Электронные документы все без исключения имеют технологическую специфику. Информация в них зафиксирована в невоспринимаемой человеком форме, потому требуются специальные устройства, которые эту информацию могут декодировать и представить в явной форме.

    Данная специфика порождает дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него сохранён прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как “документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ”. Документоведческие исследования же предлагают неоднозначные толкования этого термина, которым ещё очень далеко до совершенства [8]. 

    Вывод: Способы документирования за тысячи лет прошли огромный путь развития от обыкновенного письма до современного машинного документирования. Стоит отметить, что более новые способы практически не вытесняли старые и даже сегодня, в век электронных технологий, каждый из перечисленных способов находит свою уникальную область применения, меняются лишь используемые для этого средства. 
 
 

5 Эволюция средств документирования информации.

    Уже в эпоху пиктографического письма люди придумали специальные инструменты, которые позволяли это письмо упростить и сделать более  изящным. Первыми подобными средствами были стило (стиль) – узкая палочка из кости, меди или серебра длиной с заострённым одним концом и сплюснутым. Для письма на более хрупких материалах (например, на папирусе), использовались каламы. Это – заострённая палочка из тонкого тростника с расщеплённым надвое острым концом, которую погружали в чернила. Каламы использовались до XVII-XVI  вв. до н.э. [13]

    На  смену каламам пришли гусиные, утиные, вороновые перья. В Древнем Риме появились перья из бронзы и меди, в Средние века – из серебра, железа. Позже железные перья сменились стальными, а в середине XIX века в Европе началось массовое промышленное производство стальных перьев [3].

    В 1809 г. была запатентована перьевая ручка. Она представляла собой деревянную цилиндрическую чернильницу с поршнем, который выдавливал порцию чернил (порой всю целиком) на бумагу [10].

    В 1938 г. венгерским журналистом Ласло Биро была изобретена шариковая ручка, в которой “вечное перо” было заменено свободно вращающимся шариком [10].

    С древнейших времён люди пользовались древесным углём и другими природными красителями для письма, а со второй половины XVI века в качестве пишущего инструмента стал использоваться только что открытый минерал – графит. Когда графит стали вставлять в деревянную оправу, родился карандаш (от тюрк.: кара – чёрный и таш, даш – камень) [3].

    Но  таких инструментов людям было мало. Подобно тому, как древние греки  ввели стенографию для ускорения  записи текста, европейцы нашли способ осуществлять механический его набор. Но уже позже, в XIX веке, людям удалось создать работоспособные аппараты для механического набора текста.

    С начала 1980-х годов мировые производители перешли на выпуск электронных пишущих машин. Отличие последних было в том, что они обладали памятью, в которой хранились тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов [10].

    Также какое-то время использовались пишущие автоматы (организационные автоматы), представлявшие собой комплекс электромеханических и электронных устройств (“Роботрон”, “Оптима” и др.), но к нашему времени их полностью вытеснили ПК.

    Совершенствовалась  и аудиотехника, так граммофоны были очень быстро вытеснены магнитофонами, предназначенными для электромагнитной записи и воспроизведения информации. Чуть позже стали использоваться диктофоны различных габаритов и с различными носителями для записи и прослушивания.

    Производство цифровых диктофонов началось в 1997 г. В них запись звука производится не на магнитную ленту, а на встроенную карту памяти. Как и вся цифровая техника, они превосходят своих аналоговых предшественников в первую очередь тотальной совместимостью с другим цифровым оборудованием и, в первую очередь, с ПК [3,10].

    Но  сегодня уже никто не спорит о  том, что ЭВМ (компьютеры) окончательно и бесповоротно заняли лидирующие позиции  в документировании. Их функционал выходит за все мыслимые рамки, никогда ещё человечество не знало настолько универсального аппарата, как современный компьютер. ЭВМ условно можно разделить на 4 подтипа:

• серверы;
• рабочие станции;
• персональные и портативные компьютеры.

    Компьютеры  располагают огромным арсеналом  периферийных устройств для трансформирования  цифровых документов в материальные и наоборот. Это принтеры, плоттеры, сканеры, распознаватели текста, звука и изображения, а также десятки и десятки прочих.

    Самым распространённым из низ, безусловно, является принтер. Принтеры делятся на матричные, струнные и лазерные, причём в этом списке они расположены в хронологическом порядке появления. Матричные принтеры работают очень шумно, затрачивают для этого много энергии, при том, обладая довольно маленькой по современным меркам скоростью печати. Соответственно, лазерные принтеры не только печатают в 20-50 раз быстрее с меньшими энергозатратами, но и имеют очень высокое разрешение печати. Что позволяет, как печатать мелкими шрифтами, так и обеспечивать лучшее качество отображения распечатанного текста.

    При автоматическом документировании огромную роль играет программное обеспечение, те самые решения, которые позволяют  создавать документы более просто, быстро и профессионально. На современном рынке ПО имеется огромное количество решения для самых различных областей применения. Это и текстовые редакторы типа MS Office или OpenOffice, средства электронных таблиц типа MS Excel, СУБД вроде MySQL, Oracle, MS Access, редакторы растровой (GIMP, Adobe Photoshop) и векторной (CorelDraw, AutoCAD) графики, системы создания формализованного документа, оснащённого подписями и прочими реквизитами из изображений и текстов (Adobe Acrobat), звуковые редакторы типа SoundForge и видеоредакторы с функционалом настоящей мобильной киностудии типа Sony Vegas, Adobe Premiere.

