Справочно-информационные документы

Протоколы заседаний  совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.

 

1.8 Акт

 

Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены  лицами, подписывающими документ. Первоначально  ведутся черновые записи, фиксирующие  количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную  форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе  бумаги формата А - 4 с расположением  реквизитов по образцу общего бланка.

Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Текст акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.

Во вводной  части акта также могут быть указаны  лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.

Почти все разновидности  актов подлежат утверждению:

·                   Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.

·                   Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).

·                   Вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется  грифом, который располагается в  верхнем правом углу документа.

Количество  экземпляров акта определяется практической необходимостью.

Завершают текст  акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Личные подписи  председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.

Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает  к нему свои замечания на отдельном  листе.

1.9 Справка.  Электронная почта

 

Справка - это  документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.

Деловая переписка  по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.

Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.

В конце письма, как и традиционной переписке, лучше  употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С  наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию.

 

1.10 Переписка 

 
Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, используемых в качестве обмена между организациями (служебное письмо, теликс, телефонограмма, электронное сообщение).  
Виды деловой переписки и их назначение определяются способом передачи деловой информации, которые можно разделить на 2 вида: почтовая и электронная связь. Переписка может иметь нормативный хар-ер, личностный и типовые заявки. Содержанием переписка может быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, требование, разъяснение, подтверждение, гарантия, приглашение и другие.  
К справоно-инф док могут относиться протокол, акт, которые не всегда являются чисто юридическими документами. 

1.11 Характеристика

 

 
Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводиться отзыв о служебной деятельности, оценка моральных и иных качеств. Текст: 1) анкетные данные: ФИО, должность, учетную степень, звание, год рождения, образование. Может излагаться столбиком через один межстрочный интервал. 2) данные о трудовой деятельности, специальность, продолжительность работы, сведенья о продвежениях по службе, уровень проф мастерства и т.п. 3) собственная характеристика – оценка морально-политических качеств, отношение к работе, повышение проф и полит уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, отношение к работе. 4) вывод, в котором указывают назначение характеристики. Текст характеристики излагается только от 3его лица. Подписывают два должностных лица и заверяют печатью. 

1.12 Заключение

 

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации или комиссии по какому-либо вопросу. Текст: 1) кратко изложена существо вопроса 2) излагаются конкретные замечания по существу вопроса, выводы и предложения. 

1.13 Письма

 
Письма: инструктивные, которые исходят из гос или местных органов власти и содержат рекомендации и указания, разъяснения. Информационные – содержат сообщения, вопросы, напоминания. Коммерческие – обращения покупателя к продавцу с просьбой дать какую-либо информацию о услугах. Рекламационные – требующие возмещение убытков, нанесенных из-за несоблюдения контракта другой стороной. Кредитные – при заключении контрактов. Письма-запросы – просьбы разъяснить какой –либо факт или действия и побуждают дать ответное письмо. Сопроводительные – вкл пояснения, высылаемые основному документу.

 

2.1  РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ — (лат. requisitum — необходимое) — совокупность обязательных сведений данных, предусмотренная действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием для совершения операций, отсутствие которых лишает документ юридической силы. К реквизитам бухгалтерского документа относятся: наименование, дата составления, название и адрес предприятия или организации, заполнявших документ, указание сторон, участвующих в хозяйственной операции, ее содержание и основание, денежные и натуральные измерители операции, подписи ответственных лиц. В зависимости от особенностей операций документы могут содержать и другие реквизиты. Важнейшими реквизитами расчетно-денежных и других банковских документов являются: характер и содержание операции, дата и сумма, наименование и номера счетов участников расчетов; название учреждений банков, где ведутся эти счета; подписи лиц, уполномоченных на подписание расчетно-денежных документов, оттиск печати. Для некоторых документов предусматриваются и другие реквизиты. Для векселей установлены следующие реквизиты: для переводного векселя — место и время выдачи; наименование плательщика (трассата); приказ трассату уплатить определенную сумму, срок платежа; место платежа; наименование лица, которому или по приказу которого должен быть произведен платеж; подпись векселедержателя. Простой вексель имеет в основном те же реквизиты, но поскольку по нему плательщиком является не трассат, а векселедержатель, последний сам принимает обязательство произвести платеж.

Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые  входит 31 реквизит

                               

2.2 I группа  «Реквизиты названия документов»

Реквизит № 1  «Государственный герб»

     Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов

государственной власти, других государственных органов, министерств,

ведомостей, а  также предприятий, организаций в предусмотренных

законодательством  случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут

носить государственный  герб на бланки своих документов, определяет каждое

министерство (ведомство).

     Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для

утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и

материальных  ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов

предпринимательской деятельности не государственной формы  собственности

запрещается.

    

Реквизит № 2  «Эмблема организации или предприятия»

     Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает,

направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает  поиск документа, но

не заменяет наименование организации.

     Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

    

Реквизит № 3  «Изображение наград»

     Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование

учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем  заголовка.

     Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4  «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

     Расположение – в верхнем правом углу.

    

Реквизит № 5  «Код формы  документа  по УКУД»

     Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

     Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае

необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

    

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

     Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей

организации, или основателя).

     Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

    

Реквизит № 7  «Название учреждения»

     Написание – полное название учреждения, организации или предприятия –

автора документа.

     Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

    

Реквизит № 8  «Названия структурного подразделения»

 

     Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное

название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой  реквизиты пишутся

в именительном падеже).

     Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

     Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный

адрес, номер  телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер

счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный

адреса организаций  должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит

размещается только на бланках для писем.

     Расположение – под восьмым реквизитом.

    

Реквизит № 10 «Название вида документа»

     Написание – определяется как наименование совокупности документов,

которые выполняют  однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют  ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

     Расположение – в верхней части формуляра  документа, под девятым

реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

     Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с

грифом секретности  – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

     Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под

пятым реквизитом.

 

2.3 II группа

«Реквизиты  датирования и индексации документов»

 

Реквизит № 11 «Дата»

   

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков. Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования,