Анализ объекта управления организацией «Канцелярии университета

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ

 

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра «ИнОУП»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

Анализ объекта управления организацией «Канцелярии университета»»

Пояснительная записка

ПГУ 02. 032001. ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент гр. 00ВД1

Е.Н. Коровушкина

Принял: Н.Н.Надеева

 

 

 

 

 

 

 

2012

 

Аннотация

В проекте в соответствии с заданием проведено исследование системы управления организацией «Канцелярия университета». Разработаны теоретико-графовые модели структуры организации, которые представлены в виде матриц смежности, инциденций и расстояний. Осуществлен расчет числовых и структурно-топологических характеристик, на основе которых сформулировано заключение:

• степени (полустепени) вершин,
• значений уровневой функции,
• длин путей,
• связности структуры,
• структурных избыточности
• компактности,
• степени централизации в структуре,
• рангов элементов структуры.

 

Содержание

 

  1 Общая характеристика и анализ организационной структуры

Организационная структура  СУ – это совокупность взаимосвязанных  подразделений системы управления персоналом и должностных лиц, связанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Она отражает сложившееся разделение прав, полномочий, ролей и видов деятельности персонала, объединение их в рамках подразделений различных уровней управления, интеграцию этих подразделений в единое целое. Организационная структура системы управления персоналом является основой (костяком) оргструктуры управления организации.

1.1 Организационная структура

Существуют различные организационные  структуры управления в зависимости  от вида, размеров и целей объекта  управления и его внешней среды. В зависимости от вида, размеров и целей объекта управления и его внешней среды существуют различные организационные структуры управления. Чаще всего в практике встречаются элементарная, линейная, функциональная и матричная структуры.

Организационные структуры СУ персоналом также подразделяются на несколько типов, каждый из которых отражает подход, заложенный в построении оргструктуры управления организации в целом.

1.2 Штатное расписание

Штатное расписание (унифицированная  форма № Т-3) применяется для  оформления структуры, штатного состава  и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах и надбавках заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

1.3 Должностная инструкция

Должностные инструкции включают в  себя определенные полномочия, а каждый элемент структуры является носителем определенных управленческих полномочий. Полномочия - это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельного принятия решений, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.

 
2 Синтез системы управления  организационной структуры

2.1 Схема системы управления  и состав её структурных единиц

Под системой управления организацией понимается ряд мер, направленных на улучшение 

Система управления приведена в приложении В.

2.2 Описание взаимодействия структурных  единиц между собой

Основные положения:

1. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением университета, действует на основании Устава университета, настоящего положения и подчиняется непосредственно ректору университета.

2. Канцелярия в своей работе руководствуется Положением о высшем учебном заведении, приказами и указаниями Министерства, руководства университета и действующей инструкцией по делопроизводству.

3. В составе канцелярии создаются группы:

а) по приему, учету, регистрации, отправке корреспонденции и контролю за исполнением приказов, распоряжений и других распорядительных документов;

б) оператор;

в) курьер;

Назначаются ответственные  лица:

а) за ведение учета, хранение и рассылку приказов, и разрешение общих вопросов: 
б) за размножение документов.

Штаты канцелярии утверждаются ректором университета в пределах общей численности, фонда заработной платы и ассигнований на административно-управленческие расходы.

Основные задачи:

1. Постановка и совершенствование делопроизводства в университете.

2. Организация правильного  учета и регистрация корреспонденции  в канцелярии университета и  в структурных подразделениях.

3. Обеспечение контроля за использование распорядительных документов вышестоящих органов, руководства университета и заявлений граждан.

4. Организация использования и хранения документальных материалов, законченных производством.

Права:

1. Канцелярия возглавляется заведующим, назначаемым и смещаемым ректором университета.

2. Заведующему канцелярией предоставляется право:

• давать указания по вопросам делопроизводства, контроля за исполнением документов, заявлений граждан и постановки архивного дела;
• требовать от структурных подразделений исполнения документов, заявлений граждан и отчетности по ним;
• вести переписку по вопросам, вытекающим из настоящего Положения.

3. Канцелярия имеет  круглую печать со своим наименованием,  находящуюся в распоряжении заведующего  канцелярией.

 

Функции:

1. Прием и отправка  корреспонденции.

2. Распределение заявлений и документов граждан для доклада руководству и структурным подразделениям, ведение их учета, регистрации и систематического контроля за исполнением.

3. Ознакомление сотрудников  университета с распорядительными  документами.

4. Представление руководству университета сведений по вопросам делопроизводства в структурных подразделениях за исполнением.

5. Методическое руководство  постановкой делопроизводства в  структурных подразделениях на  основе научной организации управленческого  труда и контроль за его состоянием.

6.Разработка практических  рекомендаций по рациональной  организации документа оборота,  внедрению и эффективному использованию  средств оргтехники.

7. Организация повышения  квалификации и составления должностных  инструкций и функциональных обязанностей сотрудников канцелярии.

8. Обеспечение сохранности  документов в канцелярии, структурных  подразделениях, архиве университета.

