Справочно-информационные документы

Реквизиты протокола:

·        название вида документа;

·        дата заседания;

·        индекс;

·        место заседания;

·        гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению);

·        заглавие (наименование коллегиального органа или название собрания);

·        вступительная часть текста (состав присутствующих);

·        повестка дня;

·        текст;

·        личная подпись управляющего;

·       личная подпись секретаря.

Оформление  протокола:

ü     Протокол оформляется на общих бланках  или на специальных бланках

формата А4.

ü     Датой протокола является дата заседания.

ü     Протокол нумеруется в рамках календарного года.

ü     Заглавие содержит такую информацию: вид совещания (заседания,

митинг), название коллегиального органа и вопрос который  обговаривается.

ü     Текст протокола.

Вступительная часть имеет постоянную информацию (слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ»,

«СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСВОВАЛИ») и изменяющуюся информацию (фамилия и инициалы

председателя, секретаря, присутствующих).

Слово «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «присутствовали» печатаются от нулевого

положения табулятора, ставится тире, потом печатаются инициалы и фамилия в

именительном  падеже.

Фамилии членов коллегиального органа и приглашенных записываются в алфавитном

порядке (отдельно члены комиссии, отдельно приглашенные). Их печатают в один

ряд. Фамилии  приглашенных следует указывать, если их количество не превышает

15 человек. Иначе  к протоколу прилагается список присутствующих. После

инициалов и  фамилий, приглашенных необходимо указать  в скобках название

учреждения.

Вступление  протокола заканчивается повесткой  дня. С нулевого положения

табуляра печатаются «Повестка дня», ставят две точки  через два интервала,

ниже печатают с красной строки порядковые номера вопросов. Вопросы в повестке

дня (доклад, отчет, информация) необходимо разместить таким  образом, чтобы

наиважнейшие  и сложные были первыми. Вопросы  перечисляют в именительном

падеже. Названия должности, инициалы и фамилии печатаются в родительном

падеже.

Главная часть  текста протокола составляется с  позиций согласно пунктам

повестки дня. Каждую позицию нумеруют арабскими  цифрами. Текст позиции

строится по схеме: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПАЛИ»  – «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»).

Слова «СЛУШАЛИ», печатаются большими буквами, перед  словом ставится цифра,

что соответствует  вопросу, после слова «СЛУШАЛИ», ставят двоеточие. Инициалы

и фамилию (без  должности) докладчика необходимо писать в родительном падеже,

с новой строки; после фамилии ставится тире и с большой буквы пишут

содержание  доклада в виде прямой речи. Если текст доклада застенографируется

или подается докладчикам, то после тире также с большой  буквы пишут: Доклад

прилагается.

Слово «ВЫСТУПИЛИ», печатают большими буквами, после него ставится двоеточие.

Инициалы и  фамилии пишут в именительном падеже с абзаца (в скобках указывают

должность) потом  ставят тире и с маленькой буквы  печатается содержание

доклада.

Вопросы докладчику и ответы включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются

также (вместо слов, вопросов и ответов пишут инициалы и фамилии).

Слово «ОДОБРИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают большими буквами, через два

интервала ниже предыдущего текста. Если в постановлении  размещаются разные по

характеру вопросы, то оно может делиться на пункты, которые нумеруются

арабскими цифрами. Каждый пункт печатается с новой  строки.

     6.3.         Справка – это документ информационного характера;

составляется  по указанию высшего органа или управляющей  служебной особой. Это

также документ, который свидетельствует о фактах из жизни и деятельности

отдельных граждан, или разные обстоятельства и факты  из деятельности

предприятий, учреждений, организаций (служебная справка).

Реквизиты справки:

·        название вида документа;

·        дата;

·        индекс;

·        место составления или издания;

·        заглавие к тексту;

·        адресат;

·        текст;

·        дополнение;

·        подпись.

Справки особенного характера могут просто подтверждать тот или иной

юридический факт, или иметь особое предназначение, которые как правило

указывают в  конце текста.

     6.4.         Докладная записка – это документ который адресуется

управляющему  данной или высшей организации и  содержит детальное изложение

какого–нибудь вопроса с выводами и предложениями составителя.

Если записка  содержит ведомости внутреннего  характера, то она подписывается

составителем. Такие докладные записки оформляются  на чистых листах бумаги А4,

содержат дату и заглавие к тексту.

Докладная записка  имеет также реквизиты (на общем бланке):

·        название вида документа;

·        дата;

·        индекс;

·        место издания;

·        заглавие к тексту;

·        текст;

·        отметка о наличие дополнений;

·        подпись.

     6.5.         Объяснительная записка – этот документ объясняет содержание

отдельных положений  главного документа (плана, проекта  и т. п.). В зависимости

от содержания и предназначения объяснительной записки  делится на две группы:

Записки граждан  по поводу их поведения, работы и т. д.; записки служебного

характера; оформляется  этот документ аналогично докладной  записке.

