Современные технические средства обработки документов

Созданные внутренние документы  не регистрируются, а получают номер  версии. Версия документа включает собственно текст, номер версии и  маршрут согласования. Разрешено  параллельное, последовательное и параллельно-последовательное согласование. Согласованные документы  подписываются, а затем регистрируются.

Все документы продвигаются по определенным маршрутам – корпоративным  или индивидуальным. 

Система «БОСС-Референт»  разработана на базе продукта Lotus Notes.

Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям ДОУ крупных организаций. Ее использование позволяет решать различные делопроизводственные задачи, в частности, следующие:

Учетную обработку всех видов  документов. Обеспечивает хранение различной  информации, проектирование форм для  регистрации документов, учет и контроль за прохождением документов. При необходимости обеспечивает сохранение содержания документа и сканированных бумажных документов в отдельной базе данных.

Уникальность номера. Имеется  возможность присвоения документам уникальных номеров, в том числе  и в распределенной вычислительной сети.

Поддержка работы с текстом  документа. В систему встроен  собственный текстовый редактор, возможно включение в документы  файлов, подготовленных в других текстовых  процессорах (Microsoft Word, Word Pro, Excel и др.), а также в электронных таблицах и графических пакетах.

Связность документов. Документ может содержать неограниченное число ссылок на другие документы, в  том числе и хранящиеся в других базах данных.

Распределенный документооборот. Обеспечивается в широких пределах: от отдельно взятого компьютера до систем с десятками серверов, с  подключением нескольких сотен пользователей. При этом информация, необходимая  для работы, распределяется между  этими базами и периодически синхронизируется.

Ограничение доступа. Защита данных на всех уровнях сервера.

При установлении сеанса связи  обязательно производится аутентификация пользователя. Поддерживается электронная  подпись и шифрование данных. Система  Lotus Notes включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Многие системы ориентированы  на западные традиции ведения делопроизводство, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях  в технологии организации процессов  ДОУ и об ориентации программных  продуктов на различные делопроизводственные технологии. Это необходимо учитывать, так как адаптация привлекательного для организации программного продукта может потребовать серьезных  перемен в самой системе документационного  обеспечения управления.

Так как традиции западного  делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой  исполнительской дисциплине работников, слепое копирование систем может  привести к нарушению правил и  норм ГСДОУ.

Технологические особенности  западных делопроизводственных процессов  можно выразить по следующим моментам:

– движение документов имеет  преимущественно горизонтальный характер, когда документ попадает непосредственно  к исполнителю, минуя руководство;

– отсутствие централизованного  контроля;

– регистрация документов производится по месту их создания непосредственными исполнителями, при этом некоторые виды документов вообще не подлежат регистрации.

– специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, как  правило, нет.

Программные системы этого  направления в большинстве случаев  ориентированы на использование  электронных документов и средств  коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев.

Это предопределяет изменение  существующих делопроизводственных процессов  в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Эти системы характеризуются  активным вовлечением в процесс  руководящего звена предприятия  и явным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Традиционное российское делопроизводство с XVIII века имеет следующие  особенности:

– вертикальный характер движения документов (руководитель);

 – исполнитель;

 – (руководитель) внутри  организации; 

– весь комплекс работ с  документами фиксируется в регистрационных  журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о  документах, их перемещениях, резолюции  начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т. д. ;

– современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных  и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

– единый порядок обработки  документов осуществляют специализированные службы: управлений делами, секретариатов, канцелярий, экспедиций.

Основная проблема данной технологии – централизованное оперативное  отслеживание движения документов. При  этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно  с документами (или их копиями), а  делопроизводственный персонал отслеживает  их действия с помощью регистрационных  и контрольных карточек.

Другая особенность –  высокая степень стандартизации процессов делопроизводства и документооборота, когда основы технологии ДОУ закрепляются государственными нормативно-методическими  документами.

