Терміносистема управлінського документознавства, характеристика основних термінів

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діловодства на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

 

 

 

 

 

Список використанної літератури

1. Бездрабко В.В. Концепція документознавства / В.В.Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2009.
2. Бездрабко В.В. Сучасне документознавство в Україні: концепції, перспективи розвитку / В.В.Бездрабко // Укр.наук.журнал. 2008.
3. Кулешов С.Г. Новий погляд на структуру документознавства / С.Г.Кулешов // Вісн.Кн.палати. 2003.
4. Кулешов С.Г.Документознавство: Історія. Теоретичні основи / С.Г.Кулешов //.,2000.
5. Нілова І. Документознавство як наукова дисципліна / І.Нілова // Вісн. Кн. палати. 2005.
6. Ліпінська А.В. Науково-технічна термінологія, Україна, 2007 р.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глосарій

 

№/№	Назва терміна	Визначення терміна	Джерело (бібліографічний опис згідно з ДСТУ)
1.	Удосконалення системи термінів	коректування співвідношень між поняттями і термінами, що прийняті для їхнього позначення	Кулешов С.Г.Документознавство: Історія. Теоретичні основи
2	Мова	сукупність знаків, застосування яких у відповідності з певним правилами дає можливість відобразити на матеріальному носії інформацію, яка є інваріантом певного об'єкта об'єктивної дійсності	Ліпінська А.В. Науково-технічна термінологія
3	Автограф	маргінальний запис на будь-якому документі	Нілова І. Документознавство як наукова дисципліна / І.Нілова // Вісн. Кн. палати. 2005.
4	Текст	мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування	В.В.Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2009.
5	Істинні документи	Всі архівні документи	Кулешов С.Г.Документознавство: Історія. Теоретичні основи / С.Г.Кулешов //.,2000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Завдання 2

 

1. Управлінське документознавство відрізняється від загального тим, що управлінські документи використовуються в діловодстві, в різних організаціях, тобто упорядковують інформаційний оббіг на підприємстві. А загальні документи використовуються в усіх інших потребах оформлення інформації, їх функції характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду

 

2. Термін «records management» - означає управління записами. Тобто ведення документів, впорядкування інформації. Від терміну «діловодство» не відрізняється нічим. Терміни «records management» і «діловодство» мають одинакові визначення.

 

 

3. Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

 

За видами управлінська документація поділяється на:

1)організаційно-розпорядчі документи;

 
2) документи з фінансово-розрахункових  питань;

 
3) документи з постачально-збутових  питань;

 
4) документи з особового складу.

 

 

 

 

4. Класифікація управлінських документів за Кулешовим С.Г.

 

Усі знання щодо документації офіційного походження існують у вигляді різнорідних моделей, найпростішою з яких є класифікація. На її основі будуються всі інші моделі - розділення документів на класи за їх найбільш істотними ознаками схожості та відмінності.

Управлінська система документації, яку запропонував Кулешов С.Г представлена у вигляді малюнку 1.

Мал.1 Складові управлінської системи документації

 

 

5. За призначенням  документи поділяються н оригінали та копії.

Оригінал  - це документ, створений уперше і належним чином оформлений, згідно з усіма вимогами діючого законодавства.

Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні.

Копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку “Копія” і завірена у певному порядку.

Розрізняють три різновиди копій:

-відпуск;

- витяг;

 - дублікат.

 Відпуск – це повна копія  відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.

 Витяг – копія, що відтворює  частину тексту документа.

 Дублікат – другий екземпляр  документа, виданий у зв’язку  з втратою (чи з іншої причини) оригіналу. Дублікат має однакову  зі справжнім документом юридичну  силу.

 

 

6. Згідно з стандартами ДСТУ 4163-2003 пропонуются наступні блинки:

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів — кутовий і поздовжній. Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ± 2 мм. Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його-відсутності —реквізиту 07). Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон роз­ташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка  реквізиту однаково віддалені  від меж зони розташованості  реквізитів);                                         

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається  від лівої межі зони розташованості  рек­візитів). Встановлюють такі види бланків документів;

- загальний  бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк  листа;

- бланк  конкретного виду документа (із  зазначанням у бланку назви  виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09,14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11,12,19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03. 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розта­шовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розта­шовування реквізитів 11, 12, 1.9, 20.

На бланках організацій суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Українській РСР» [6, 7] використовувати поряд з українською мови національних мен­шин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

 

7. Бланк і загальний бланк відрізняються своїми реквізитами.

Загальний бланк може включати такі реквізити:

• зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим – 01;
• зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) – 02;
• зображення нагород – 03;
• код організації за ЄДРПОУ – 04;
• назва організації вищого рівня – 06;
• назва організації – 07;
• довідкові дані про організацію – 09;
• місце складання або видання документа – 14

 

Бланк листа може містити такі реквізити:

• зображення Державного

герба України, герба Автономної Республіки Крим – 01;

• зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування) – 02;

• зображення нагород – 03;
• код організації за ЄДРПОУ – 04;
• назва організації вищого рівня – 06;
• назва організації – 07;
• назва структурного підрозділу організації – 08;
• довідкові дані про організацію – 09.

 

 

8. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка

встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити 

При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

1 — Державний герб;

2 — емблема організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код документа;

6 — назва міністерства  чи відомства;

7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);

8 — назва структурного  підрозділу; ,

9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;

10 — назва виду документа;

11 — дата;

12 — індекс (вихідний номер  документа);

13 — посилання на індекс  та дату вхідного документа;

14 — місце складання  чи видання;

15 — гриф обмеження  доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту;

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність  додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи;

26 — відбиток печатки;

27 — позначка про завірення копії;

28 — прізвище виконавця та номер його телефону;

29 — позначка про виконання  документа та направлення його  до справи;

30 — позначка про перенесення  даних на машинний носій;

31 — запис про державну реєстрацію.

 

Формуляр-зразок має вигляд креслення, що містить план розміщення реквізитів та опис цих реквізитів. Він будується для сукупності документів, що об'єднані за функційним призначенням та рівнем використання:

 

 

Нововведеним реквізитом є – Запис про державну теєтрацію.

 

 

 

9. Заголовок до тексту документа згідно з ДСТУ 4163-2003 повинен бути узгоджений з назвою документа i мiстити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок вiдповiдає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова iнструкцiя (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засiдання правлiння.

Текст документа, надрукований на паперi формату А5, дозволено подавати без заголовка.

10. Реквізит 25 «Візи документа» засвідчує згоду або незгоду певних посадових осіб з його змістом.