Шпаргалка по «Базам данных и делопроизводству»

Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только на тип данных, которые можно упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил.

При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.

Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.

При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Если вы изменили порядок сортировки записей в таблице, а потом решили ее закрыть, Access запрашивает, хотите ли вы сохранить изменения макета. Если вы ответите Да (Yes), то новый порядок сортировки сохранится и воспроизведется, когда таблица будет открыта в следующий раз. Для того чтобы вернуться к первоначальному порядку сортировки (по значению ключевого поля), необходимо выполнить команду меню Записи, Удалить фильтр (Records, Remove Filter/Sort).

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Поиск и замена данных

В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Чтобы найти необходимые данные, нужно:

• Открыть таблицу в режиме Таблицы.
• Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец.
• Нажать кнопку Найти на панели инструментов Режим таблицы и открыть вкладку Поиск или выполнить команду меню Правка, Найти . Появится диалоговое окно Поиск и замена.

Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец. Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.

Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:

значение в поле со списком Поиск в, определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца;

значение в поле со списком Совпадение определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля — С любой частью поля, Поля целиком , С начала поля;

поле со списком Просмотр, в котором можно задать направление поиска: Все, Вверх, Вниз;

флажок С учетом регистра позволяет при поиске учитывать начертание букв — прописные или строчные;

флажок С учетом формата полей позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

Чтобы найти первое вхождение указанного образца, нажмите кнопку Найти следующий.

Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку Найти далее до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение.

Для доступа к окну Поиск и замена можно использовать также команду меню Правка, Найти.

Чтобы выполнить поиск по всем столбцам таблицы, нужно из списка Поиск в выбрать значение <Имя таблицы>: таблица.

Чтобы выполнить не только поиск, но и изменение данных в найденном поле, необходимо в том же диалоговом окне Поиск и замена раскрыть вкладку Замена и в поле Заменить на указать значение, на которое нужно заменить искомое значение. После этого нажмите кнопку Заменить или Заменить все

Все остальные поля имеют тот же смысл, что и на вкладке Поиск (Find). Для замены одного значения необходимо нажать кнопку Заменить (Replace). Чтобы заменить все вхождения, нажмите кнопку Заменить все (Replace All).

Есть возможность установить параметры поиска/замены по умолчанию. Для этого необходимо:

В меню Сервис выбрать команду Параметры.

В окне Параметры открыть вкладку Правка и поиск.

В группе Поиск и замена по умолчанию выбрать нужный тип поиска: поле - целиком, везде - любая часть, поле - с начала.

Нажать кнопку ОК.

 

5. Microsoft Access. Отбор данных (фильтр по выделенному) в таблице.

 

Существуют четыре способа, отбора записей в форме или таблице с помощью фильтров:

фильтр по выделенному,

обычный фильтр,

поле «Фильтр дня»,

расширенный фильтр.

Отбор записей с помощью выбора значений в форме или таблице (фильтр по выделенному)

• В поле формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы

найдите экземпляр значения, которое должны содержать отобранные с помощью фильтра записи.

• Выберите все значение или его часть, выполнив одно из следующих действий.
• На панели инструментов нажмите кнопку Фильтр по выделенному .
• Если требуется уточнить поиск, необходимо сбросить фильтр для отображения всех записей, а затем повторить шаги 2 и 3. Чтобы сбросить фильтр, нажмите кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

 Примечание.   С помощью фильтра можно также  отбирать записи, не содержащие  выделенного значения. Выделите  значение, щелкните его правой  кнопкой мыши и выберите команду  Исключить выделенное.

Отбор записей путем ввода значений в пустую форму или таблицу (обычный фильтр)

• Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

Чтобы отобрать записи в подтаблице, откройте эту подтаблицу, щелкнув ее индикатор развертывания.

• Нажмите кнопку Фильтр по форме  на панели инструментов, чтобы переключиться в окно фильтра по форме.

Можно задать условия отбора для формы, подчиненной формы, главной таблицы или любой подчиненной таблицы, которые отображены на экране. Фильтр каждой подчиненной формы или подтаблицы имеет свои вкладки Найти и Или.

• Выберите поле для задания условия отбора, которому должны удовлетворять записи, включаемые в результирующий набор записей.
• Введите условие отбора, выбрав искомое значение в раскрывающемся списке значений поля (если список содержит значения полей), или введите в поле значение с клавиатуры.

