Типичные языковые ошибки в делопроизводстве

1.4. Словообразовательные  и морфологические черты. 

Словообразовательные  и морфологические черты официально-делового стиля неразрывно связаны с общими его признаками: стремление к точности, стандартизированность, неличный и долженствующе-предписующий характер изложения.

В официально-деловой  речи наблюдается самый высокий  среди всех функциональных стилей процент  инфинитива от других глагольных форм, а именно 5:1 (в научной речи это  соотношение равно 1:5). Такое количественное возрастание доли инфинитива связано  с целевой установкой большинства  официально-деловых документов - выразить волю законодателя. Приведем пример из "Конвенции о правах ребенка":

"Ребенок имеет право  свободно выражать свое мнение; это право включает свободу  искать, получать и передавать  информацию и идеи любого рода, независимо от гранта в устной, письменной или печатной форме, в форме произведений искусства или с помощью других средств по выбору ребенка" (ч. /, стр. 13).

Из спрягаемых форм здесь чаще всего употребляются  формы настоящего времени, но с иным, в сравнении с научным стилем, значением. Это значение обычно определяется как настоящее предписания. Глагольная форма обозначает не постоянное или  обычное действие, а действие, которое  законом предписывается произвести в определенных условиях:

"Обвиняемому обеспечивается  право на защиту".

При назывании  лица в официально-деловом стиле употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением, что призвано точно обозначить "роли" участников ситуации: ответчик, квартиросъемщик, наниматель, читатель, опекун, усыновитель, истец, свидетель и т.д.

Существительные, обозначающие должности и звания, используются в форме мужского рода и в том случае, когда они  относятся к лицам женского пола: работник милиции Смирнов, ответчик Прошина и подобные.

Из словообразовательных моделей существительных широко представлены отглагольные образования, в том числе на -ние иногда с  префиксом и не- : несоблюдение, непризнание, решение, исполнение. Например:

"Дети, оставшиеся без попечения  родителей и находящиеся в  воспитательных учреждениях, лечебных  учреждениях, учреждениях социальной защиты населения и других аналогичных учреждениях, имеют право на: содержание, воспитание, образование, всестороннее развитие, уважение их человеческого достоинства, обеспечение их интересов.... "(Семейный Кодекс РФ, стр.149).

Нанизывание существительных с суффиксом -ние  может считаться яркой приметой официально-делового стиля:

"Приготовлением к преступлению  признается приискание и приспособление средств или орудий или умышленное создание условий для совершения преступлений...."

Официально-деловой  стиль богат конструкциями с  глаголом, берущим на себя чисто  грамматические функции. Количество глаголов, выступающих в качестве грамматически  опорного слова и служащих для  выражения почти только грамматических значений, исчисляется многими десятками:

вести (агитацию, монтаж, наблюдение, переговоры, подготовку, поиски, разработку, расследование...);

вносить (дополнения, исправления, уточнения...);

давать (консультацию, назначение, обоснование, объяснение, опровержение, отказ, оценку, поручение, разрешение, разъяснение, распоряжение, рекомендацию, согласие, указание...);

проводить (голосование, заседание, изыскания, испытания, обыск...);

проходить (обследование, обучение, проверку..) и т.п.

Чрезвычайно характерными для официальной речи являются способы композитивного словообразования - осново- и словосложение, сращение, в результате чего в лексиконе  делового языка дву- (и более) корневые образования представлены очень  пространной коллекцией:

бракосочетание, правонарушение, налогообложение, землепользование, пассажироперевозки, нетрудоспособность, квартиросъемщик, квартиросдатчик, дачевладелец, бумагодержатель, культурно-зрелищный, материально-технический, ремонтно-строительный, административно-хозяйственный, осенне-зимиий, хлебобулочный, квартиропосреднеческий, наукоемкий, транс портонасыщенный, низкооплачиваемый, малообеспеченный, человеко-рубль, суда-сутки, пассажиро-место-миля и многие другие.

Пристрастие делового стиля к сложным словам легко объяснимо: они прозрачны  по строению и смыслу, обладают идиоматическими  эффектами. В еще большей мере потребности в семантически ясных  наименованиях отвечает словосочетание, число созданных этим способом наименований в официально-деловом стиле насчитывает многие тысячи единиц:

транспортные средства, заработная плата, должностное лицо, кондитерские изделия, ценные бумаги, проездной документ, приемный пункт, исполнительный комитет, безналичный расчет, трудовое увечье, телесное повреждение, места общего пользования, профессиональное заболевание, предприятие общественного питания, товары повышенного спроса, обучение без отрыва от производства, право на отдых, ордер на обыск, понижение в должности, поражение в правах....