     6.6.         Служебное письмо – текст и формы писем не унифицированные.

Чаще общие  реквизиты писем такие:

·        эмблема (знак);

·        наименование предприятия, учреждения, организации (автора документа);

·        наименование структурного подразделения;

·        адрес (индекс предприятия связи  пишется спереди);

·        телефон;

·        телеграфный шифр;

·        отделение банка и расчетный  счет;

·        дата;

·        почтовый индекс адресата;

·        заглавие (если письмо написано на листе  А4).

Письмо начинается ссылкой на номер и дату документа  который стал поводом для

написания письма, потом идет текст, а после него ставится реквизит «подпись

должностной особы».

В левом нижнем углу письма пишется фамилия исполнителя документа, и номер его

телефона, а  также делается отметка о исполнении документа и направление его  в

дело. Если письмо пишется не на бланке, тогда для  углового штемпеля

оставляется место: 15 междустрочных интервалов.

Служебные письма имеют большое количество видов:

ü     сопровождающие;

ü     информационные;

ü     гарантийные;

ü     рекламные;

ü     претензионные;

ü     арбитражные и т. д.

Более жесткие  правила оформления имеет коммерческое письмо, которое являет

собой документ, где каждое слово и выражение  имеет определенное значение и не

допускаются другие толкования. Такие письма пишутся  на бланках стандартного

образца.

     6.7.         Телеграмма

Реквизиты служебной  телеграммы:

·        наименование документа;

·        отметка о категории и вид  телеграммы;

·        адрес;

·        текст;

·        номер послания (если телеграмма посылается в ответ);

·        исходящий номер (подписной);

·        подпись;

·        адрес отправителя;

·        дата отправки.

Внутренние  служебные телеграммы делятся на: высшие государственные,

государственные, срочные, обычные. В первую очередь  обслуживаются высшие

государственные, государственные, потом с пометкой «ОТЧЕТ». К категории

срочных телеграмм  относятся те телеграммы, которые оплачиваются по срочным

тарифам, служебные  с отметками «СРОЧНАЯ», «МЕЖДУНАРОДНАЯ», а также «СРОЧНЫЙ

ТЕЛЕФОННЫЙ  РАЗГОВОР», все другие считаются  обычными. Телеграмма оформляется

по таким  правилам:

a)     Категория («ГОСУДАРСТВЕННАЯ», «СРОЧНАЯ»,  «МЕЖДУНАРОДНАЯ»).

b)    Вид  телеграммы (телеграмма с несколькими  текстами в один пункт;

телеграмма  с аналогичным текстом в несколько  пунктов; телеграмма – схема;

телеграмма  – поручение).

c)     Телеграфный адрес значительно  меньше чем почтовый. Указывается  точный

адрес: страна, область, город. Некоторые предприятия  имеют свои условные

телеграфные адреса. В таких случаях в телеграммах  вместо полного адреса пишут

условный адрес.

d)    Телеграмма  пишется на чистом листе бумаги (тогда адрес пишется через

четыре интервала ниже) или на бланке.

e)     Текст телеграммы печатают через  два интервала в трех экземплярах

большими буквами  без прилагательных, союзов и местоимений  на одной строке

листа или телеграммного  бланка без абзацев. Разделительные знаки сокращаются

таким образом: ТЧК – точка; ДВТ – две точки; ЗПТ – запятая.

f)      В телеграммах в ответ перед  текстом указывают номер документа  на

который дается ответ. Исходящий номер телеграммы размещается в конце текста.

g)     После исходящего номера указывают  сокращенное название предприятия,

должность (если необходимо) и фамилию того, кто  подписал телеграмму.

h)     Ниже подписи (два интервала)  делают горизонтальную линию  (до конца

правого поля). Под линией указывают такие реквизиты:

·        Адрес и наименование предприятия, которое отправляет телеграмму,

печатают маленькими буквами через один интервал от нулевого положения

табулятора.

·        Подпись и дата.

·        Название вида документа печатается от третьего положения табулятора

большими буквами («ТЕЛЕГРАММА»).

     6.8.         Телефонограмма – это срочное сообщение, переданное по

телефону. Правильность текста проверяют повторным чтением.

Адресат должен написать такие реквизиты:

·        заглавие;

·        номер;

·        дата;

·        название адресата и учреждения;

·        которое передает телефонограмму;

·        текст;

·        должность и фамилия особы;

·        которая подписала документ;

·        отметка о времени принятия и  передачи;

·        должность и фамилия особы, которая  приняла и передала телефонограмму.

     6.9.         Договор – это документ, который фиксирует согласие сторон о

установлении  каких – либо отношений, и регулирует эти отношения.

Реквизиты договора:

·        название вида документа (Договор);

·        дата;

·        индекс;

·        место составления или издания;

·        заглавие к тексту;

·        вступительная часть (наименование сторон, которые заключают договор: