Язык и стиль служебных документов

поднимаемого вопроса. Сложное  доказательство обычно заканчивается  выводом.

Доказательства должны убедить  адресат в необходимости удовлетворения

ходатайства, просьбы или  требования.

     Выводы не  являются отдельным логическим  элементом, так как они примыкают

к доказательству и неотделимы от него.

     Заключение  — главная логическая составная  часть, в которой формулируется

основная цель документа, его ведущая мысль, просьба, предложение, согласие,

отказ. Заключение в служебном  документе обязательно.

По характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся  на активные и

пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь,

подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат

побуждается к определенным действиям. Например:

     "Предлагаю  Вам в кратчайший срок наладить  трудовую дисциплину в группе. Для

этого разработайте подробный  план мероприятий. Примите к студентам, нарушающим

дисциплину, строгие меры. О проделанной работе сообщите в  деканат 10. U. 96."

В косвенном активном заключении действие возможно или ожидается. Например:

     "В связи  с усилением морозов возможен  выход из строя наружной водопроводной

сети".

Здесь, хотя и не предписываются какие-либо действия, предполагается, что

будут приняты меры к предотвращению порчи водопровода.

Прямое активное заключение употребляется в приказах, протоколах собраний,

письмах, телеграммах, косвенное  — в договорах, инструкциях, положениях и т.д

По возможности надо предпочитать активное заключение косвенному.

В зависимости от содержания документа в тексте применяется  прямой или

обратный порядок расположения логических элементов. В первом случае за

введением следуют доказательство и заключение. При обратном порядке  вначале

излагается заключение, за ним — доказательство. Введения в таких документах

нет.

Пример прямого расположения документов.

     Введение:       В обоснование претензии от 22.05.96

№ 100-ЮР Вами представлена копия  акта бюро товарных экспертиз от 12.05.96.

     Доказательство: Для рассмотрения вопроса по  существу требуется

представление подлинных  документов.

     Заключение:   Поэтому просим срочно направить  подлинник акта бюро

товарных экспертиз от 12.05.96.

При обратном порядке изложения  этот текст будет выглядеть таким  образом:

     Заключение:   Просим срочно направить подлинник

акта бюро товарных экспертиз  от 12.05.96,

     Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии  по существу требуется

представление подлинных  документов.

В обратном порядке излагают несложные документы. Им следует  пользоваться как

можно реже. Дело в том, что  в заключении, если оно ставится на первое место,

надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части  текста дать

полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его

приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так,

чтобы в нем была полностью  раскрыта цель составления документа, довольно

трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов  более

приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого  метода

изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и

равные по положению организации  и учреждения. Тон документа в  любом случае

должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и

заводить излишнюю переписку.

Деление текста на логические элементы является, конечно, условным приемом,

который помогает, однако, выработать план документа и последовательно

изложить содержание. Отнюдь нет надобности искусственно вводить  в текстовую

часть все три элемента, гак как это приводит к созданию необоснованно

объемных документов.

Текст сложных документов, содержащих информацию по различным вопросам

деятельности учреждения, организации или предприятия (положения, инструкции,

доклады, отчеты, обзоры и  т.п.), стандартом допускается делить на составные

части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами).

Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их

содержания.

Деление текста на составные  элементы, разумеется, тесно связанные  между

собой, и снабжение их заголовками улучшает документ, делает его более

доходчивым и выразительным.

В повествовании, например, хотя оно предполагает изложение  материала в

хронологической последовательности, нужно стремиться выделять узловые

события, наиболее характерные  факты, детали, черты. При этом нельзя забывать,

что протяженность явления  во времени и степень важности явления далеко не

всегда находятся в  прямо пропорциональной зависимости. Скажем, для

автобиографии взрослого  человека не имеют существенного  значения события его

детства, хотя оно и длилось  более полутора десятков лет. а вот сведения о

первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом

служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей

полнотой. Здесь разрыв в  хронологии повествования будет  вполне оправданным.

При работе над описательным текстом следует стремиться к  раскрытию наиболее

важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать,

что будет служить требованиям  последовательности в изложении  материала.