Поиск записей, в которых установлены или сброшены флажок, выключатель или переключатель

Поиск записей, имеющих в конкретном поле пустые или непустые значения

Поиск записей с помощью выражения условия отбора

• Чтобы задать несколько значений, которые могут содержать результирующие записи, щелкните вкладку Или фильтра формы, подчиненной формы, таблицы или подтаблицы и введите дополнительные условия.

Фильтр будет возвращать записи, соответствующие поля которых содержат все значения, указанные на вкладке Найти, или все значения, указанные на первой вкладке Или, или все значения, указанные на второй вкладке Или и т. д.

• Нажмите кнопку Применить фильтр   на панели инструментов.

Отбор записей путем ввода условия в поле формы или таблицы (поле «Фильтр дня»)

 

• Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

Чтобы отобрать записи в подтаблице, сначала щелкните индикатор развертывания, чтобы открыть эту подтаблицу.

• Выполните одно из следующих действий.

Укажите точное значение поля, которое должны содержать отобранные записи

Задание более сложных условий отбора

• Выполните одно из следующих действий.

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нажмите клавишу ENTER.

Чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым (чтобы иметь возможность задать дополнительное условие для поля), нажмите клавишу TAB. Введите новое условие и нажмите клавишу TAB еще раз. Повторяйте эти действия до тех пор, пока не будут получены все необходимые записи.

Отбор записей с помощью окна расширенного фильтра

• Откройте форму в режиме формы или таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
• Выберите форму, подчиненную форму, таблицу или подтаблицу, к которой нужно применить фильтр.
• Выберите команду Фильтр в меню Записи, а затем команду Расширенный фильтр.
• Добавьте в бланк поля, для которых будут заданы искомые значения или другие условия, используемые в фильтре для отбора записей.
• Чтобы указать порядок сортировки, выберите ячейку Сортировка (Sort) нужного поля, щелкните стрелку и выберите порядок сортировки.
• В ячейке Условие отбора (Criteria) полей, включенных в бланк, укажите искомое значение или введите выражение.

Чтобы применить фильтр, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Создание фильтра на странице доступа к данным

Создание фильтра на странице доступа к данным без группировки

Откройте страницу доступа к данным в режиме конструктора.

Добавьте на страницу нужные поля, если они отсутствуют в разделе.

Добавьте текстовое поле, связанный текст, раскрывающийся список или список, использующиеся для отбора записей.

Щелкните правой кнопкой элемент управления фильтра и выберите команду Элемент управления фильтра группы.

При необходимости настройте кнопки перехода по записям. Например, на странице, получающей по одной записи за один раз, нужны не все кнопки, а поэтому на панели перехода можно оставить только кнопки Новая запись, Удалить запись, Сохранить запись, Отменить запись и Справка.

Отбор данных с помощью фильтра в режиме сводной таблицы

Откройте таблицу или форму в режиме сводной таблицы.

Выполните одно или несколько следующих действий.

Отбор значений поля в области строк, столбцов, фильтра или данных (автофильтр)

Отображение данных, совпадающих со значением в ячейке (фильтр по выделенному)

Выбор в поле строк или столбцов n первых или последних значений или доли значений (условный фильтр)

Отбор данных с помощью фильтра в режиме сводной диаграммы

 

6. Microsoft Access. Отбор данных (расширенный фильтр) в таблице.

 

Иногда может потребоваться применить фильтр, отсутствующий в списке обычных фильтров. Например, чтобы найти записи, в которых содержатся даты, которые приходятся на последние семь дней каждого из шести прошедших месяцев, возможно, придется написать условие для фильтра самостоятельно.

Этим средством рекомендуется пользоваться только при наличии опыта в написании выражений. Выражения аналогичны формулам, записанным в приложении Microsoft Excel, и условиям, сформулированным при создании запроса.

Например, чтобы отыскать имена контактов, дни рождения которых приходятся на последние семь дней, можно воспользоваться расширенным фильтром.

На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Дополнительно, а затем выберите команду Расширенная фильтрация/сортировка в контекстном меню.

Добавьте поля в сетку конструктора и укажите условие отбора в строке Условия.

При нажатии кнопки Фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладкеГлавная приложение Access отображает выбранные записи.

В уже рассмотренном примере, чтобы ограничить результаты только теми, кто проживает в РФ, следует переключиться назад на вкладку объекта Фильтр, добавить в сетку поле «Страна» и указать условие.

 

7. Microsoft Access. Формы ввода данных (автоформы)

 

Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.