Использование электронной почты, Internet, и других систем в целях рационализации документооборота

снижает опасность  внесения  несанкционированных  изменений  в  ответственную

информацию. В  этом случае пользователь с помощью  Web-броузера  может только

ознакомиться  с данными,  размещенными  на  Web-сервере,  который  установлен

между ним и  внутренней сетью корпорации.

    Когда  система  управления  документами   применяется  для  двустороннего

доступа  к  информации,  а  именно  этот  способ  совместного  использования

документов особенно привлекает  предприятия,  проблема  защиты  осложняется.

Теперь для  обеспечения  безопасности  корпоративной  базы  данных  требуются

специальные  программы,  регламентирующее  права доступа.  Кроме того,  на

клиентском  компьютере  должно  быть  установлено специальное   приложение,

поддерживающее   связь   с   сервером   предприятия   и   позволяющее    ему

регистрировать  документы, к которым обращается  пользователь,  и  изменения,

вносимые последним. В настоящее время большинство систем,  предназначенных

для управления  документами  в  системе  Web,  включают  развитое  серверное

программное обеспечение  и небольшую клиентскую часть,  рассчитанную  на  так

называемого  "слабого"  клиента,  т.  е.  устройство,  не  имеющее   мощного

процессора и  способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-

броузера.  Эти системы не  позволяют   полностью   контролировать   доступ

пользователей к информации.

    Хотя  проблемы с защитой  данных  пока  не  решены,  Web-приложения  для

работы с документами  могут получить широкое распространение  не  через  5-10

лет, а  гораздо  раньше.  Система  управления  документами  на  базе  Web  –

универсальный  инструмент  для  большинства  предприятий,  так  как  в   ней

используется  единый  интерфейс  (Web-броузер),  обеспечивающий  связь между

различными   платформами.   Конечно,   данная   технология    нуждается    в

дополнительных  средствах защиты, однако преимущества универсального  доступа

к  информации  перевешивают  этот  недостаток.  В  то   же   время   быстрый

технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства  защиты  для

систем управления документами на  базе  Web  появятся  довольно  скоро.  Для

проверки  прав  пользователей  применяются  идентификационные   карточки   с

кодированием, а  также  идентификаторы  и  пароли.  Пересылать  документы  на

внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу  служащих корпорации. Все  эти

меры плюс средства защиты серверов и полный  запрет  на  доступ  к  сети  из

внешних  Web-узлов  создают  условия  для  безопасной   и   удобной   работы

персонала.

    В   случае,  если  документ  необходимо   сделать   общедоступным,   это

происходит двумя  основными путями, либо  через  систему  электронной  почты,

путем рассылки,  либо  через  Internet,  путем публикации  на  Web-сервере.

Второй способ применим в  случае,  если  лица,  которым  может  понадобиться

документ, заранее  неизвестны.  Использование электронной почты же  более

подходит для  направления документов к исполнителям. 

          2.2. Использование электронной почты. 

    Системой,  обеспечивающей  маршрутизацию  документов  является  система

электронной  почты,  которая   осуществляет   параллельное   распространение

документов. Маршрутизация  отличается от распространения  или  рассылки  тем,

что маршрутизируемый документ возвращается в  начало  маршрута,  например  к

инициатору, а  рассылаемый документ уходит к исполнителю  без  контроля  факта

возврата. С помощью  дополнительных  приложений  система  электронной  почты

может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.

    Для  каждого пользователя создается  почтовый  ящик.  Передачу  сообщений

между почтовыми  ящиками  внутри  локальной  сети  осуществляет  программный

модуль-марштуризатор. Но пользователи должны  иметь возможность не  только

работать с  электронной  почтой  в  пределах  интрасети,  но  и  обмениваться

сообщениями через  Internet.

    Итак, электронная почта выполняет  следующие функции:

    •  обмен сообщениями между пользователями;

    •  обмен документами между пользователями;

    •  обмен данными между приложениями;

    •  оповещение пользователей о наступлении  определенных событий.

    Но  внедрение  мощных  систем  управления  электронными  документами   не

всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в  том,  что

огромное  количество  оперативной  и   справочной   информации   по-прежнему

остается на бумажных носителях. Ручная  обработка  таких  бумажных  хранилищ

становится  узким  звеном  функционирования   многих   крупных   корпораций.

Решением может  стать  использование  технологии  построения  корпоративного

электронного  архива. 

