Отчет по практике в ООО «ОренТоргДизайн»

- составление установленной отчетности.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно  отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового  договора. С этой целью разработана  инструкция, которая определяет порядок  оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета  и рассылки приказов по личному составу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Информационная система управления предприятием

 

3.1 Технические средства  информационной системы

 

 

Любой экономический  объект (предприятие, организация, фирма) является сложной, динамичной и управляемой  системой.

Система - это упорядоченная совокупность разнородных элементов или частей, взаимодействующих между собой и с внешней средой, объединенных в единое целое и функционирующих в интересах достижения единых целей.

Целенаправленное  воздействие на систему, ведущее  к изменению, либо сохранению ее состояния  обеспечивается управлением. Экономический  объект, как управляемая система, включает объект и субъект управления. Объектом управления экономического объекта  является производственный коллектив, выполняющий комплекс работ, направленных на достижение определенных целей и  располагающий для этого материальными, финансовыми и иными видами ресурсов. Субъект или система управления экономического объекта формирует  цели его функционирования и осуществляет контроль их выполнения.

Управление  базируется на информации. В процессе управления возникают информационные потоки между объектом и субъектом  управления экономического объекта, а  также между ним и внешней  средой. Направленность внутренних информационных потоков характеризует прямую и  обратную связь в системе управления [2, с. 126].

Система управления, на основе информации о состоянии  экономического объекта и информации, поступающей из внешней среды, определяет цели функционирования экономического объекта и вырабатывает директивы, воздействующие на объект управления (прямая связь).

В процессе функционирования экономического объекта происходят изменения в объекте управления. Информация об этих изменениях в совокупности с внешними воздействиями (директивной  информацией, информацией от контрагентов и др.) воспринимается системой управления, которая на ее основе вырабатывает новые управляющие решения и  вновь воздействует на объект управления (обратная связь).

В процессе управления необходимая информация регистрируется, передается, хранится, накапливается  и обрабатывается. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс  управления.

Информационный  процесс - это процесс регистрации, передачи, хранения, накопления и обработки информации.

Информация в этом процессе рассматривается и как предмет (исходная информация) и как продукт  труда (результатная информация) системы  управления. Исходная, первичная информация преобразуется в результатную, пригодную для формирования управленческих решений. Поэтому информационный процесс является частью управленческой деятельности.

Информационный  процесс управления реализуется  путем выполнения строго регламентированной совокупности процедур, направленных на преобразование исходной информации в результатную. Установленная последовательность процедур преобразования информации и совокупность методов и способов их реализации определяют информационную технологию.

Информационная  технология (ИТ) - это совокупность взаимосвязанных процедур преобразования данных с использованием системы методов их выполнения в определенной технической среде [7, с. 112].

Автоматизированная  информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций разной степени  сложности над данными, хранящимися  в компьютерах.

Для организации  и реализации информационного процесса необходим персонал, способный выполнять  его процедуры, а также соответствующие  средства и методы обработки информации. Все это в совокупности составляет информационную систему (ИС).

  Информационная система - это взаимосвязанная совокупность информации, средств и методов ее обработки, а также персонала, реализующего информационный процесс.

