Составление и оформление документов на примере МУП «Земельно-кадастрове бюро»

6 справочные данные о предприятии - юридический адрес организации оформлен  не правильно. По Правилам оказания услуг почтовой связи необходимо: Строительная ул., 6 ,  г. Учалы, Республика Башкортостан, 453700.

По усмотрению организации в  справочные данные включены: номер телефона, факса, счет в банке.

7 дата документа - обязательный реквизит всех документов. На бланке отмечено место для даты,  заранее набран год. Число, месяц написаны от руки. Так как дата оформлена цифровым способом, буква г. не пишется. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа;

8 регистрационный номер документа - является обязательным реквизитом каждого документа. По усмотрению организации номер состоит только из порядкового номера,  рядом  с датой документа. Регистрационный номер выполняет поисковую и юридическую функцию;

8 ссылка на регистрационный номер и дату документа - ссылка на номер  отсутствует, так как письмо, не  является  ответом  на поступивший запрос;

9 адресат - должность и фамилия  указаны  в дательном падеже. Реквизит является обязательным;

10 заголовок к тексту – реквизит пропущен, обязателен  при составлении письма на бланке формата А4;

11 текст документа - содержит одну заключительную часть (цель и основание). В тексте допущена орфографическая ошибка - существительное карта должно употребляться в родительном падеже;

12 отметка о наличии приложения – если письмо имеет приложение, названное уже в тексте, тогда указывают только число листов и число экземпляров;

13 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц должно быть сокращенным. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

14 отметка об исполнителе - реквизит размещен правильно, записан не верно - вначале пишутся инициалы, а затем фамилия исполнителя;

Текст осложнен речевой избыточностью: «МР Учалинский район РБ» дублируется, так как в наименовании организации уже прописано полное название предприятия; слова «Исх.» перед регистрационным номером и «Исп.» на отметке об исполнителе не предполагаются формуляром-образцом.

В документе выявлены недостатки: не проставлены реквизиты ОКПО, ОГРН юридического лица и  КПП, являющимися обязательными на бланках писем; нет заголовка к тексту. Наличие этих ошибок говорит о том, что составитель этого документа не знаком с  основами делопроизводства.

2.3. Анализ справки (Приложение 3)

Справка оформлена на бланке письма формата А4, изготовлена на белой бумаге. Расположение реквизитов – продольное, центрированным способом. Размер правого поля менее 10 мм, что не соответствует  требованиям п. 4.1 ГОСТ Р  6.30-2003. 

Анализ состава реквизитов:

Так как справка оформлена на том же бланке, что и служебное письмо, замечания и ошибки по бланку те же (п.2.1.2.)

1 заголовок к тексту – реквизит пропущен, обязателен  при составлении справки на бланке формата А4;

2 наименование вида документа - реквизит размещен верно;

3 место составления – реквизит может отсутствовать;

4 текст документа – реквизит оформлен правильно, так как состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, во второй приводятся сведения отражающие существо вопроса. В тексте допущены лексические ошибки – речевая избыточность-плеоназм, слова дублируются;

5 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц  должно быть сокращенным. При отсутствии директора, фамилия которого напечатана в справке, а подписал заместитель директора, должна быть указана его фактическая должность и фамилия. Черточка перед словом «директор» не ставиться. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

 

Текст осложнен речевой избыточностью: «крестьянское (фермерское) хозяйство» повторяется.

Выявленные ошибки те же, что и в п. 2.2.

 

 

 

2.4. Анализ заявления (Приложение 4)

Заявление о приеме на работу оформлено на бланке формата А4, изготовлен на белой бумаге. Размер правого и верхнего поля менее 10 мм, что не соответствует  требованиям п. 4.1 ГОСТ Р  6.30-2003. 

Заявление заполняется в свободной форме. С правой стороны от центра указаны должность руководителя, его фамилия и инициалы, а также фамилия, имя, отчества кандидата на должность. С левой стороны проставлена резолюция, которая отписана отделу кадров, нет формулировки о принятии на работу. В связи с отсутствием в данной организации отдела кадров – заявление отписано не существующей службе.

Анализ состава реквизитов:

1 наименование вида документа - реквизит оформлен правильно;

2 дата документа – дата оформлена цифровым способом. Один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа;

3 регистрационный номер документа – реквизит пропущен, является обязательным реквизитом каждого документа.

4 текст документа – реквизит оформлен правильно, текст состоит из одной части, содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса;

5 подпись - так как документ оформлен на бланке, наименование должностей лиц  должно быть сокращенным. Обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу;

В МУП «Земельно-кадастровое бюро» кадровыми вопросами занимается бухгалтер, в заявление резолюцию необходимо было написать следующим образом: бухгалтеру Михайловой Л.Б. оформить.

 

 

 

 

2.5. Правила внутреннего трудового распорядка (Приложение 5 на 8 л.)

Правила внутреннего трудового распорядка оформлено на бланке формата А4, изготовлено на белой бумаге. Размеры полей соответствует  требованиям п. 4.1 ГОСТ Р  6.30-2003. 

Правила  оформлены  на общем бланке, без титульного листа, на восьми листах не имеющее нумерацию. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы необходимо нумеровать.

 Анализ состава реквизитов:

1. наименование организации - реквизит пропущен;
2. гриф утверждения - реквизит размещен правильно, слово «УТВЕРЖДАЮ» должно быть написано прописными буквами без кавычек;
3. Наименование вида документа - реквизит оформлен правильно, в центре документа, после грифа утверждения;
4. Текст четко структурированы и содержат все разделы по формуляру-образцу.

Документ оформлен с незначительными недостатками, которые не влияют на юридическую силу документа.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщения, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность, кому он адресован, или для круга его участников управленческих действий, которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

На примере муниципального унитарного предприятия «Земельно-кадастровое бюро» мы рассмотрели и проанализировали составление и оформление нескольких видов документов.  В документах очень много орфографических и лексических ошибок (плеоназмов), все документы не соответствуют формуляру-образцу, не разработана инструкция  и   не достаточно внедрена в организацию работа по делопроизводству. В данной организации службу делопроизводства ведут несколько работников, по совместительству от основных обязанностей, поэтому много ошибок и упущений.

 

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу на предприятии должен вести специалист (секретарь, делопроизводитель и т.п.).

Исходя из вышеизложенного, рекомендую: ввести в штатное расписание должность делопроизводителя или закрепить за конкретным работником организацию и ведение делопроизводства, либо распределить обязанности между работниками и внести изменения в должностную инструкцию с указанием всех обязанностей, которые закрепляются за ними; разработать инструкцию по делопроизводству; составить формуляр-образец для руководства; изучить нормативно-методическую базу, ГОСТ.

Пакет общегосударственных нормативно- методических документов необходимо каждой делопроизводственной службе как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов как Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству предприятия. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литературы

1. Источники

1. Постановление Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
2. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения.
3. Закон Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 3520-1.
4. ГОСТ Р 1.5-92. Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и изложению стандартов.
5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
7. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 1 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
8. Типовая инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.
9. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
10. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите инфор-мации» от 8 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

2. Литература

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие/В.И. Андреева.-2-е изд., перераб. и доп..-М.: КНОРУС, 2007.-248 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/Изд. 10-е, перераб. и доп., М.: ООО «Управление персоналом», 2005.
3. Анодина Н.Н. Документооборот в организации.- М.:Изд-во Омега, 2006.
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 5-е изд., перераб. и доп.// Серия «Учебники и учебные пособия». – Ростов н/Д.; изд-во «Феникс», 2003.
5. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А. Белов.- 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560 с.
6. Ватолина М.В. Организация работы с документами/ Серия «Высшее образование», Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 173 с.
7. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
8. Клоков И.В., Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.
9. Кузнецов И.Н.Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2006.-520 с.
10. Ларин М.В. Оформление служебных документов: рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30 – 2003/ М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – 2-е изд. – М.: МЦФЭР, 2006. – 111 с.
11. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: АСТ: Восток-Запад, 2006.
12. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями/ Е.А. Лопатникова. – 4-е изд., испр. – М.:Омега-Л, 2007. – 319 с.
13. Охотников В.А., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М. – Ростов-
14. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления.- М.: Проспект, 2004.
15. Рогожкин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах на предприятии, в отделе кадров, в службе ДОУ, ГОСТы, нормативы, бланки. М.: ПрессЮрЛит, 2004. – 216 с.
16. Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. 2007. №2. С. 17-19.
17. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: Учебник. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.- 176 с.
18. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособ., М.: Омега-Л, 2007.- 342 с.
19. Чувенков Л.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов, Комментарий к ГОСТ 6.30-2003. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004
20. Янковская В.Ф. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. ВНИИДАД. М., 2007.- 136 с.