Характерной особенностью такого вида текста, как рассуждение, является, как

мы уже отмечали, наличие  доказательства — одной из основных форм мышления.

Доказательства бывают двух видов: дедуктивные и индуктивные. В первых мысль

развивается в направлении  от общего к частному, т.е. от общих  суждений к

частным выводам. В индуктивных  доказательствах, наоборот, мысль идет от

отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко

излагается материал в  рассуждении. Именно индуктивный метод  доказательства

лежит в приведенном на с. 38 примере о причинах невыполнения

производственного плана  строительным управлением. Дедуктивный  метод

доказательства положен в основу такого, скажем, рассуждения:

     "Городской  автобусный транспорт пока работает  плохо. Автобусы выходят на

маршруты с опозданием, нарушается график прибытия их на остановку". (Из

докладной записки.)

По способу изложения  тексты обычно делят на следующие  виды: повествование,

описание и рассуждение.

     В повествовании  рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той

хронологической последовательности, в которой они происходили  в

действительности. Этот тип  изложения чаще всего применяется  в таких документах,

как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии,

докладные записки и т.п., например:

     "Я, Николаев  Иван Олегович, родился 10.10.96 в  деревне Петровка Алексеевского

района Омской области  в семье колхозников. В 1955 году окончил  местную среднюю

школу" и т.д.

     В описании  дается характеристика явления,  события, действия лица или

факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В

этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те

или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и  обосновывают общую

характеристику, например:

     "Штабом  студенческого отряда проводилась  значитель1 пая работа по

улучшению организации труда  студентов на полях совхоза "Авангард ". Было

создано несколько секторов по вопросам труда и досуга, улучшены питание бойцов

отряда, доставка их к месту  работы совхозным автотранспортом " и т.д.

В этом примере (из отчета) общее  положение работа по улучшению организации

труда студентов..." обосновывается конкретными фактами, показывающими,

какие именно меры предпринял штаб для совершенствования организации  труда

бойцов отряда.

Описательное изложение  широко практикуется в текстовых  частях самых различных

документов.

Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно

выражается в логически  последовательном ряде определений, суждений и

заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий  и

доказывающих какое-то положение (тезис), например.

     "В связи  с плохими погодными условиями,  болезнью значительной части  рабочих,

недопоставкой строительных деталей и материалов строительное управление N5 не

справилось с производственной программой IVквартала 1995 г "

Легко заметить, что это  рассуждение основано на причинно-следственных связях

между явлениями и фактами Но в текстах многих документов используются и

другие Виды рассуждений. Они строятся, в частности, на установлении условно-

уступительных связей, сравнений  и сопоставлений фактов, явлений, событий,

предметов.

Следует, однако, отметить, что  в чистом виде названные нами типы изложения

текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются  между собой,

дополняют друг друга. Такое  взаимодействие особенно характерно для  сложных

документов.

Это отнюдь не значит, что  составителю документации не следует  учитывать

особенность каждого из видов  изложения. Наоборот, необходимо творчески  их

использовать в работе по документированию.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют  на части,

разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими  цифрами

в соответствии с требованиями ГОСТ 1.5-85. Номер каждой части включает номера

соответствующих составных  частей, более высоких, например: 1.1, 2.1. 3.2.1 и

т.д.

    

2. Правила сокращений  в текстах документов

 

В документах системы ОРД  применяются различные типы сокращений. Однако все

сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных  правил

русской орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.**

Сокращения оправданы, поскольку  они укорачивают время на составление  текста,

уменьшается их объем и, естественно, затраты на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов. 1. Буквенные (инициальные)

сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого

слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД  и т.д. Почти все инициальные  сокращения

пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в

самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

2.Сложносокращенные слова  смешанного образования состоят  из аббревиатур и

усеченных слов. Пишутся  они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.

3.Сложносокращенные слова  сложного типа, например- колхоз, совхоз, теплоход,

Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.

4.Отдельные, частично  сокращенные слова, состоящие  из части основы и полного

слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в  категории рода,

склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.