         Традиционным местом продаж является офис ООО «ОренТоргДизайн». От его состояния во многом зависит эффективность деятельности. Чистота, аккуратность, наличие офисной мебели, оргтехники, а также квалифицированный и доброжелательный персонал – все это в совокупности располагает потенциальных клиентов данной компании. 
           Оборудованию офиса компании законодательно предъявляются определенные требования. Такие как: наличие вывески, содержащей информацию о полном наименовании фирмы, форме собственности данного предприятия, графике работы; наличие оборудованных рабочих мест для персонала; наличие оборудования для хранения денежных средств и бланков строгой отчетности; наличие стульев (кресел) для обслуживания посетителей;  наличие технических средств (средств связи, компьютеров, копировальной и множительной техники). 
           Состояние рабочих мест, их организация напрямую определяют уровень организации труда на предприятии. Кроме этого организация рабочего места непосредственно формирует обстановку, в которой постоянно находится работник на производстве, что влияет на его самочувствие, настроение, работоспособность и, в конечном итоге, на производительность труда. 
         Организация рабочего места представляет собой материальную основу, обеспечивающую эффективное использование оборудования и рабочей силы. Главной ее целью является обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников. Для  достижения этой цели к рабочему месту предъявляются технические, организационные, экономические и эргономические требования. 
          Рабочие места персонала ООО «ОренТоргДизайн» полностью оборудованы. Рабочая мебель персонала и мебель для обслуживания посетителей достаточно проста и удобна. Имеются регулируемые по высоте сидения и регулируемые по углу наклона спинки сидений. Столы, специально предназначены для удобного размещения технического оборудования, а также имеют достаточно места для размещения рабочей документации и предметов. 
  С технической стороны рабочее место каждого сотрудника оснащено прогрессивным оборудованием, необходимой технологической и организационной оснасткой, инструментом. На рабочем столе каждого сотрудника расположен персональный компьютер, оснащенный доступом в Интернет. Также на рабочем месте располагаются: системный блок, мышь, клавиатура, компьютерные колонки, телефон. В непосредственной близости от работников компании имеются факс, копировальная и множительная техника. 
        Все эти приборы, так или иначе, влияют на скорость и качество работы сотрудника, поэтому важно следить за тем, чтобы вся техника работала исправно вовремя заменять, чинить её и, что не менее важно, содержать в чистоте. 
        Также важным атрибутом любой компании является – сейф. ООО «ОренТоргДизайн» имеет сейф, в котором хранит не только денежные средства, но и важные документы.  Сейфы сейчас используются практически во всех отраслях человеческой деятельности.  
        Создать для рабочего наиболее благоприятные условия труда – одна из важных задач любого работодателя, так как от этого зависит уровень производительности труда. Для поддержания оптимальных климатических условий, а также для очистки воздуха от нежелательных частиц в помещении  офиса, компания «ОренТоргДизайн» использует кондиционер. 
          Не стоит забывать о том, что рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, позволяет сократить затраты времени, повысить качество выполняемой работы и обеспечить сохранность оборудования.

 

 

3.2 Программное обеспечение информационной системы

 

 

Бурное развитие новой информационной технологии и  расширение сферы ее применения привели  к интенсивному развитию программного обеспечения (ПО).

Под программным  обеспечением информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.

Существует  базовое (системное) ПО, которое организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ [7, с. 78]. Базовое ПО настолько тесно связано с аппаратными средствами, что его иногда считают частью компьютера.

Также  различают  прикладное программное обеспечение, предназначенное для решения конкретных задач пользователя и организации вычислительного процесса информационной системы в целом.

В состав базового ПО входят:

- операционные  системы:

- сервисные  программы;

- трансляторы  языков программирования;

- программы  технического обслуживания.

Операционные  системы (ОС) обеспечивают управление процессом обработки информации и взаимодействие между аппаратными средствами и пользователем. Одной из важнейших функций ОС является автоматизация процессов ввода-вывода информации, управления выполнением прикладных задач, решаемых пользователем [11, с. 234]. ОС загружает нужную программу и память ЭВМ и следит за ходом се выполнения; анализирует ситуации, препятствующие нормальным вычислениям, и дает указания о том, что необходимо сделать, если возникли затруднения.

Сервисное программное  обеспечение — это совокупность программных продуктов, предоставляющих пользователю дополнительные услуги в работе с компьютером и расширяющих возможности операционных систем.

По функциональным возможностям сервисные средства можно  подразделить на средства:

- улучшающие пользовательский интерфейс;

- защищающие данные от разрушения и несанкционированного доступа;

- восстанавливающие данные;

- ускоряющие обмен данными между диском и ОЗУ:

- архивации-разархивации;

- антивирусные средства.

Прикладное  программное обеспечение предназначено для разработки и выполнения конкретных задач (приложений) пользователя. Прикладное программное обеспечение работает под управлением базового ПО, в частности операционных систем. В состав прикладного ПО входят:

- пакеты прикладных программ различного назначения;

- рабочие программы пользователя и ИС в целом.

Пакеты прикладных программ являются мощным инструментом автоматизации  решаемых пользователем задач, практически  полностью освобождая его от необходимости  знать, как выполняет компьютер  те или иные функции и процедуры  по обработке информации.

