Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота

с документами. И если компьютерная  сеть  охватывает  хотя  бы  все рабочие

места   делопроизводственного   персонала   в   структурных   подразделениях

организации, то появляется возможность  использовать  сеть  для  перемещения

документов   и   централизованно   отслеживать   ход   делопроизводственного

процесса.

    Использование   на   современном   предприятии   систем   автоматизации

делопроизводства  и документооборота (САДД)  дает ему  большие преимущества. 

  1.3.Что дает  использование систем автоматизации  делопроизводства и

  документооборота 

    Важнейшим  вопросом при принятии организацией  решения  о  создании  или

приобретении  САДД  является  вопрос   их   реальной   эффективности.   Ниже

перечислены основные составляющие эффекта, получаемого  при вводе в  действие

САДД в масштабе организации.

    1.Во  всех подразделениях и в организации   в  целом  вводится  единая  и

строго регламентированная технология делопроизводства. При этом  уменьшается

зависимость организации  от персонала как носителя технологических  знаний  по

работе с документами.

    2.Организация  становится управляемой. Появляется  возможность  ответить

на  любой  вопрос  по  документам  и  исполнителям,  осуществлять  анализ  и

управление  документационной  деятельностью.  Поскольку  компьютерная   сеть

может  охватывать  не  только  центральный  офис  организации,   но   и   ее

территориально   –   удаленные   подразделения,   то   управляемость   может

распространяться  на   всю   территориально   –   распределенную   структуру

организации.

    3.Создаются  условия для существенного ускорения  прохождения  документов

по организации, особенно при реализации электронного  документооборота.  Для

госаппарата   это   одна   из    важнейших    характеристик    эффективности

функционирования  его учреждений. В  коммерческих  структурах  –  это  важное

условие повышения  конкурентоспособности организации, получения  выигрыша  за

счет более  быстрой реакции на изменение  конъюнктуры.

    4. Минимизируются  трудоемкость делопроизводственных  операций. При  этом

нужно, конечно, иметь в  виду,  что  необходимость  ввода  полной  и точной

информации о  документе,  например,  при  его  первичной  регистрации,  может

потребовать дополнительных усилий на некоторых  рабочих  местах,  тогда  как

трудоемкость  работы на других рабочих местах, использующих  эту  информацию,

сокращается, как  показывает  опыт,  в  несколько  раз.  Но,  самое  главное,

сокращение трудозатрат  операторов само  по  себе  не  может  являться  целью

использования САДД.

    5.Качественный  выигрыш  во  времени  и   трудозатратах  достигается   при

организации   взаимоувязанного    электронного    документооборота    внутри

организаций и  между ними, поскольку полностью  отпадают  проблемы,  связанные

с изготовлением  и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном  вводе

реквизитов и  текстов полученных документов.

    Всего   этого  можно  добиться   путем   внедрения   систем   управления

документооборотом на  основе  WEB  –  технологий.   Их  использование  также

позволяет решить большинство возникающих проблем: крайне медленное  движение

документов,  значительные  усилия   на   изготовление   копий   и   контроль

прохождения наиболее важных документов, противоречие  между  потребностью  в

централизации    управления    и    дицентрализации    технологий     учета. 
 

    ГЛАВА  2.Системы управления документооборотом  на основе web-технологий 
 

    Наступила  эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых,

обеспечат совместное использование  документов  сотрудниками  предприятий  и

взаимодействие  между  отделениями,   во-вторых,   предоставят   возможность

публикации  документов  на  Web-узле  и,  в-третьих,  поддержат  электронную

торговлю с  бизнес-партнерами и заказчиками.  Компании,  имеющие собственные

интрасети,  имеют  возможность  использовать  их  для  дальнейшего  развития

систем  управления  и  обработки  электронных  документов.  Например,  можно

превратить все  бумажные документы в электронные  и сосредоточить  их  в  базе

данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем  сотрудникам

фирмы, а по  Internet  -  ее  клиентам.  Это позволит  снизить затраты на

распространение  бумажной  документации  за  счет   публикации   необходимой

информации  в  Internet  и интрасети и повысить  эффективность работы  с

документами служащих компании. 

