Введение в ACCESS

Встроенные функции          

Access содержит свыше  ста функции (небольших встроенных  программ, которые в результате  выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных  задач. Есть функции для манипулирования  базами данных, строками, числами  в формате даты и времени,  математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для  создания вычисляемых выражений  в формах, отчетах и запросах. 

Макросы: программирование без программирования 

Для непрограммистов (или опытных пользователей, которые  просто не желают программировать) в Access предусмотрены макросы. Они позволяют  автоматизировать выполнение некоторых  задач. Около пятидесяти макросов дают возможность манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты, словом, автоматизировать выполнение практически  любой задачи. С помощью макросов можно решить порядка 90% всех задач  обработки данных. 

Модули: Visual Basic for Applications  программирование баз данных 

Access— это серьезная  среда разработки приложений  с полнофункциональным языком  программирования. Язык VBA (ранее известный  как Access Basic) реализует объектно-ориентированный  подход к программированию и  позволяет программисту делать  практически все, что только  можно себе представить. Это  мощный язык структурного программирования. Он является полностью расширяемым  и поддерживает процедуры API в  любых динамических библиотеках  (DLL) операционных систем Windows 95 и  Windows NT. 

Полнофункциональная среда разработки поддерживает множество  мощных современных возможностей: многооконный режим для редактирования и отладки, автоматическую проверку синтаксиса, контрольные точки, пошаговое выполнение и даже синтаксическую справку, отображающую на экране варианты вводимых команд. 

Рекомендации для  пользователей 

Даже если вы уже  работали с какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что  с Access все сразу пойдет гладко. Можно  быть крупным специалистом в таких  реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows. 

Сначала стоит поближе  познакомиться с Windows: поработать с  редактором Paint, поэкспериментировать с Word или Excel, научиться правильно  пользоваться мышью. Стоит создать  диаграмму в Excel, воспользоваться  услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе. Все это  поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо привыкнуть к  новым терминам. 

Информация для  пользователей электронных таблиц 

Опытный пользователь Excel (или 1-2-3) заметит, что Access и Excel во многом похожи. Во-первых, обе эти программы  — продукты Windows, поэтому ему должны быть уже привычны соглашения Windows, которые будут использоваться и  при работе с Access. Внешний вид  таблиц и запросов Access соответствует  внешнему виду электронных таблиц и  носит название таблицы данных (datasheet). Размеры строк и столбцов таблиц можно изменять точно так же, как  и в рабочих листах Excel. По сути дела, режим ввода данных в Access 97 соответствует режиму ввода данных Excel. Нужно просто ввести данные и  определить заголовки столбцов; все  остальное Access сделает автоматически. 

Access, как и Excel, поддерживает режим WYSIWYG и работу  с графическим приложением Microsoft Graph. Таким образом, у пользователя  всегда есть возможность создавать  в обеих системах однотипные  диаграммы. Кроме того, в Access входит  мастер диаграмм, аналогичный используемому  в Excel. 

Как и в Excel, в Access 97 предусмотрен мастер сводных таблиц; по сути, с его помощью можно  создавать сводные таблицы Excel: информацию из баз данных Access можно легко  переносить в таблицы Excel. Базы данных Access можно связывать с таблицами Excel. В обоих продуктах можно  создавать запросы и выполнять  сортировку, используя один и тот  же интерфейс. (Если читателю приходилось  использовать меню Excel для формирования запросов и критериев сортировки данных, значит, эти понятия ему  уже знакомы.) Словом, система Access 97 функционально совместима со всеми  продуктами Office 97. 

  

Лекция 1. 

Основные принципы работы 

с базой данных в Microsoft Access. 

  

     1.1. Что  такое "База данных". 

     1.2. Проектирование  базы данных. 

     1.3. Создание  базы данных. 

     1.4. Работа  с таблицами. 

     1.5. Типы  данных. 

     1.6. Свойства  полей. 

     1.7. Ключевые  поля. 

     1.8. Определение  в базе данных связей между  таблицами. 

     1.9. Обеспечение  целостности данных в Microsoft Access. 

  

   1.1. Что такое  "База данных". 

  

В деловой или  личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации  всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной  базе данных. Создаваемые формы, запросы  и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. 
 

  

      В  базе данных сведения из каждого  источника сохраняются в отдельной  таблице. При работе с данными  из нескольких таблиц устанавливаются  связи между таблицами.  

     Для  поиска и отбора данных, удовлетворяющих  определенным условиям создается  запрос. Запросы позволяют также  обновить или удалить одновременно  несколько  записей, выполнить  встроенные или специальные вычисления.  