 ООО «ОренТоргДизайн» использует практически все наиболее популярные программные продукты. В качестве рабочей ОС используется Windows XP Corporate Edition.

В базовый пакет устанавливаемого ПО входят:

- Microsoft office 2003 (для моделей HP Compaq младше 7300).

- Microsoft office 2010 (для ПК с Windows 7).

- Adobe Acrobat Reader.

- WinRAR.

- 7zip.

- Radmin Server.

- File Format Converter (Для сохранения совместимости между 2003, 2007, 2010 пакетами MS Office).

- Internet Explorer 8.

- Пакет обновлений для поправки часовых поясов.

Также может быть установлено любое  дополнительное ПО.

 

 

3.3 Совершенствование коммуникаций в организации

 

 

Термин «коммуникация» происходит от латинского слова «communicatio», означающего связь, сообщение. В широком смысле слова коммуникация может иметь два значения: процесс социального взаимодействия; обмен информацией [12]. Такое понимание коммуникации позволяет считать ее одним из видов всеобщей связи. Специфика коммуникации как формы социального взаимодействия состоит не столько в возможности передачи информации, сколько в обмене ею. Важно подчеркнуть, что социальное взаимодействие в принципе невозможно без этого непрерывного обмена, так как информация непрерывно циркулирует в обществе и активно участвует в формировании общественного сознания. Следовательно, коммуникация отвечает за нормальное функционирование всей общественной системы.

В теории управления коммуникация рассматривается, прежде всего, как предпосылка принятия решений и как способ существования  и функционирования социальных систем, потому что именно она обеспечивает связь между людьми, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Она рассматривается как средство достижения устойчивого взаимодействия, модификации поведения работников (социальных групп), как элемент процессов передачи информации, системы каналов связи, обеспечивающие обмен информацией и опосредующие ее содержание в процессе подготовки и исполнения управленческих решений, а также как источник искажений, помех и шумов, возникающих в процессе передачи информации и др.

Немецкий  социолог Н. Луман (1927-1998) в теории социальных систем обратил внимание на то, что общество выступает в качестве системы смысловой коммуникации, в которой условием воспроизводства коммуникации является сама коммуникация. Условием же отдельного события коммуникации считается синтез таких аспектов, как информация, сообщение и понимание. То есть информация выступает лишь аспектом коммуникации, завершение процесса которой наступает только вместе с пониманием. Понимание у Н. Лумана - это конечный итог коммуникации, выражающийся в адекватном знании - устойчивой и воспроизводимой согласованности познающего и познаваемого.

Социологическими  исследованиями установлено, что в  среднем 70-90% всего своего времени  руководители затрачивают на коммуникации, на межличностные контакты. В ходе передачи информации по коммуникационным каналам происходит обмен идеями, знаниями, опытом в устном или письменном виде не только между сотрудниками организации, но и внешним окружением [12]. В процессе коммуникации руководители получают информацию, необходимую для принятия решений и доведения их до сотрудников. Поэтому коммуникация является основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.

В настоящее  время в России в условиях становления  рыночной экономики и большей  прозрачности процесса принятия управленческих решений коммуникация приобретает  все большее значение для развития организации. Организации начинают принимать меры по совершенствованию  практики коммуникации, созданию условий  для делового общения. В рамках социального  менеджмента в последние десятилетия  были разработаны социальные технологии по согласованию целей, совместному  принятию решений и т.д., с помощью  которых группа совместно работающих людей преобразуется в коммуникативную.

ООО «ОренТоргДизайн» пользуется разнообразными средствами коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения своих услуг на рынок. Конкретно данная организация использует рекламу в сети Интернет.

     Также данной организации приходиться подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты о своей деятельности. В своих ежегодных отчетах сообщает информацию по финансам, а также приводит сведения о своем размещении, своих работниках.

     Хочу подчеркнуть что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальных коммуникаций. Она передается по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, о новых заказах, новой продукции и т.п. Таким образом директор ООО «ОренТоргДизайн» информирует генерального директора, тот, в свою очередь, информирует подчиненных ему руководителей, который в последствии сообщает всю нужную информацию своим подчиненным.

Организация состоит из подразделений, поэтому обмен информацией между  ними нужен для координации задач и действий. В данной организации равноправные отношения и это устраивает работников ООО «ОренТоргДизайн».