    Широко  используются различные системы  ЭДО.

    Очень давно появилась потребность  создавать копии тех или иных документов в различных количествах. В XVI веке появились печатные станки, которые, тем не менее, были невыгодны, когда требовалось создать небольшое количество копий, потому в то время по-прежнему существовало огромное количество переписчиков книг и документов, а делопроизводство было делом дорогим и требующим времени [3,10].

    В начале XIX века сала использоваться копировальная бумага (“копирка”).

    В XIX-XX вв. технический прогресс привёл к изобретению целого ряда технологий тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии.

    К числу наиболее распространённых в этот период способов копирования относились такие как:

    Вывод: Можно сказать, что современные средства документирования являются результатом очень длительного пути развития от примитивных средств письма до современных сложных и высокопроизводительных электронных комплексов, возможности которых в сфере документации уже далеко превосходят человеческие.

6 Эволюция материальных носителей документированной информации.

    Как уже отмечалось, определение понятия  документа основано на двуединстве  информации и материального носителя. Материальные носители оказывают существенное влияние на процессы создания, передачи, хранения и использования документированной информации. Носитель документированной информации – это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”[8].

    Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

    Появление письменности – одной из первых информационных технологий – стимулировало  поиски и изобретение специальных  материалов для письма. Однако на первых порах человек использовал для  этой цели наиболее доступные материалы, которые можно было без особых усилий найти в окружающей природной среде: пальмовые листья, раковины, древесная кора, черепаховые щитки, кости, камень, бамбук и т.д. В Древней Греции и Риме для этих целей иногда использовались деревянные дощечки, покрытые слоем воска, металлические (бронзовые либо свинцовые) таблицы, в Индии – медные пластины, а в Древнем Китае – бронзовые вазы, шелк. На территории Древней Руси писали на коре березы – берёсте. Известен случай, когда в 1594 г. 30 пудов берёсты для письма было даже продано нашей страной в Персию [10].

    Основным  материалом для письма у народов  Передней Азии первоначально являлась глина, из которой изготавливались  слегка выпуклые плитки. После нанесения  нужной информации (в виде клинообразных  знаков) сырые глиняные плитки высушивались либо обжигались, а затем помещались в специальные деревянные или глиняные ящики, либо в своеобразные глиняные конверты. В настоящее время в музеях мира, частных коллекциях хранится не менее 500 тыс. таких глиняных табличек, обнаруженных при раскопках древних городов Ассирии, Вавилона, Шумера.

    Использование природных материалов для целей  письма имело место и в более  поздние времена. Например, в отдалённых уголках России даже в XVIII веке иногда писали на берёсте. В архивах Минска хранится несколько номеров газеты “Партизанская правда”, напечатанной на берёсте белорусскими партизанами в одной из своих лесных типографий в годы Великой Отечественной войны.

    Исторически первым материалом, который специально изготовлялся для целей письма, был папирус. Его изобретение стало одним из важнейших достижений египетской культуры. Главными преимуществами папируса были компактность и лёгкость. Папирус производился из рыхлой сердцевины стеблей нильского тростника в виде тонких желтоватых листов, которые затем склеивали в полосы длиной до 6 м и шириной до 30 см. Вследствие большой гигроскопичности и ломкости папируса, запись на нем обычно велась с одной стороны и хранили его в виде свитка. Последним историческим документом, написанным на папирусе, стало послание папы римского в начале ХХ века.

    Другим  материалом, специально изготавливавшимся  для целей письма и получившим широкое распространение в эпоху  древности и средневековья, был  пергамент. В отличие от папируса, производившегося лишь в Египте, пергамент можно было получить практически в любой стране, так как изготавливался он из шкур животных (бараньих, козлиных, свиных, телячьих) путем их очистки, промывки, просушки, растяжки с последующей обработкой мелом и пемзой. Древним умельцам удавалось выделывать порой такой тонкий пергамент, что целый свиток мог поместиться в скорлупе ореха. В нашей стране пергамент стали изготавливать только в XV столетии, а до этого его привозили из-за границы.

    На  пергаменте можно было писать с обеих  сторон. Он был гораздо прочнее и долговечнее папируса. Вместе с тем пергамент являлся весьма дорогим материалом. Этот существенный недостаток пергамента удалось преодолеть лишь в результате появления бумаги.

    Бумага (от итал. “bambagia” – хлопок) была изобретена в Китае во II веке до н.э. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершенствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревьев, ивы, пеньку и тряпье.

    Долгое  время китайцам удавалось сохранять  в тайне секреты производства бумаги. Лишь в начале VII века эти секреты были вывезены за пределы страны – в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в XII веке – и в Европе. С XIII века бумага стала производиться в Италии, а с XIV века – в Германии, c XV века – в Англии [3].

    На  Руси использование этого нового материала для письма началось в XIV веке. Первоначально бумага была привозной – сначала с Востока, а затем из Западной Европы: итальянская, французская, немецкая, голландская. В период правления Ивана Грозного в России была построена первая “бумажная мельница” близ Москвы, действовавшая, впрочем, недолго. Но уже в XVII столетии в стране работало 5 бумагоделательных предприятий, а в 18 веке – 52 [10].