Типовые функции секретаря

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………………...2

1.Секретарь в организации………………………………………………………….3

2.Основные функции и качества  секретаря……………………………………….3

3.Личные качества секретаря……………………………………………………….5

4.Типовые функции секретаря……………………………………………………...6

Заключение………………………………………………………………………….10

Список литературы…………………………………………………………………12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Считается, что одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится, главным образом, к освоению технических навыков стенография, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности до сих пор глубоко не изучаются.

Широкое распространение  микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки  текста и графической информации, высокоэффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего.

Техническое обновление производства, совершенствование труда требуют  постоянного повышения знаний и  умений всех категорий работников, включая и секретарей.

Сегодня во всех развитых странах  в подготовке секретарей произошел  поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению его способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь  ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной  техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

 

1. Секретарь в организации

 

Секретарь – это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная  свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех  партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей  компетенции. Ему необходим дар  чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность  ориентироваться в сложном многообразном  потоке информации, правильно, четко  и оперативно классифицировать ее часто  определяет оперативность работы отделов  и даже всего учреждения.

 

2.Основные функции и качества  современного секретаря

 

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как  высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

• знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

• знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

• знания правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

• знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным  требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

• иметь профессиональный имидж;

• хорошо владеть речью и письмом;

• обладать хорошей памятью;

• хорошо ориентироваться во времени;

• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

• уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

• осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

• быть энергичным, проявлять инициативу;

• быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

• поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

• контролировать финансы офиса;

• быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

 

3.Личные качества секретаря

 

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек  представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под личностью более или менее  автономную, устойчивую систему социально  значимых индивидуальных психологических  характеристик человека, делающих его  именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение  к себе и другим людям, словом —  весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время, и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости  и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой  работы. В полной мере все сказанное  относится к профессии секретаря.

Речь идет о секретаре  предприятия, учреждения, организации  любой формы хозяйствования. Указанная  профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек  и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом  должность секретаря фирмы для  молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

 

4. Типовые функции секретаря

 

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: Receptionist – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет  иностранным языком, ему предусмотрена  должность Office Manager, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность  – Personal Sekretary – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры.

Специфика и сложность  работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек  связывает различные подразделения  фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном  эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата  в коллективе чрезвычайно важна  и незаменима.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

• оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;

• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

• оформление протоколов рассылок выписок из них;

• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

• организация приемов посетителей;

• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами  в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

• техническое обеспечение работы руководителя;

• подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

• организация приема работников и посетителей;

• телефонное обслуживание;

• подготовка командировок;

• организация презентаций и специальных приемов гостей;

• стенографирование;

• контроль за праздничными и юбилейными датами;

• обработка почты;

• машинописные работы;

• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

• сбор материалов для докладов и речей руководителя;

• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные  обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный  перечень дает представление о специфике  секретарской работы, в связи с  чем, уместно рассмотреть главные  аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также  является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно  понимать, запоминать задания. Оценивать  и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты и  офис-менеджеры занимают в иерархии офисных служб более высокую ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю при приеме на работу предъявляют повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь  руководителя, личный помощник руководителя строго говоря, это три разные должности. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах. Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя — непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть — референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.