     Для  просмотра, ввода или изменения  данных прямо в таблице применяются  формы. Форма позволяет отобрать  данные из одной или нескольких  таблиц и вывести их на  экран,  используя стандартный или созданный  пользователем макет.  

     Для  анализа данных или распечатки  их определенным образом используется  отчет. например, можно создать  и напечатать отчет, группирующий  данные и  вычисляющий итоги.  

     Для  автоматического выполнения некоторых  операций используются макросы,  содержащие набор из одной  или более макрокоманд, таких  как открытие форм или  печать  отчетов. Макросы могут быть  полезны для автоматизации часто  выполняемых задач. Например, при  нажатии пользователем кнопки  можно запустить макрос, который  распечатает отчет.  

     Иногда  бывает необходимо создать собственную  процедуру, которая должна запускаться  из любого окна базы данных  или процедуру, предназначенную  для обработки определенного  события. Набор таких процедур  на языке Visual Basic, собранный в  одну программную единицу, называется  модуль. Существует два основных  типа модулей: модули класса  и стандартные модули. Модули  класса - это модули форм и модули  отчетов, связанные с определенной  формой или отчетом. Они часто содержат процедуры обработки событий (например, нажатие клавиши) и создаются автоматически при создании первой процедуры обработки события. В стандартных 

модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто  используемые процедуры, которые могут  быть запущены из любого окна базы  данных.  

  

В окне базы данных можно  работать со всеми ее объектами. Для  просмотра объектов определенного  типа следует выбрать соответствующую  вкладку (например, "Таблицы"). 

С помощью кнопок справа можно создавать и изменять существующие объекты. 

  

   1.2. Проектирование  базы данных. 

  

Прежде чем создавать  таблицы, формы и другие объекты  необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных. 

  

Этапы проектирования базы данных:  

  

   1.Определите  цель создания базы данных, основные  ее функции и информацию, которую  она должна содержать. База  данных должна отвечать требованиям  тех, кто будет непосредственно  с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей  базой.  

   2.Разработайте  на бумаге структуру таблиц, которые  должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется  руководствоваться следующими основными  принципами:  

          Информация в таблице не должна  дублироваться. Не должно быть  повторений и между таблицами.  Когда определенная информация  хранится только в одной таблице,  то и изменять ее придется  только в одном месте. Это  делает работу более эффективной,  а также исключает возможность  несовпадения информации в разных  таблицах. Например, в одной таблице  должны содержаться адреса и  телефоны клиентов.  

          Каждая таблица должна содержать  информацию только на одну  тему. Сведения на каждую тему  обрабатываются намного легче,  если содержаться они в независимых  друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся  в разных таблицах, с тем, чтобы  при удалении заказа информация  о клиенте осталась в базе  данных.  

   3.Определите  необходимые в таблице поля. Каждая  таблица содержит информацию  на отдельную тему, а каждое  поле в таблице содержит отдельные  сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте  могут содержаться поля с названием  компании, адресом, городом, страной  и номером телефона. При разработке  полей для каждой таблицы необходимо  помнить:  

          Каждое поле должно быть связано  с темой таблицы.  

          Не рекомендуется включать в  таблицу данные, которые являются  результатом выражения.  

          В таблице должна присутствовать  вся необходимая информация.  

          Информацию следует разбивать  на наименьшие логические единицы  (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").  

   4.Задайте  ключевое поле. Для того, чтобы  Microsoft Access мог связать данные из  разных таблиц, например, данные  о клиенте и его заказы, каждая  таблица должна содержать поле  или набор полей, которые будут  задавать индивидуальное значение  каждой записи в таблице. Такое  поле или набор полей называют  основным ключом.  

   5.Определите  связи между таблицами. После  распределения данных по таблицам  и определения ключевых полей  необходимо выбрать схему для  связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить  связи между таблицами.  

   6.Еще раз  просмотрите структуру базы данных  и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на  данном этапе, пока таблицы  не заполнены данными.  

   7.Добавьте  данные и создайте другие объекты  базы данных. Если структуры таблиц  отвечают поставленным требованиям,  то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые  запросы, формы, отчеты, макросы  и модули.  

   8.Используйте  средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента  для усовершенствования структуры  баз данных. Мастер анализа таблиц  исследует таблицу, в случае  необходимости предлагает новую  ее структуру и связи, а также  переделывает ее. Анализатор быстродействия  исследует всю базу данных, дает  рекомендации по ее улучшению,  а также осуществляет их.  

  

   1.3. Создание  базы данных. 

  

    В Microsoft Access поддерживаются два способа  создания базы данных. Имеется  возможность создать пустую базу  данных, а затем добавить в  нее таблицы, формы, отчеты  и другие объекты. 

Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность  сразу создать с помощью мастера  базу данных