Справочно-информационные документы

визы, отметки  про исполнение документа и направление  его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой

верхней стороне  вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке.

Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

 

Реквизит № 12  «Индекс документа» (Исходящий номер)

 

     Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара –

индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

     Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее  от одиннадцатого реквизита.

 

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

 

     Написание  – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением,

которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит

переписывается  особой, которая составляет документ с инициативного документа.

     Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

     Реквизит № 14 «Место составления или  издания документа»

     Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

     Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

 

2.4 III группа

«Реквизиты  оформления текста»

 

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

 

     Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

     Расположение – на девятой строке документа, по середине.

  

Реквизит № 19  «Заглавие к  тексту» (приказ)

 

     Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным  и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через  один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

     Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

     Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

     Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом

номер шестнадцать.

2.5 V группа

«Реквизиты  утверждения документа»

 

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

 

    Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие – либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила.

     Расположение – в правой верхней стороне бланка на четвертой строке,

напротив восьмого реквизита.

 

Реквизит № 23 «Подпись»

 

     Написание – обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые  отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

     Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

 

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

 

   Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова  «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной  особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ,  личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО»  печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

     Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать

третьим реквизитом.

 

Реквизит № 25 «Виза»

 

     Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись

расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

     Расположение – на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

 

Реквизит № 26 «Печать»

 

     Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на

документах, которые  требуют утверждения прав граждан  и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.

     Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее

от двадцать третьего реквизита.

2.6 V группа

«Реквизиты  о получении и исполнении документов».

 

Реквизит № 18 «Резолюция»

 

     Написание – надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок  исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

     Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

 

Реквизит № 20 «Постановление документа  на контроль»

 

     Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

     Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на

самом крае бланка.

 

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

 

     Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

     Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

 

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

 

     Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий

определяется  нормативными актами (особенно для  документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

     Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

 

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе  данного документа»

 

     Написание – содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

     Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

 

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его  в дело»

 

     Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет

документа о  выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому  документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.

     Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

 

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении  информации на ЭВМ»

 

     Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.

     Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней

строке, (посередине).

 

Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)

 

     Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название

учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с  помощью резинового штемпеля организации.

     Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

Справочно – информационные документы                

Справочно –  информационные документы – это  документы которые составляют

большую часть  документооборота предприятий, учреждений, организаций, и

осветляет различные  стороны их деятельности.

В справочно  – информационные документы входят: акт, протокол, справка,

докладная записка, объяснительная записка, служебное  письмо, телеграмма,

телефонограмма, договор.

     6.1.         Акт – это документ, который составляется несколькими особами

                  и утверждает установленные факты  и действия.                 

Реквизиты акта:

·        название вида документа;

·        дата;

·        индекс;

·        место составления или издания;

·        заглавие к тексту;

·        текст;

·        отметка о наличие дополнений;

·        подпись;

·        гриф утверждения.

Требования  для оформления текста:

Заглавие к  тексту включает название или короткое содержание актированного

факта или действия.

Текст составляется из двух частей: вступительной и  констатирующей.

Вступительная часть строится по схеме:

а) Основание.

б) Составленный комиссией в составе.

в) Председатель.

г) Члены комиссии.

При перечислении особ, которые принимали участие в составлении акта,

указываются их должности, адреса, фамилии, инициалы. Если акт составляется

комиссией, первым указывают председателя комиссии, его  должность, фамилию и

инициалы. Фамилии  членов комиссии располагаются в  алфавитном порядке,

нумеруют арабскими цифрами и печатают через полтора интервала.

В констатирующей части указывается цель и задание, содержание и характер

сделанной работы, фиксируются установленные факты.

Текст акта, должен содержать сведенья о количестве копий и месте их нахождения.

Дата акта должна соответствовать дню факта, что  актируется.

     6.2.  Протокол – это документ, который фиксирует ход обговоренных

вопросов и  одобрения решений на собраниях, совещаниях, конференциях и

заседаниях  коллегиальных органов.

В зависимости  от полноты освещения хода заседания протоколы бывают сжатыми и

полными. В сжатых протоколах указывают лишь повестку дня, фамилию

докладывающего, тех кто выступил в дебатах, и  принятые решения.

Полные протоколы  с изложением содержания выступлений  позволяют составить

впечатления не только о характере самого собрания, совещания, а и про

деятельность  в целом.