Состав кадровой документации

Электронная система регистрации документации чрезвычайно удобна в использовании и поиске информации.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправления. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.

Регистрационный штамп проставляется в нижнем правом углу первого листа основного документа.

При регистрации документов, направляемых в адрес Заместителя генерального директора – генерального управляющего ЦЗНГН, в регистрационном штампе указывается дата поступления документа и входящий номер. При регистрации документа обязательно делается отметка о приложениях к нему, а при ссылке на номер ранее присланного документа указывается исполнитель и подбираются соответствующие материалы.

Документы, рассмотренные Заместителем генерального директора – генерального управляющего или лицом, исполняющим его обязанности, после регистрации в канцелярии направляются  для исполнения указанным в резолюции должностным лицам ЦЗНГН.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым. Ему передается подлинник документа. Остальным передаются копии документа.

2. Исходящая документация

Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступающие на письменные или устные вопросы.

Документы, отправляемые из ЦЗНГН регистрируются в соответствующих журналах и в электронной базе данных.

Документы, подписанные Заместителем генерального директора – генеральным управляющем регистрируются в канцелярии.

При регистрации документов за подписью руководства подразделений им присваиваются исходящие номера, которые составляются из индекса подразделения и порядкового номера документа.

Рассылку приказов, распоряжений и других нормативных документов осуществляет канцелярия (в соответствии со списком рассылки, подготовленным исполнителем документа).

 Исходящие документы, направляемые в адрес сторонних  организаций:

- сдаются в канцелярию в законвертованном виде с обязательным указанием почтового адреса и индекса получателя;

- при отправлении двух и более заказных писем составляется список почтовых отправлений.

Документы, оформленные с нарушением Инструкции по делопроизводству ЦЗНГН возвращаются в соответствующие структурные подразделения.

 

3. Внутренний документопоток

Документы составляются по указанию Заместителя генерального директора – генерального управляющего, по инициативе структурных подразделений или в ответ на поступившие документы.

К внутренним документам, прежде всего, относятся:

1. Организационные документы (устав, положение, должностные инструкции, регламенты правила, штатное расписание  и др.);

2. Распорядительные документы (приказы, протокол, распоряжения решения, акты и др.);

3. Информационно-справочные документы (докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка, заявление и др.).

4. Регистрация и индексация  документов

В ЦЗНГН установлена смешанная система регистрации корреспонденции.

Регистрация должна быть однократной: в канцелярии. При этом каждый входящий документ получает регистрационный индекс, который больше нигде не повторяется. Для регистрации и поиска документов группам корреспондентов ЦЗНГН и структурным подразделениям присваиваются индексы.

Регистрация и запись в учетные формы производится в день поступления документа:

- в канцелярии информация  вводится в персональный компьютер  и делается распечатка карточки  в 2-х экземплярах или производится  запись в журнале учета входящих  документов;

- в структурном подразделении  делается запись в журнале  учета входящих документов.

Регистрационный индекс ставится в нижнем правом углу документа и является порядковым номером поступившего документа по карточке или журналу учета.

Индекс исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, номера дела, в которое подшивается документ, и порядкового номера документа по журналу учета.

5. Контроль исполнения  документов

Руководители ЦЗНГН несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение решений руководства.

Контроль исполнения документов ЦЗНГН включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременности доведения документа (указания о необходимости его исполнения) до сведения ответственного исполнителя;

- предварительную проверку и, при необходимости, регулирование хода исполнения документа;

- учет, обобщение и анализ хода и исполнения документов;

- представление данных о результатах исполнения документа руководителю;

- снятие документа с контроля.

Контроль исполнения документов в ЦЗНГН производится с помощью их регистрации в электронной базе данных персонального компьютера.

На документе до передачи его на исполнение делается штемпельная отметка – «Контроль».

Документы должны быть исполнены в течение срока, указанного в самом документе или в резолюции руководства.

Документ считается исполненным только после решения всех поставленных в нем вопросов и, при необходимости, извещения об этом корреспондентов и других заинтересованных лиц, предприятий или организаций.

Если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, то ответственным считается лицо, указанное в резолюции первым.

Проверка    хода     исполнения    документа   осуществляется    до истечения     сроков    исполнения     документов    (предварительный контроль,    за    3   дня до  истечения срока). Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в регистрационно-контрольной форме.         

Документы снимаются с контроля только после полного решения всех поставленных в них вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Работники, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны своевременно докладывать руководству о всех фактах нарушения сроков исполнения.

После выполнения задания исполнитель обязан представить в Канцелярию оригинал документа со всеми относящимися к нему материалами для снятия с контроля.

Не представленные исполнителем документы считаются неисполненными.9

6. Составление номенклатуры  дел

В целях правильного формирования и учета документальных дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов ЦЗНГН составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в ЦЗНГН, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства, с привлечением специалистов, согласовывается с Управлением делами и утверждается руководством.

Номенклатура дел подразделения в конце каждого года уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем подразделения.

Включаются все документы, отражающие деятельность ЦЗНГН, за исключением сборников правовых актов, печатных изданий, информационных и других подобных материалов.

Все дела, включенные в номенклатуру, должны иметь свой индекс который состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре дел.

7. Хранение документов

С момента заведения и до передачи на архивное хранение  дела хранятся по месту их формирования, т.е. состоят на оперативном хранении.

Дела хранят в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, предохраняющих документы от пыли, сырости и воздействия солнечного света.

Дела располагают в шкафах в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре.

Номенклатура дел или выписка из нее помещена на внутренней стороне шкафа, рядом помещают сведения о работнике, ответственном за оперативное хранение документов.

Конфиденциальные документы хранят отдельно в сейфе, внутри которого должна находиться опись конфиденциальных документов, находящихся на оперативном хранении

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 3-х лет) сроков хранения хранят по месту их формирования в течение 2-х лет (документы бухгалтерского учета и отчетности 3 года), а затем сдают на архивное хранение в Канцелярию.

 

 

Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и проч).

Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

При приёме нового работника он, как правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.

В процессе трудовой деятельности работник может быть переведён на другую должность, награждён денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в конце концов он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, связанные с наличным составом предприятия, оформляются приказами по личному составу.

На современных предприятиях происходит процесс автоматизации делопроизводства с использованием усовершенствованных СУБД "Делопроизводство", "Workflow", "1С: Делопроизводство", "Парус-делопроизводство" и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). – М.: Гросс-Медиа, 2007. – 192 с.
2. Типовая инструкция по деловпроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005г. №5360. – М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД, 2002
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения/ сост М.П. Жакова. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 152с.
4. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
5. Васильева И.Н., Желнинский Г. С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие.-2-е изд.-М.: Вузовский учебник, 2004.- 272с.
6. Красавин, А.С. Приказы по кадрам в организации / А.С. Красавин // Секретарь-референт. - 2004. - № 3. - С. 34-42.
7. Кузнецов, С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11.
8. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2007. – 314 с.
9. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №2.
10. Пшенко, А.В. Распорядительная документация по личному составу / А.В. Пшенко // Справочник кадровика. – 2007. - №3.
11. Труханович Л.В. Личные карточки: правила ведения/ Л.В. Труханович. – М.: Дело и Сервис, 2005. – 160 с.

 

1 Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007.

2 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом М-ва культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 г. № 5360. М., 2002.