Программные системы, реализующие  российские технологии, ориентированы  на государственные учреждения с  сохранением всех традиций и норм делопроизводства, принятых в конкретных организациях. Такие системы обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижают трудоемкость рутинных операций по обработке документов. Однако они способны существенно  расширить рамки традиционных процессов  делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления  предназначены для постепенного перехода от бумажных технологий к безбумажным. К ним можно отнести системы «Дело-96» и «Золушка-WIN».

Деятельность современных  предприятий невозможно представить  без применения технических средств. С их появлением изменилась технология создания и обработки документов.

 

ГЛАВА 3. СОВРЕМЕННЫЕ  ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВАОБРАБОТКИ  ДОКУМЕНТОВ.

Средства, используемые для  создания и обработки документов, являются в свою очередь средствами обработки информации, их можно разделить на две большие группы - это основные и вспомогательные средства.  

Вспомогательные средства –  это оборудование, обеспечивающее работоспособность  основных средств, а также оборудование, облегчающее и делающее управленческий труд комфортнее. К вспомогательным  средствам обработки информации относятся средства оргтехники и  ремонтно-профилактические средства. Оргтехника представлена весьма широкой  номенклатурой средств, от канцелярских товаров, до средств доставления, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, средств административно  производственной связи и так  далее, что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это  орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что  для управления теми или иными  процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояния  и параметры технологических  процессов, количественные, стоимостные  и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.п. К основным средствам технической  обработки относятся: средства регистрации  и сбора информации, средства приема и передачи данных, средства подготовки данных, средства ввода, средства обработки  информации и средства отображения  информации.

• Средства приема и передачи информации. Под передачей информации понимается процесс пересылки данных (сообщений) от одного устройства к другому. Взаимодействующая совокупность объектов, образуемые устройства передачи и обработки данных, называется сетью. Объединяют устройства, предназначенные для передачи и приема информации. Они обеспечивают обмен информацией между местом её возникновения и местом её обработки. Структура средств и методов передачи данных определяется расположением источников информации и средств обработки данных, объемами и временем на передачу данных, типами линий связи и другими факторами. Средства передачи данных представлены абонентскими пунктами (АП), аппаратурой передачи, модемами, мультиплексорами.

• Средства подготовки данных представлены устройствами подготовки информации на машинных носителях, устройства для передачи информации с документов на носители, включающие устройства ЭВМ. Эти устройства могут осуществлять сортировку и корректирование.

• Средства ввода служат для восприятия данных с машинных носителей и ввода информации в компьютерные системы

 Средства обработки  информации играют важнейшую  роль в комплексе технических  средств обработки информации. К  средствам обработки можно отнести  компьютеры, которые в свою очередь  разделим на четыре класса: микро,  малые (мини); большие и супе -ЭВМ. Микро ЭВМ бывают двух видов: универсальные и специализированные. И универсальные и специализированные могут быть как многопользовательскими - мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, правила организации  документооборота играют очень важную роль. Их соблюдение позволяет достичь  точности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

   Осуществление электронного  документооборота дает дополнительные  возможности для всего делопроизводства, повышая эффективность процессов  подготовки и обработки каждого  документа, но вместе с тем  накладывает определенные ограничения  и предъявляет некоторые требования  к организации рабочего места  делопроизводителя. Электронный документооборот имеет ряд особенностей ,что , в противоположность бумажному, дает возможность  более качественно реализовать принцип экономичности.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.ГОСТ Р6.30-2003

(Государственный стандарт  Российской Федерации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).

2.ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.

3.Баскаков М.И.,Замыцкова  О.И., Делопроизводство, уч. Пособие  2-изд.

4.www.Grandars.ru «Правоведение.  Делопроизводство».

5.электронная версия журнала  «Справочник секретаря и офис-менеджера»               

6.Электронная библиотека  «Библиофонд»

7.Рубрика «Автоматизация  бизнеса»

8. Учебное издание Сиганова  Т.В, «Делопроизводство и документооборот»

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

¹ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

² http://www.grandars.ru/

³ http://naar.ru/

⁴ Учебное издание Сиганова Т.В, «Делопроизводство и документооборот»