привести к штрафам и предписаниям при аудиторских проверках.

К сожалению, не все руководители осознают необходимость архивной обработки  документов либо понимают ее крайне неоднозначно. Между тем архивация документов является неотъемлемой частью всех бизнес-процессов  организации. Когда дело доходит  до решения вопросов, связанных с  архивной обработкой документов, нередко  возникают проблемы с тем, в какой  последовательности приступить к реализации процедур, необходимых для архивации  документов.

 

2.3. Электронная  обработка документов.

К техническим средствам, применяющимся в делопроизводстве, можно отнести:

– средства составления  и изготовления документов (пишущие, диктофонные и др.);

– средства репрографии  и оперативной полиграфии;

– средства обработки документов (склеивающие, скрепляющие, штемпелюющие и др.);

– средства хранения, поиска и транспортировки;

– средства связи; и др.

В настоящее время для  рационализации управленческих процессов  на предприятиях, в учреждениях и  организациях применяются различные  программные средства, предназначенные  для полной или частичной автоматизации  документационного обеспечения  управления (ДОУ). Все чаще для решения  различных управленческих и производственных задач используют локальные компьютерные сети. Их установка и программное  обеспечение законодательно не регламентированы. Каждая организация сама приобретает  офисные программные продукты, предназначенные  для автоматизации документационного  обеспечения управления исходя из своих  материальных, финансовых и интеллектуальных возможностей. ⁴

Выбор программного продукта – сложный и трудный процесс, так как для конкретной организации  может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той  или иной системы, а только некоторые  из них. Поэтому при выборе системы  автоматизации ДОУ следует производить  её оценку с точки зрения пригодности  для автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися  технологиями делопроизводства фирмы. Требуется также оценка функциональных характеристик систем по их программной  реализации и стоимостным показателям. Создание, приобретение и внедрение  систем автоматизации документационного  обеспечения управления (САДОУ) преследует достижение следующих целей.

1. В области обработки  документов:

– повышение оперативности  и качества работы с документами;

– упорядочение документооборота;

– обеспечение эффективности  контроля исполнения;

– постепенный переход  от традиционных бумажных технологий ДОУ к электронным «безбумажным»;

– повышение доли интеллектуального  труда в работе с документами  и снижение трудозатрат на рутинные операции;

– повышение качества документов, создаваемых в организации;

– исключение дублирования ввода в информационно-поисковую  систему сведений о документе  на различных участках его обработки;

2. В области контроля  за исполнительской дисциплиной: 

– обеспечение автоматизированного  контроля исполнения документов в подразделениях организации;

– информирование сотрудников  и руководства о поступивших  и создаваемых документах,

– исключение потерь документов;

– оперативное получение  информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

– сокращение сроков прохождения  и исполнения документов;

3. В области организации  доступа к информации:

– обеспечение сохранности  текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также  всех сопутствующих материалов, относящихся  к одному вопросу (регистрационных  карточек документов, резолюций, сопроводительных документов);

– обеспечение оперативного поиска (подборки) документов по тематическому  набору реквизитов.

Программная система автоматизации  ДОУ должна стать основой для  единой системы, охватывающей все подразделения  организации. При этом конечным результатом  этого должно стать:

– введение единого порядка  индивидуальной и совместной работы

с документами в единой сети;

– объединение потоков  электронных документов организации;

– использование общей  для всех подразделений системы  индексации (нумерации) документов;

– введение общих справочников-классификаторов (таких как номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной  карточки (РКК) документов и т. п.; 

– обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных  документов.

В настоящее время на рынке  программных продуктов выделяются ряд наиболее интересных систем. Рассмотрим преимущества и достоинства некоторых  из них.

Система «Дело-96» предназначена  в основном для автоматизации  документационного обеспечения  управленческой деятельности государственных  организаций, она обеспечивает:

– контроль всех этапов делопроизводственных операций и резуль-

татов выполнения работ по основным функциональным процессам  пред-

приятия;

– единую регистрацию всей поступающей внутренней корреспонденции, включая письма и обращения граждан, путем создания регистрационных  карточек.

– занесение в память компьютера текстов резолюций;

– направление резолюций  и документов по сети исполнителям;

– поиск регистрационных  карточек и резолюций для осуществления  контроля исполнения документов с целью  ведения справочно-аналитической  работы;

– пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям;

– отслеживание документооборота организации, включая перемещения  бумажных оригиналов и копий документов, резолюций, отчеты об исполнении, согласование документов;

– контроль за своевременным исполнением поручений, запросов учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку сроков исполнения документов;

– объединение и группировку  зарегистрированных документов по различным  признакам сходства;

– ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам  для создания реестров рассылки документов;

– получение информационных и статистических материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

– хранение электронных  документов;

– «отправления» документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и извлечения (при необходимости) их из дела.