  2.3.Система  корпоративного электронного архива. 

    В  рамках отрасли или  корпорации  речь  идет  даже  не  о  традиционной

автоматизации каталогов библиотек, а о  построении  интегрированной  системы

глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение  огромных

объемов документов в электронном виде. Причем,  технология  должна  включать

как  средства  создания/наполнения  супербанка  данных,   так   и   средства

обеспечения  его  должного  функционирования  и   развития.   Однако,   если

потребность в  такой технологии назрела уже  много лет назад,  то  техническая

возможность ее реализации  появилась  относительно  недавно,  как  следствие

появления  дешевых  носителей,  повышение   эффективности   высокоскоростных

вычислительных   систем   и   сетей,   новые    информационные    технологии

индексирования  сверхбольших   массивов   данных,   наметилось   направление

внедрения средств  искусственного  интеллекта,  позволяющих  моделировать  и

анализировать большие массивы информации.

Общую идею можно  обрисовать следующим  образом.  Организуется  развертывание

высокопроизводительной  сети,  включающей  графические  рабочие  станции   и

мощные  серверы  ввода  и  обработки  информации.  Для  ввода  документов  с

бумажных  носителей  низкого  качества,  используются  промышленные  сканеры

потокового ввода.  Система  корпоративного  архива  не  накладывает  никаких

ограничений на  формат  документов,  предусматривает  обработку  разнородных

документов, хранение в одном архиве информации  различного  типа  (например,

технической документации, финансовых отчетов, документов и т.д.).

      Основные  преимущества  системы   заключаются  в  полной  автоматизации

следующих операций:

. получение  электронного образа документа  (сканирование);

. распознавание  текста изображения документа  (OCR - распознавание);

. морфологического  анализа (нормализация) текста документа;

. полнотекстового  индексирования текстовой информации  в документе;

.  классификации,  аннотирования  и   создания   регистрационной   карточки

   документа;

.  поиска  и  выборки  электронного  образа  документа  по   значению   его

   регистрационных  атрибутов либо по текстовому  содержанию.

    Участие  оператора требуется только на  этапах формирования  атрибутов   и

получения текста документа  при  использовании  OCR  –  распознавания,  если

требуется редакторская  правка  распознанного  текста.  Выбор  операций  для

конкретной реализации системы зависит от технологической  цепочки при  работе

с разными типами документов.

    Предлагаемая  система предоставляет также  дополнительные возможности:

. разграничение  доступа пользователей  к   документам  на  основе  механизма

   привилегий;

. ручное задание  атрибутов документа в процессе  его регистрации в системе.

    Система  обеспечивает эффективное индексирование  и полнотекстовый  поиск

информации большого  объема.  Данные,  необходимые  для  поиска  документов,

хранятся в  высокопроизводительной  и  отказоустойчивой  системе  памяти,  а

графические  образы  документов  –  в   виде   изображений   на   носителях,

характеризуемых длительным временем  хранения  и дешевизной.  Специфическая

черта  корпоративного  электронного  архива  –  обеспечение  полнотекстового

поиска. Построение и поддержка системы  атрибутивного  поиска,  характерного

для   систем   управления   документооборотом,   оказывается    неприемлемым

вследствие временных  и стоимостных ограничений.

    С  учетом того, что большинство   архивных  документов,  практически,  не

подлежат модификации  и удалению, библиотеки  на  компакт-дисках  могут  быть

предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее  в работе: их  автономное

чтение можно  осуществлять на любом компьютере,  комплектуемом  приводом  CD-

ROM. 

        В целом, хранение документов  в электронной форме позволяет  не

только кардинально  ускорить поиск необходимой информации, но и в случае

больших объемов  документооборота значительно сократить  стоимость хранения

за счет сокращения занимаемых документами площадей. 
 
 

                                 Заключение 
 

    В  конце своей курсовой работы  я хотела бы подвести итоги.

Во-первых,   использование   электронных   систем,    рассмотренных    мною,

положительно  влияет на  организацию  документооборота,  а  также  на  успехи

предприятия  в  целом.  Так,  например,  у   компаний,  имеющих  собственные

интрасети, есть возможность использовать их для  дальнейшего развития  систем

управления  и  обработки  электронных  документов.  Можно   превратить   все

бумажные документы  в электронные и сосредоточить их в базе  данных  главного