С особой наглядностью удобство "аналитических" моделей  выражено в составляющей гигантский пласт официальных наименований номенклатуре учреждений, профессий, должностей и т.п.: главный научный сотрудник, заместитель командира полкапо инженерной службе, Московский государственный университет, Санкт-Петербургский государственный горный институт (технический университет). Закавказская железная дорога, Волынский завод бытовой химии, депутат Государственной Думы...  

 

1.5  Синтаксис.

Из синтаксических конструкций, имеющих окраску официально-делового стиля, отметим словосочетания, включающие сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, а также сочетание с предлогом по, выражающим временное значение: по возвращении, по достижении. Например:

"Гражданская дееспособность  возникает в полном объеме  с наступлением совершеннолетия, то есть по достижении восемнадцатилетнего возраста".

Простые предложения  в официально-деловом стиле часто  осложняются однородными членами, число которых может доходить до 8-10 и более, что обусловлено  необходимостью исчерпать предмет  сообщения. Например:

"Объектами общей собственности  крестьянского хозяйства является  имущество: земельный участок, насаждения, хозяйственные или иные постройки, мелиоративные и другие сооружения, продуктивный и рабочий скот, птица, сельскохозяйственная и иная  техника, оборудование, транспортные средства, инвентарь и другое имущество... "

Как и в  научном стиле, здесь широко используется пассивная конструкция и сложноподчиненные  предложения с союзной связью частей, причем большое место занимают сложноподчиненные предложения  с условной придаточной частью (26% среди всех сложных предложений, что в 4 раза превосходит их употребляемость  в научной речи).

Синтаксису  официально-делового стиля известно "нанизывание родительного падежа", т.е. употребление сложных сочетаний  с несколькими зависимыми компонентами в форме родительного падежа (Р.п.) без предлога. Примеры: Для применения мер общественного воздействия, в целях широкой гласности работы Министерства высшего образования...

Таким образом, процесс стандартизации деловой  речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально  ориентированный тип языкового  нормирования текстов, т.е. особый функциональный стиль.

Совершенно  неправы те, кто видит в стандартизации деловой речи "обеднение" и  даже "порчу" литературного языка. Развитие делового языка соответствует  общим закономерностям эволюции современного общества, например, все  большей механизации труда, внедрению  машинных способов обработки, передачи и хранения информации.

Отрицательным языковым явлением следует считать  не стандартизацию официально-делового стиля, а использование в устной и письменной речи словесных штампов. Разновидностью штампа, все чаще проникающего в живую разговорную речь, является так называемый "канцеляризм" (по меткому определению К.И. Чуковского), использование не по назначению трафаретных  выражений из деловых бумаг.

Окраской  официально-делового стиля обладают, прежде всего, лексические и фразеологические единицы языка (уведомить, препроводить, истец, протокол, жилищный найм, прокурорский надзор, единовременное пособие). Употребление названия "канцеляризм" по отношению  к этой лексике и фразеологии  во всех случаях кажется несправедливым, так как у этого наименования обнаруживается отрицательно-эмоциональная  окраска. Целесообразнее разграничить два понятия и соответственно - два термина: "лексика с окраской официально-делового стиля" и "канцеляризм".

Первое название отражает место соответствующего пласта лексики в системе общелитературного  языка, ее функционально-стилевую окраску. Второе название, "канцеляризмы", относится к этим же лексическим  единицам, но когда они употребляются  в речи с иной стилистической окраской, например, в разговорной речи, или  в языке художественного произведения. Если при этом они употреблены  непреднамеренно, случайно, то их употребление должно быть расценено как нарушение  стилистической нормы, как речевая  ошибка.

Самому же официально-деловому стилю, как и научному, чужда эмоционально-экспрессивная oкрашенность. Ведь в языковых средствах официально-делового стиля нет добавочных, дополнительных оценок говорящего (пишущего), которые бы наслаивались на языковые единицы сверх их лексического, номинативного или грамматического значения. Напротив, отбираемые здесь языковые единицы, как уже говорилось, призваны к тому, чтобы максимально точно, однозначно передать соответствующие понятия, факты. 

 

1.6. Способы классификации документов.

Существует  несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

По месту составления: внутренние и внешние документы. 

Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.

По содержанию: простые и сложные. 

Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные - двух и более. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

По форме:  индивидуальные и типовые. 

Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).

По срокам исполнения:  срочные и бессрочные.

В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).

По происхождению: служебные и личные. 

Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка и пр.).

По виду оформления:  подлинники, копии, дубликаты и выписки. 

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.  
Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.  
Дубликат - это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.  
Выписка - это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.