2.3 Перечень основных документов, необходимых для функционирования  системы управления

• устав;
• положение об отделе;
• лицензия;
• приказ;
• распоряжение;
• должностная инструкция;
• налоговый кодекс

 

3 Анализ характеристик  системы управления

3.1 Синтез графовой модели системы  управления

Графом системы управления (ГСУ) называется граф G = G(X,U),в котором множество вершин X интерпретирует множество элементов СУ, а множество ребер U — множество связей между ними. Теоретико-множественное представление графа системы управления (ГСУ) имеет вид:

X={1,2,3,4,5,6,7,8,9,10},

U={(1,2),(1,3),(1,4),(2,1),(2,3),(2,4),(3,2),(4,1),(4,2),(4,3),(4,5),(4,6),(4,8),(5,4), (6,4),(6,5),(6,8),(7,5),(8,4),(8,6),(8,9),(9,8),(9,10),(10,9)}.

Таким образом число вершин данного  ГСУ равно n=|X|=10, а число дуг m=|U|=24

В приложении Б представлена диаграмма орграфа, построенная в соответствии с данными определениями. Нумерация вершин графа совпадает с нумерацией элементов системы управления.

3.2 Параметры и числовые характеристики  системы управления

3.2.1 Представление структуры управления  в виде матриц

Рассмотрим матричные представления  ГСУ. Основными матрицами графа являются матрицы смежностей, инциденций и матрица основных контуров (приложение В).

 

Матрицей смежностей орграфа, (Рисунок В. 1)имеющего n вершин, называется матрица А=||a_ij||_n*n , у которой a_ij =1 если вершина i смежна к вершине j, и a_ij=0 — в противном случае.

 

Матрицей инциденций орграфа, (Рисунок В. 2) имеющего п вершин и т дут называется матрица В = ||b_ij||_n*m , у которой b_ij = 1, если дуга j инцедентна вершине i и направлена от нее, b_ij= -1, если дуга j инцедентна вершине i и направлена к ней, и b_ij = 0 — в противном случае.

Матрицей расстояний орграфа (Рисунок В. 3) называется матрица R =||r_ij||_n*n, в которой элемент r_ij равен длине кратчайшего пути из вершины i вершину j, если такого пути нет, то соответствующий элемент слагается равным бесконечности, т. е. r_ij = ∞.

 

Матрицей достижимостей  орграфа (Рисунок В. 4) называется матрица D=||d_ij||_n*n , в которой элемент d_ij=1 , если существует путь из вершины i в вершину j, иначе d_ij=0. Матрицу достижимостей можно использовать для определения сильных компонент ГСУ. С этой целью используется следующее утверждение теории графов: сильная компонента графа, содержащая вершину i, определяется элементами, равными единице в i-й строке матрицы D*D^T, где D^T=||d_ij^T||_n*n – транспонированная матрица (Рисунок В. 5). Операция поэлементного умножения матриц - произведение Адамара (Рисунок В. 6), которое выполняется по формуле D*D^T=|| d_ij* d_ij^T||_n*n

 

Матрицей обходов  орграфа (Рисунок В. 7)называется матрица S=||s_ij||_n*n которой элемент s_ij равен длине наиболее длинного пути из вершины i в вершину j, если такого пути нет, то соответствующий элемент полагается равным бесконечности, т. е. s_ij=∞.

3.2.2 Числовые характеристики

Для сравнения структурных  свойств различных графов определяют их числовые характеристики, которые выражаются числами или системами чисел, характеризуют определенные свойства.

Степень (полустепень) вершины

Полустепенью  исхода вершины орграфа называется число инцидентных дуг, выходящих из вершины, а полустепенью захода — число инцидентных дуг, заходящих в вершину. Сумма элементов строки матрицы смежностей равна полустепени исхода соответствующей вершины p_ij⁺= , а сумма элементов столбца – полустепенью захода p_ij^-= , где a_ij – элемент матрицы смежностей.

Степень p_i определяется как общее число дуг, инцидентных данной вершине, т.е. p_i= p_ij⁺+ p_ij^- .

Для данной системы управления степени  вершин имеют следующие значения:

 

P₁=5

P₂=6

P₃=4

P₄=12

P₅=3

P₆=5

P₇=1

P₈=6

P₉=4

P₁₀=2

 

 

Число контуров

Контуры управления определяют наиболее устойчивые, охваченные обратной связью, функциональные подструктуры системы управления. Число основных контуров орграфа μ определяем формулой μ=m-n+1, где п — число вершин; т — число дуг

Для данной курсовой работы число  контуров равно: μ=24-10+1=15

Длины путей

Длина пути между парой вершин в  ГСУ характеризует длину канала управления между соответствующими элементами системы управления, она измеряется числом дуг, составляющих путь. Для данного курсового проекта длина пути не превышает 5. Максимальную длину имеет путь между вершинами 3 и 10.

 

Диаметр и ширина графа

Диаметр орграфа L определяется как наибольшая длина кратчайшего простого пути в графе: L=5 {(3,10)}

Ширина орграфа H определяется как  длина максимальной антицепи, т.е. упорядоченной  последовательности попарно несмежных  вершин: Н={7,1,5,2,8,3,10,6,9,4}, следовательно Н=10

 

Характеристический  многочлен

Характеристический многочлен χ(d) ГСУ определяется символическим выражением χ(d)= , где х - формальная переменная; i - степень вершины ГСУ; a_i - число вершин со степенью, равной i.

χ(d)=x+x²+x³+2x⁴+2x⁵+2x⁶+x¹²

3.2.3 Структурно-топологические характеристики

Связность структуры

Связностью χ(G) ГСУ G называется наименьшее число вершин, удаление которых приводит к несвязному или тривиальному графу. Связность является свойством, которое определяет критические структурные особенности ГСУ (наличие несвязных компонент, висячих вершин).