Требование к составлению и оформлению организационно- правовых документов: положений

 Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим это подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а так же другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

  После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу.

     С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Взаимоотношения.

Раздел «Общи положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.                                                      В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

-содержание деятельности, осуществляемой  работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или состава  объектов деятельности);

-виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно- правовому характеру: «руководить», «готовит», «утверждает», «рассматривает», «исполняет», «обеспечивает».

 При перечислении обязанностей их следует  разбить на группы:

- обязанности по разработке, подготовке или участию в соответствии документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций).

- обязанности по своевременному  и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации)

- обязанности по использованию  работником организационных, методических, инструкторских, контрольно- инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей).

- обязанностей по соблюдению  сроков выполнения конкретных  действий.

 В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

- право принимать решение, давать  указание по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

- право обращаться с предложениями  к вышестоящему руководителю;

- право представительства от  имени подразделения или организации  в других организациях и пределы  представительства;

- право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

- право требовать необходимую для выполнения возможных функций информацию;

- право требовать определенных  действий от других работников.

   В разделе «Ответственность»  устанавливаются критерии оценки  работы и мера персональной  ответственности работника. Критериями  оценки являются объективные  показатели, характеризующие качество  и своевременность выполнения  работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

   В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет современную подготовку документов и др. вопросы информа- ционных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6   Регламент работы

 

Документ управление делопроизводство.

 

   При разработке регламента работы различных организаций следует руководствоваться действующими общегосударственными нормативно-методическими документами по делопроизводству:

1) Государственной системой документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам государственного обеспечения;

2) Типовой инструкцией по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти;

3) ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

4) Основными правилами работы  ведомственных архивов;

5) Типовыми положениями о ведении  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

   На основании этих документов в организациях составляется регламент работы. В этот документ должны быть включены следующие разделы:

  - общие положения (в этом разделе необходимо указать нормативный документ, который определяет статус, полномочия, порядок формирования органов управления (устав), на кого возлагается ответственность за организацию делопроизводства, какая система делопроизводства (централизованная, смешанная, децентрализованная); сослаться на инструкцию по делопроизводству, которая определяет порядок работы с документами и обращениями граждан);

  - организация работы (например, администрации города) (в подп. 1 необходимо раскрыть планирование работы, план работы на квартал формируется на основе перспективного плана организации и включает разделы: вопросы, рассматриваемые на коллегии организации (управления, комитета) руководителем; вопросы, рассматриваемые на совещаниях, проводимых руководителем; вопросы, вносимые в вышестоящие организации; общие мероприятия; службами делопроизводства на основе предложений отделов составляется еженедельный план основных мероприятий);

  - порядок работы коллегии, совещания, заседания (рекомендуется разработать работу совещательного органа: кем она организуется, кто входит в ее состав, какие вопросы сможет коллегия рассматривать, периодичность проведения заседаний коллегий, порядок подготовки материалов, приглашение, регламент проведения заседаний, материально-техническое обеспечение заседаний, ответственные за ведение протоколов и других документов);

  - порядок подготовки и издания правовых актов (в этом разделе необходимо подробно описать, кому дано право подписывать правовые акты, порядок их согласования, формирования разногласий, доработки и направления на подпись, контроль исполнения правовых актов, регистрация, рассылка и формирование дел, их систематизация. Отдельными разделами должны быть рассмотрение обращений депутатов, граждан, организация приема граждан).

  Так, в регламенте территориальной администрации необходимо определить порядок согласования проектов решений, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, порядок работы с договорами и соглашениями, порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний и организацию контроля исполнения документов.

  Если составляется регламент коллегиального органа, то необходимо разработать работу аппарата, депутатов, депутатских объединений, комитетов и комиссий, порядок избрания председателя коллегиального органа и заместителей, срок их полномочий, обязанности, порядок принятия проектов законов, составление планов работы коллегиального органа; порядок созыва, организации и проведения сессии коллегиального органа; правила согласования; виды особенности принимаемых документов; осуществление контрольных полномочий; аппарат коллегиального органа и ответственность за его нарушение, организация делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.7       Структура и штатная численность. Штатное расписание.

 

    Структура и штатная численность – правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность их персонала.

    Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено Уставом (положением) об организации. Проект этого документа по поручению руководителя органи- зации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

   Структура и штатная численность  организации, как правило, утверждается  на календарный год. Изменения  в документ вносятся приказом  руководителя организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Штатное расписание.

 

    Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

   Форма штатного расписания  утверждена постановлением Госкомстата  от 05.01.2004 №1 (форма Т-3 в Альбоме  форм первичной учетной документации).

    В штатном расписании фиксируются сведения:

- структурное подразделение (наименование  и код);

- профессия (должность);

- количество штатных единиц;

- оклад (тарифная ставка);

- надбавки;

- месячный фонд заработной платы;

- примечание;

    Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Изменение в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации « О внесении изменений в штатное расписание».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.8    Положение о структурном подразделении

 

    Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) – правовой акт, в котором устанавливаются статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

   Различаются положения о:

- структурных подразделениях;

- коллегиальных и совещательных  органах (комиссия, совет, правление, совещание).

    Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов, так и  для временно действующих органов.

    Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.

    Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или, соответственно, руководителем коллегиального или совещательного органа. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

    Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделений взаимодействует в работе.

   Текст положения о подразделении  состоит из разделов:

1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.

   Если структурное подразделение  состоит из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение  о таком подразделении после  раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатывается самостоятельное положение.