Последующие версии этой системы  поддерживает доступ к документам посредством  Internet-технологии.

Система «LanDocs» предназначена для автоматизации документационных процессов управления в организациях. Существует она в двух вариантах:

1) как законченная система  (программное обеспечение, документация, обучение пользователей);

2) как открытый к развитию  вариант, представляющий базовый  набор моделей, специализированную  библиотеку диалоговых элементов,  технологию адаптации и поддержки;  она предполагает обучение пользователей,  разработчиков и специалистов  группы поддержки. 

Программный комплекс позволяет  реализовать в автоматизированном режиме следующее документационные операции:

– регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием регистрационных  карточек;

– сохранение документов, созданных  разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, видеоизображений, звука;

– интегрированный вызов  соответствующего приложения при открытии документа;

– рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку;

– контроль за прохождением и исполнением документов и поручений с помощью механизма контрольных карточек (все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов);

– поиск документов с  возможностью сохранения поисковых  запро-сов, просмотр и редактирование документов;

– поддержку нескольких версий одного документа;

– сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);

– интегрированный вызов  офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;

– архивирование документов;

– гибкую настройку на административную иерархию организации и тематическую структуру документарного фонда;

– ограничение прав доступа  пользователей к документам и  функ-циям системы.

Программно-технологический  комплекс «Золушка-WIN» – электронная канцелярия, состоящая из трех функциональных компонент программных систем: «Решения и распоряжения», «Письма граждан» и «Служебная корреспонденция».

Система выполняет:

– регистрацию исходящей  и входящей почты, а также сопроводи-тельных документов, прикрепленных к основному документу, повторных и вторичных документов; 

– контроль исполнительской  дисциплины во времени и по исполнителям с напоминанием о контрольных  документах и сроках их исполнения;

– подготовку справок, сводок и списков по всему объему документов, по тематическим рубрикам и т. д.;

– поиск любого документа (в том числе ответа и повторного) по любому известному реквизиту или  набору реквизитов, в том числе  контекстный поиск по содержанию (названию) документа;

– организацию доступа  к электронным копиям документов.

Система управления документами  «Евфрат» позволяет автоматизировать основные функции ДОУ на предприятиях и в организациях.

Среди них можно выделить:

– регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным 

в соответствии с действующими нормативными материалами;

– контроль исполнения документов;

– передачу документов в  приложения для редактирования, печати,

отправки по электронной  почте и др.;

– архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;

– поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

– пересылку документов адресатам или исполнителям через  факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа.

В настоящее время фирмой разработаны и распространяются три 

версии системы: «Евфрат» – персональный электронный архив  собственных документов, содержащихся на рабочем месте пользователя; «Евфрат@.50НО»  – система представления, хранения и поиска документов, полученных из различных источников, в том числе  средствами электронной почты из сети Internet. Однако в этой системе не предусмотрен ряд функций делопроизводства, в частности, отсутствует возможность контроля исполнения документов; «Евфрат 97» – система автоматизации на предприятиях и в организациях собственности.

Система «Office Media» также предназначена для автоматизации работы служб ДОУ. Она разработана на основе требований и принципов Госудаственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и обеспечивает следующие основные функции:

– регистрацию всех категорий  документов, циркулирующих в организации;

– постановку на контроль документов и резолюций руководства организации;

– статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудни-ков организации;

– автоматическую доставку электронных документов исполнителям;

– создание электронной  библиотеки (архива) документов организации.

В состав системы «Optima Workflow Enterprise Edition» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различное серверное оборудование в корпоративной сети в зависимости от методов организации процессов документооборота и наличия рабочих мест пользователей. Внедрение системы в организации дает возможность:

– централизованного хранения документов в электронном виде;

– формализации процедур создания и обработки документов;

– единого управления и  контроля за движением документов.

Система содержит инструменты  задания маршрутов прохождения  документов, аудита, отслеживания их статуса  в процессе обработки, а также  дает возможность подключать лицензированные  средства криптографической защиты.

В системе «Документ-2000»  организована поточная обработка документов. Весь документооборот организации  подразделяется на три основных потока: поступающие, отправляемые и внутренние документы.

Поступающие документы также  делятся на потоки: должностным лицам, службам и подразделениям. Полностью  автоматизирована работа с отправляемыми  и внутренними документами.

Система позволяет выполнять  следующие функции: разработку документов; подготовку проектов; отслеживание управленческих процессов рассмотрения (резолюция), ознакомления; выполнение и регистрацию  документов; поддержку индивидуального  маршрута движения документа; их поиск  по определенным атрибутам; контроль прохождения; выдачу отчетов по подразделениям, исполнителям, видам документов и  др.; разграничение прав доступа  к документам, настройку, поддержку  справочников, маршрутов обработки  документов; поддержку экспедиции исходящих  документов (печать конвертов и реестров почтовых отправлений).