  2.1. Значение  и функции сетевых средств  на базе WEB – технологий

  (Internet) 

    Последние  десять лет развития сетевых  средств показали, что современные

предприятия не могут обойтись без систем на  базе  web-технологий,  так  как

именно  они  позволяют  окончательно  перейти  к   безбумажной   технологии,

обеспечив удаленный  доступ к  документам.  Системы  управления  документами,

используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку  и

обработку всего  потока документов, циркулирующих в  пределах предприятия,  т.

е.  информации,  пересылаемой  между  служащими  и  отделениями,   а   также

обеспечивают  обмен документами с потребителями,  поставщиками,  клиентами  и

дистрибуторами.  Основные   функции   системы   управления   документами   –

классификация  информации,  размещение  ее  в  библиотеках  баз   данных   и

предоставление  пользователям интерактивного доступа  к документам.  Право  на

работу с документами  определяется с помощью  идентификатора  пользователя  и

входного  пароля,  а   возможность   обработки   информации   обеспечивается

программными  средствами,   которые   позволяют   редактировать   документы,

коллективно  работать  с  ними,  а  также  обмениваться   ими   по   каналам

электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись  достаточно  медленно

и  не  пользовались  успехом  у  потребителей  из-за  того,  что  не   могли

предложить пользователям  таких широких возможностей,  которые  заставили  бы

их изменить привычные  методы  ведения  бизнеса.  Новые  системы  управления

документами на базе Web  имеют все шансы привлечь  внимание  предприятий,

причем главная  причина  их  популярности  состоит  в  том,  что  в  качестве

клиентской части  эти приложения клиент/сервер  используют  стандартный  Web-

броузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома,  могут мгновенно

получить любые  изменения,  внесенные  руководством  в  документы  компании,

подключившись к корпоративному серверу посредством  модема или сетевой  карты

и броузера и найдя необходимый отчет в библиотеке  базы  данных.  Заказчики

получают возможность  обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув  мышью  по

пиктограмме, соответствующей  средствам обслуживания клиентов,  автоматически

подключиться  к  библиотеке  базы  данных,  чтобы  проверить,  отправлены  ли

заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления  документами

на  пользовательском  компьютере  требовалось  установить  клиентскую  часть

этого  приложения,  что  ограничивало  возможности   использования   данного

продукта. Кроме  того,  для  каждого  пользователя,  принимающего  участие  в

коллективной  работе  с  документами,  компания  должна  была  приобрести  у

поставщика лицензию, что приводило  к  значительным  материальным  затратам.

Системы управления документами на базе Web не  требуют расходов,  позволяет

экономить значительные средства.

     Наиболее  привлекательная сторона систем  управления документами на базе

Web – экономия средств. В конечном счете Web-системы управления  документами

могут также  выполнять функции автоматизации  деловых  процедур,  осуществляя

не  только  разделение  документов   на   категории   и   взаимодействие   с

библиотеками  баз данных, но и маршрутизацию  документов.  Еще  одна  функция

будущих систем управления документами заключается  в  предоставлении  доступа

к корпоративным  информационным библиотекам как  сотрудникам предприятий,  так

и компаниям-партнерам, которые смогут получить  спецификации  на  продукцию,

графики  поставки   изделий   и   другую   информацию,   не   представляющую

коммерческой  тайны.  Основные  причины,  которые  могут  замедлить  развитие

средств управления  документами  на  базе  Web,  -  это риск,  связанный с

недостаточной защитой информации  в  системе  Web,  и сложность разработки

развитых приложений на основе модели "слабый клиент/мощный сервер".

    Поскольку   документы   становятся   все   более    разнообразными    и

ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства,  которые

способны манипулировать как текстами, так и изображениями,  видеоинформацией

и звуком.

    Internet выполняет две функции - во-первых,  служит  проводящей  средой

для  обмена  информацией  между   организациями,   работающими   в   области

стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды  для быстрой  разработки

приложений. Интрасеть  доступна лишь структурным подразделениям  организации,

внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел.

    Наиболее  сложной является проблема защиты  информации. Если речь идет об

одностороннем  доступе  к информации,  обеспечить  надежную  защиту  легко:

достаточно предоставить внешним пользователям,  обращающимся  к  библиотекам

документов через  Web,  право только  искать  и читать  данные.  Такой вид

доступа  означает,  что  компания  позволяет  посторонним   лицам   получить

определенную  внутреннюю информацию без регистрации  в  корпоративной  сети  и

без  получения  каких-либо  прав  на  управление  данными.  Это  значительно